Тайм-менеджмент. Советы руководителю

Как ни странно, иногда всё же нужно напоминать и себе, и окружающим основы тайм-менеджмента. Со временем правильные привычки переходят в образ мышления.

Обратимся к классическому методу тайм-менеджмента "Матрица Эйзенхауэра". Поле задач, размещённых в соответствии с критериями важности и срочности, позволяет "сверху" взглянуть на имеющиеся проблемы, и правильно расставить приоритеты их решения.

Ниже представлена диаграмма. Напомним, что делать с делами, оказавшимися в каждом сегменте.

К нулевой стадии, не представленной на рисунке. я бы отнёс закрытие всех старых дел и контактов. После этого можно приступать к основным делам.

1) Важные и срочные

Сделать надо сегодня, край завтра.

Сюда относятся все поступившие новые заявки. Не секрет: чем быстрей мы их обработаем, тем больше вероятность успешной реализации.

Здесь же находятся все "горящие" проекты, которыми стоит заняться сразу после обзвона. Горящими их можно считать, если их выполнение критично в перспективе 2-3 дня. Если нет - относим к следующей категории.

2) Важные, но не срочные

Лакомый кусок для умного планирования. Если через пару дней не хотите бегать с выпученными глазами, обратите внимание на эту группу. Подготовьте документы, информацию, статистику, логистику к тому, чтобы в нужный момент у вас всё было под рукой. Это основной сегмент для менеджмента.

3) Не важные, но срочные.

Самый спорный сегмент. Часто можно услышать аргумент "для нас всё важно", однако на практике это не так. Сюда по простоте душевной отнесём текущие задачи, которые нет особого желания выполнять самостоятельно, и для которых требуется вникать в суть проблемы, которая не связана напрямую с вашей основной деятельностью. Пример: сервисные заявки, поступающие в отдел продаж. Такие вещи стараемся делегировать. Впрочем, если такой возможности нет, отказываться от них тоже нельзя. Поставьте себе напоминание. И обязательно проконтролируйте!

4) Не важные и не срочные дела.

Вспомните: какой основной цели вы желаете достичь в своей работе? Относятся ли дела данного сектора к этой цели? Сделают ли они работу лучше или проще? Если да, то лучше всего уделите им внимание в своё свободное время. Подобно математику Анри Пуанкаре или Дмитрию Ивановичу Менделееву, сделавшему своё открытие во сне, вы сможете принять лучшие стратегические решения, если ваш ум расслаблен от каждодневной работы, и может свободно оперировать более масштабными вещами.

Удачи в делах!