Юридический комплаенс (legal compliance).

Контроль за «чистотой» трудовых отношений
Контроль за «чистотой» трудовых отношений

Юридический комплаенс (legal compliance). Часть 2

Контроль за «чистотой» трудовых отношений

Одно из основных направлений юридического контроля в компании должно быть сосредоточено на регулировании отношений с персоналом. Сотрудники — основной капитал компании и в то же время источник возможных нарушений и рисков.

Приведем несколько ситуаций, когда нарушения в работе с персоналом могут повлечь для компании риски привлечения к ответственности и потерю деловой репутации.

1. Компания заключает невыгодные для себя договоры по причине того, что ответственные за заключение сделки работники «сотрудничают» с родственниками, хорошими знакомыми компании-контрагента.

Пример: компания заключила договор на проведение спецоценки условий труда с фирмой, которая принадлежала родственнику одного из руководителей. В ходе внутренней проверки компания выяснила, что оценку условий труда фактически проводили сотрудники внутреннего отдела охраны труда и промышленной безопасности, в то время как деньги за якобы оказанные услуги получила псевдоспециализированная организация.

Как избежать подобных историй – тщательно проверять каждого контрагента и полномочия сотрудника на заключение сделки.

Проверка полномочий сотрудника заключается в проверке его должностных обязанностей (трудовой договор, должностная инструкция), полномочность должности, подчиненность (штатное расписание, штатная расстановка), наличие доверенности, приказа на совершение определенных действий

Проверка контрагента предполагает изучение о нем следующих сведений:

1. Организация должна существовать, быть официально зарегистрированной (проверка по ЕГРЮЛ)

2. Компания не должна находиться в специальных реестрах налоговой служб, например: отсутствует связь с юридическим лицом по юр. адресу (по данным ФНС).

3. Срок деятельности компании (как долго она появилась на рынке).

4. Компания должна находиться по адресу регистрации. У компании не должен быть адрес массовой регистрации. Массовые адреса часто используют недобросовестные компании или компании-однодневки.

5. Виды деятельности компании должны совпадать с реальной деятельностью компании, которая приписана в Уставе.

6. Проверка руководителя на предмет выявления номинального управленца.

7. Проверьте наличие регистрации во внебюджетных фондах (проверьте, насколько добросовестно контрагент исполняет обязательства по уплате налогов и взносов в ПФР, ФОМС, ФСС).

8. Уставный капитал компании. Минимальный– 10 000 руб. Чем уставный капитал больше, тем меньше рисков при работе с контрагентом.

9. Особое внимание необходимо обратить на данные Арбитражного суда. Наличие судебных дел по неисполнению обязательств и исков о взыскании денежных средств к проверяемой организации, говорит о ненадежности контрагента.

10. Проверьте данные ФССП. Наличие исполнительных производств говорит о принудительном взыскании денежных средств с проверяемой компании.

2. В компанию принят на работу бывший государственный служащий без предварительной процедуры уведомления бывшего нанимателя.

Согласно той же ст. 64.1 ТК РФ работодатель при заключении трудового договора с бывшими госслужащими в течение 2 лет после их увольнения с государственной или муниципальной службы обязан в 10-дневный срок сообщать о заключении такого договора представителю нанимателя (работодателю) государственного или муниципального служащего по последнему месту его службы.

Важные нюансы:

1. Работодатель обязан сообщать о заключении договора только по последнему месту службы чиновника. Например, если работник трудился сначала в налоговой, а потом в таможне — уведомляйте только таможню.

2. Если госорган, который нужно оповестить, упразднили - уведомляйте правопреемника этого госоргана. Если их несколько, то тот орган, которому переданы функции, связанные со служебными обязанностями экс-чиновника (письмо Минтруда от 01.07.2016 № 18–2/В-421).

3. Сообщать нужно о тех бывших госслужащих, должности которых есть в перечне, обязывающем отчитываться о доходах. Перечень формирует госорган во исполнение ст. 12 Федерального закона от 25.12.2008 № 273-ФЗ.

4. При переводе работника в рамках одной компании повторно оповещать госорган не нужно.

Если работодатель проигнорирует данные правила, он рискует получить штраф от 100 тыс. до полумиллиона рублей (ст. 19.29 КоАП РФ).

Как избежать подобных неприятностей:

1. Внимательно изучите историю работы сотрудника. В этом поможет трудовая книжка. Но трудовая книжка — не единственный документ, который представляют при найме. Вывод о том, надо ли посылать сообщение, можно сделать на основании анкеты, военного билета, записей о специальности (постановление Московского городского суда от 26.09.2016 № 4а-3125/2016). К тому же работодателю не запрещено уточнять, чем занимался работник на прошлом месте.

2. Если в трудовой книжке есть запись о работе в госструктурах, проверьте ее по спецперечням.

Обратите внимание: если работодатель не знал о статусе работника, штрафовать компанию нельзя. Незнание может подтвердить то, что работник при найме не рассказал о бывшей должности и не представил трудовую книжку (п. 6 Обзора судебной практики, утв. Президиумом ВС РФ 30.11.2016; далее — Обзор от 30.11.2016).

3. В компании происходит нецелевое расходование средств, которые идут на тайную оплату штрафов, дачу взяток должностным лицам (например, проверяющим, которые выявили серьезные недочеты в работе; ГИБДД, которая остановила нетрезвого водителя компании); чрезмерные представительские расходы на переговоры и т.п.

Последствия: компания может быть привлечена к ответственности за совершение коррупционного нарушения. Штраф – 1 000 000 рублей. Риск привлечения компании и ее должностных лиц к налоговой и уголовной ответственности.

Как избежать подобных рисков: ввести в компании антикоррупционную политику, прописать правила работы с контрагентами, порядок проведения внутренних и внешних проверок, установить лимиты представительских расходов (расходы на деловые обеды, проведение выездных мероприятий и т.п.).

4. Махинации с системой оплаты труда (злоупотребление правом со стороны работников, преимущественно руководящего звена, на получение премий, золотых парашютов, махинации с опционами и т.п.)

Последствия: несогласованные выплаты топ-менеджерам могут подпадать под критерии крупной сделки, для правомерного совершения которой требуется согласование, например, с советом директором. Риск - нарушение прав акционеров и т.п.

Как избежать подобных рисков: прописать в локальны актах, уставе компании порядок оплаты труда управленцев. Установить конкретные критерии, показатели, достижение которых приводит к возникновению права на получение премий