Как собрать команду для проведения марафона

Введение

В России активно развивается спортивное движение. Все чаще и качественнее проводят массовые беговые и лыжные марафоны, появляются новые спортивные движения, развивается спортивных туризм.

Организация спортивных состязаний - очень интересный и вполне прибыльный бизнес с достаточно низким уровнем входа.

О чем этот текст

В этой статье я проведу короткий ликбез для начинающих организаторов спортивных мероприятий по циклическим видам спорта и расскажу как собрать команду для проведения такого мероприятия.

Независимо от масштаба мероприятия, (будь это районный слет ветеранов или массовый марафон) набор действий более-менее похожий. В любом случае необходимо собирать команду из ответственных людей, проводить работу по пиару мероприятия, выполнить множество технической и офисной подготовки. Однако это статья скорее подходит для организаторов любительских мероприятий на 100-1000 человек.

Цель статьи

Основной целью этой статьи я преследую развитие организаторских ячеек по всей России и миру и увеличение количества и качества проводимых спортивных соревнований.

Идея

Все начинается с идеи «а давайте проведем свои соревнования». В зависимости от желаемого масштаба события, нужно от недели до года на подготовку мероприятия. Поскольку в одиночку это делать сложно и скучно - нужна команда единомышленников.

Команда

Первым делом соберите вокруг себя ответственных и адекватных людей. Поймите кому какая должность больше подходит и начинайте работать. Если мероприятие не очень большое - один человек может совмещать в себе несколько должностей. Главное не пытаться прыгнуть выше головы и не брать на себя слишком много ролей. Один человек не сможет руководить парковкой автобусов на мероприятии, удовлетворять спонсоров и делать тайминг одновременно. Я рассмотрю основные роли на мероприятии и опишу, какие люди лучше справляются с задачами.

Директор мероприятия

Директор – отвечает за все. Ключевое качество – умение быстро разруливать и решать любые вопросы. Директор собирает команду. Директор принимает ключевые решения и отвечает за последствия. Директор ищет деньги на проведение мероприятия, директор делит деньги после проведения мероприятия. Директор – президент маленькой страны под флагом вашего мероприятия. Директор – лидер, который вдохновляет (либо заставляет) команду идти по запланированной дорожной карте. Директор не обязательно должен быть известным человеком, но обязан заработать уважение своей команды.

Что по факту делает директор на мероприятии? Если все гладко - дает интервью прессе, общается со спонсорами и участниками, жмет руки чиновниками. Если все плохо – закатывает рукава и помогает тушить пожары и затыкать пробоины.

Характер хорошего Директора - спокойный, уравновешенный, должен обладать дипломатическими и бизнес навыками, уметь делегировать, управлять и мотивировать, осторожное чувство юмора приветствуется. На мероприятии директор отвечает перед участниками за качество мероприятия, перед спонсорами - за соблюдение условий, перед своей командой - за адекватные условия труда.

Главный (спортивный) судья.

Человек наиболее близкий к спорту и лучше всех знающий правила данного конкретного спорта, гарант соблюдения спортивной справедливости и этики на соревнованиях. Главный судья (или главнюк) - человек к которому посылают всех участников по любым проблемам. Им должен быть строгий, заметный, вежливый человек, желательно статусный (например бывший чемпион спорта и/или заслуженный тренер). Основная задача – соблюдение регламента мероприятия. Есть два документа: (1) правила вашего конкретного спорта + (2) положение о проведении вашего мероприятия – Главный судья должен обеспечить соблюдение всех пунктов этих документов.

Результаты гонки – утверждает Главный судья. Жюри для выяснения «чья нога пересекла финиш раньше» по кадрам фотофиниша – созывает главный судья. Принимает протесты от участников – главный судья. Решение о дисквалификации участников – принимает Главный судья.

Главный секретарь

Важную часть подготовки мероприятия делает офис. Иногда говорят «секретариат», хотя мне это слово кажется немного устаревшим и бюрократическим. У офиса есть свой главный – главный секретарь. Он отвечает за то, чтобы вовремя были подготовлены все документы, собраны все заявки (регистрации участников), база участников имела достойный вид (фамилии, имена, пол, года рождения, дистанции и группы указаны и имеют одинаковый формат), регистрационные взносы уплачены (на случай если нет отдельного человека-бухгалтера), номера (или стартовые карманы) присвоены в соответствии со всеми правилами. Главный секретарь руководит своей собственной командой. Часто - это волонтеры, которые выдают номера на предстартовой регистрации участников. Иногда - это люди которые регистрируют новых участников и проверят мед справки или страховки.

Ключевые качества: строгость, педантичность, внимательность, усидчивость. Ключевые навыки: работа с документами (бумажными/электронными), хорошее владение Excel (обычно он нужен даже при использовании систем заявки), умение объяснять, обучать и требовать строгого выполнения инструкций. Идеально, если о строгости главного секретаря уже ходят легенды – в этом случае участники опасаются его и автоматически делают меньше ошибок в заявках, подают их в срок и не приходят с глупыми просьбами («а можно мне номерок покрасивее?») в день старта.

Техническая служба

Техники (или СТОшники) занимаются спортивно-техническим обеспечением мероприятия. Первый образ, который мне приходит в голову для описания руководителя СТО – крепкий рукастый мужик с суровым взглядом и густой бородой, косая сажень в плечах. Из обязательных атрибутов - смышленый и рукастый. Скорее всего придется заводить дизельный генератор или бензопилу с залитыми свечами, управлять снегоходом «буран», руководить постройкой палаток и натяжкой тентов. Главный СТОшник руководит собственной бригадой, часто это волонтеры, которые не понимают что им нужно делать. Важно, чтобы главный сразу заслужил уважение подчиненных, и тогда есть шанс что стартовый городок и дистанция будут построены на совесть. Он должен командным голосом четко отдавать распоряжения и следить за качеством выполнения работы.

Качества: строгий, ответственный, общительный, хорошее чувство юмора - будет большим плюсом.

Навыки: чем больше технических умений тем лучше: хороший СТОшник должен уметь разбираться в электрике (отличать фазу от нуля и прикидывать нагрузки на электросеть), устройстве двигателя внутреннего сгорания (понимать как завести генератор, бензопилу или буран), уметь забивать гвозди и вкручивать саморезы (и наоборот), чинить все что сломалось с помощью с помощью скотча (изоленты).

Наградная бригада

Если через пять минут после финиша первых участников требуется начать награждение - нужна наградная бригада. Эти люди знают, где лежит нужная коробка с призами от спонсоров. Бригада награждения подписывают/печатают дипломы. Часто - команда офиса после начала старта (когда регистрация уже закрыта) превращается в наградную команду. Они плотно взаимодействуют с таймингом путем сильного (иногда даже физического) воздействия на последних с целью как можно раньше заполучить протоколы.

Главные качества и навыки руководителя наградной бригады: высокая скорость принятия решений (бывают проблемы из разряда «два спортсмена заняли первое место, а приз один» или «коробку с термосами от спонсора такого-то где-то потеряли»), умение руководить, общительность, опрятный внешний вид. Хороший завхоз смог бы быть хорошим руководителем наградной бригады.

Возникает вопрос, почему я вообще выделил отдельный параграф на этих людей: задача вообщем не сложная, можно ведь и волонтерам поручить. По факту, награждение - это финал всего мероприятия. Если у вас все прошло хорошо, «зафакапить» награждение - непростительная глупость. Поэтому удостоверьтесть, что нужные люди знают, что они - бригада награждения; у них на телефонах стоят будильники, когда надо начать подписывать дипломы; у них есть ручки/фломастеры, которые ПИШУТ, они знают где коробки с призами и кого чем награждать..

Волонтеры

Волонтер на мероприятии – это юниты из компьютерной стратегии «Эпоха империй». Хороший юнит должен одинаково хорошо добывать древесину и ловить рыбу, а хороший волонтер - таскать маркировочную сетку, собирать на финише чипы и делать миллион других мелкий, но важных вещей.

Волонтеры бывают двух категорий:
А) молодняк - студенты и школьники.
Б) бабушки, которым нужно общение и важно быть полезными.

И те и те обычно готовы работать за 500-1000 российских рублей. Реже - за еду, хорошую компанию, возможности роста или печать в паспорт волонтера.

Итак, вот несколько примеров того, что можно поручить волонтерам:

  • Строительство лагеря / городка мероприятия - больше подходят сильные мальчики.
  • Работа в офисе на выдаче регистрационных пакетов участников - больше подходят смышленые и симпатичные девочки.
  • Пункт питания участников, раздача еды после финиша (такое обычно на длинных дистанциях)
  • Сбор чипов/экипировки на финише.
  • Дублеры не финише, транзитных точках дистанции (тут нужны самые зрячие и с хорошим почерком)
  • Любая другая работа, суть которой можно донести двумя предложениями.

Уважайте и берегите волонтеров. На время мероприятия вы их работодатель. Обеспечьте им питание, если нет возможности сделать горячую еду - хотя бы сухпайки. Предусмотрите место для базового лагеря волонтеров: где оставить вещи, переодеться, поесть и подзарядить мобильник. Если ожидается дождь – закупите одноразовые плащи-пончо. Если ожидается мороз – разошлите заранее смс, чтоб одевались очень тепло!

Поставьте старшего над волонтерами. Его задача будет раздавать задания и передавать рабочую силу в нужную бригаду. Проведите брифинг волонтеров, раздайте бейджики, если есть - рации, сухпайки и объясните, что можно а что нельзя. Помогать таскать оборудование из прицепа бурана - можно. Угонять буран «на покататься» - нельзя. Очень важно, чтоб волонтеры не передавали участникам какие-то ошибочные сведения. Например, участник спрашивает «девочка, а где старт?», девочка показывает не в ту сторону и участник злой опаздывает на старт.

Качества хорошего волонтера: ответственность, вовлеченность, командность, честность, хорошая физическая сила (для волонтеров-строителей), опрятность и красота (для волонтеров на должностях где есть контакт с участниками) и интеллект (для остальных волонтеров). Хорошая смекалка, навыки работы за компьютером или с музыкальным оборудованием - несомненные плюсы для волонтера.

Ах да, и не забудьте собрать номера телефонов ваших волонтеров и сделать пометки кто как работал, это поможет решить кадровый вопрос на будущем мероприятии и вырастить новых квалифицированных судей.

Тайминг

Перед командой тайминга стоит наиболее ответственная задача: выяснить время прохождения дистанции и определить место для каждого участника в итоговой таблице результатов гонки.

В зависимости от типа мероприятия для выяснения времени участника на дистанции используется современное (и не очень) оборудование.

Команда тайминга должна в совершенстве владеть своей тайминг системой: понимать как расставить антенны (если речь про бесконтактную отметку), как выполнить синхронизацию времени между устройствами, как заменить аккумулятор, как работать в программе и многое другое.

На мероприятии (а лучше заранее) Тайминг получает от бригады офиса базу данных зарегистрированных участников, приводит её в порядок и импортирует в свою систему судейства (либо работа офиса изначально происходит в этой системе).

Далее у тайминга есть целый чек-лист подготовительной работы, например нам иногда необходимо присвоить участникам номера электронных чипов, сопоставить дистанции с возрастными группами, указать погодные данные мероприятия, поменять время старта групп при необходимости и прочее. Большую часть этих действий - мы автоматизировали, и сейчас каждую мелкую задачу решает отдельный модуль в OpenEventor.

Когда начинается гонка уровень стресса - почти как во время боевых действий. Каждую секунду ты пытаешься контролировать окружающее пространство на предмет аномалий. Из-за несогласованности действий и разгельдяйства отдельных личностей могут произойти события разного уровня критичности. Фотограф пролез в зону финиша и своей задницей загородил камеру фото-финиша, фиксирующую момент зарубы лидеров за первое место и приз сто тысяч рублей, а тайминг система выдала одинаковый результат. Буранщик/ретрак поехал не там где надо и порвал электрические/сетевые провода. Волонтеры устроили мелкую потасовку и повалили антенны. Офис, вопреки всех договоренностей, принимал перезаявку в день старта и принес кипу мятой бумаги, которую надо «добить в базу». Главный судья, чтобы удовлетворить вип-участников раздал им случайные невыданные номера и не стал вас об этом предупреждать. Участники поменялись чипами, так как они верят в нумерологию и им не подходили их номера. И все в этом духе.

Несомненно у тайминга самая стрессовая работа. Бывает еще холодно и мокро. Со спины ломятся недовольные участники. И если уже проблема пришла, она пришла не одна. Проблемы начинают собираться в снежный ком, а задача тайминга оперативно разрулить эти проблемы без ошибок и не навредив еще больше. Но бывает и так, что все проходит гладко. Важно понять, что тайминг - это последний рубеж на мероприятии. Все допущенные ранее проблемы в итоге упадут на тайминг. Офис перепутал номера участников при выдаче? – тайминг должен разобраться на месте. Неожиданно приехал технический делегат из федерации гонок и ему нужны полные протоколы с fis-кодами? – тайминг сделает!

В конечном итоге вся не реализованная ответственность других людей ложится на плечи тайминга. И спрос будет с тайминга. Работники офиса приносят мятую бумагу с дозаявкой (потому что там девочка из спортшколы опоздала и ну очень просила) и считают нормальным, что занятый сложной работой тайминг должен на морозе заносить в базу эти коряво и неразборчиво написанные каракули... Не всегда так, напротив, часто люди ведут себя адекватнее чем от них ожидаешь, но готовым надо быть ко всему.

Наиболее важные качества и навыки для работников тайминга: высокий уровень ответственности, стрессоустойчивость, умение быстро ориентироваться и принимать решения во внештатных ситуациях, превосходная работа с компьютером и своей тайминг-системой.

Комментатор (ведущий)

Голос мероприятия. Пятьдесят процентов атмосферы на площадке делает комментатор. Я встречал комментаторов двух типов:

Первые – незамолкаемые, красноречивые и эмоциональные. Они приходят утром, приносят с собой папку распечаток с историей спорта, информацией о мероприятии и участниках, спонсорах, даже о местных депутатах, которые помогли организовать автобусы (про них не стоит забывать). Пауз в их спиче практически нет - это создает динамичную, веселую и живую атмосферу.

Вторые – это люди который перед стартом спрашивают у вас «какой вид спорта и как называется мероприятие?», а потом зачитывают результаты спортсменов на финише.

Разумеется, Вам нужны первые. Комментатор чаще всего бывает «приходящий», поэтому познакомьте его с таймингом - они должны договориться, где комментатор будет получать информацию о результатах участников. Говорить о характере комментаторов - сложно. Они все очень разные. Определенно комментатор должен быть грамотным, с хорошей дикцией, общительным и вежливым. Очень важно, чтобы комментатор имел высокий уровень эмоционального интеллекта, чувствовал «кожей» момент и был уместен. Косяки на мероприятиях неизбежны - важно чтоб комментатор имел чувство такта и «не выносил ссор из избы». Пошлый, самоуверенный и самовлюбленный, неподготовленный комментатор быстро начнет раздражать участников и испортит впечатление. Крутые спортивные комментаторы-ведущие – редкое явление, поэтому стоить могут внушительную сумму.

Главный по пиару и связям с общественностью

Пиар и связи с общественностью - неотъемлемая часть любого более-менее серьезного мероприятия. В задачи пиар-команды входит раскрутка и реклама мероприятия, привлечение как можно большего числа участников и зрителей, привлечение денежных спонсоров, партнеров и инфо-партнеров, работа со СМИ и чиновниками, а так же создание положительного образа мероприятия, работа с положительными и отрицательными отзывами и комментариями.

Ключевые качества: общительность, красноречие, грамотная речь и письмо, дипломатичность и тактичность, высокий уровень жизненной энергии. Приятная внешность и опрятность в одежде будут несомненными плюсами. Ключевые навыки: ведение переговоров по телефону, электронной почтой и лично, владение офисными программами, умение работать с подрядчиками дизайнерами и верстальщиками, размещение новостей на сайте и в соцсетях, работа с сервисами емейл/смс рассылок.

Журналисты с ТВ

Если вы смогли договориться с телевидением или снимаете собственный фильм - главный судья должен быть готов дать интервью. Лучше заранее подготовить тезисы и знать наизусть количество и параметры дистанций, сколько участников заявилось (тут обычно многие приукрашают в плюс 20-40%, кто проверит?), из скольких клубов, городов и стран. Так же будет круто показать журналистам самых адекватных участников и самое главное подготовить пресс-релиз с информацией о мероприятии. В противном случае из репортажа может получиться такой бред, что захочется «развидеть это обратно» и стыдно будет показать людям.

Продолжение следует

Если статья подойдет по тематике Дзену (в чем есть сомнения) и будет положительный отклик от читателей, напишу еще несколько статей, в которых расскажу о процессе подготовки мероприятия, приведу экономическое обоснование, расскажу как подготовить мероприятие с юридической стороны и расскажу про сам «день Икс».