Если решил начать вести настоящий учёт ..... (случай из практики)

Я занимаюсь построением управленческого учёта для предпринимателей уже более 15 лет. На страницах Дзен я рассказываю о своей работе, описываю примеры из практики и рассказываю об основах построения управленческого учёта. В этой публикации я решил рассказать о том, как обычно начинается взаимодействие с клиентом.

Из соседнего города ко мне приехал потенциальный клиент (чесно говоря уже отвык от работы в живую, всё больше через skype), у него небольшой молодой бизнес (таких организаций немного, поэтому не буду называть вид деятельности). Это пищевое производство с очень несложным циклом и простой технологией.

С чем пришёл новый потенциальный клиент....

Он уже 2 года занимается своим ремеслом и неплохо в нем преуспел. Но, вот вопрос сколько денег можно потратить на себя, "Выдернуть" из бизнеса, а сколько нужно оставить, чтобы не было проблем.

Далее последовал классический опрос. Цель задаваемых вопросов - оценить текущий уровень бизнеса клиента и сориентировать клиента, что ему предстоит. Думаю, и Вам будет интересно ответить на эти вопросы для себя и оценить состояние своих дел и прикинуть, что предстоит сделать, чтобы появился настоящий учёт.

ВОПРОС 1. Какое количество сделок у Вас в неделю? Необходимо посчитать как сделки с клиентами, так и сделки с поставщиками.

При ответе на этот вопрос нужно понять, сколько записей необходимо делать заказчику и сколько времени на это у него уйдёт. В большинстве случаев предприниматели бросают затею с учётом в тех случаях когда на учёт приходится тратить более 4-х часов. Повторно к вопросу учёта обычно такой народ возвращается (если их бизнес доживает до этого), когда сильно прижмёт. За 4 часа можно сделать очень много, но когда есть хоть какой-то опыт работы с учётом и минимальная усидчивость. Собственно, по тому, как клиент отвечает на этот вопрос можно сразу же это понять.

В данном случае заказчик ответил быстро - в среднем 2 - 3 отгрузки в день. Ну и поставщики привозят 3 раза в неделю, летом чаще - почти каждый день.

Теперь серия уточняющих вопросов.....

- Как вы фиксируете продажи?

- Пишу у себя в тетради.

- Что именно записываете?

- Сумму сделки и что мы ему отгрузили, иногда пишу сколько он заплатил и когда отдаст остатки.

- Как Вы записываете сделки с поставщиками?

- Просто пишу сколько денег отдали и за что, их мало поэтому запутаться невозможно - этот ответ плохой признак, скорее всего потенциальный заказчик не особенно контролирует свои расходы.

Обратите внимание, что не идёт речи ни о договорах, ни о накладных. Эти документы, как бы не существуют. В большинстве случаев, когда начинаешь уточнять, предприниматель вспоминает об этих документах, считает их незначительными. В данном случае всё оказалось так же.

- Да, договора с поставщиками есть, с клиентами никто не просил. Накладные - некоторые поставщики приносят и требуют чтобы мы их подписывали. Некоторые только иногда приходят с пачкой документов, подписываю сразу все.

Двигаемся дальше.....

ВОПРОС 2. Какая у Вас заработная плата?

Этот вопрос очень хорошо "оттеняет" всю ситуацию в бизнесе. Реакция рассказывает всё. Некоторые реагируют агрессивно, говоря, что это не моё дело и вопрос невежливый. С такими я предпочитаю попрощаться сразу, так как будут только проблемы и перекладывание ответственности. Иногда начинают выпендриваться и говорить о том, что вообще зарплаты нет - ведь у собственника бизнеса только прибыль. Бывает и всё вполне адекватно. В этом случае было именно так. Хотелось бы отметить, что это не редкость, особенно последние 5 лет.

- Я беру из кассы на повседневные нужды, но это не правильно. У меня уже была мысль поставить себе заработную плату, фиксированную..... По ощущениям где-то 50 - 60 тысяч получается, а иногда приходится занимать и вкладывать деньги.

Откровенный ответ, частая ситуация и, надежда на то, что с человеком получится сработаться. Очень порадовала и мысль о том, что у собственника должна быть и заработная плата. Только хотелось бы отметить, что собственники, о которых мы сейчас рассуждаем, это не совсем собственники, а скорее директора, так сказать играющие тренеры. Скажем так, есть инвесторы - это те, которые вкладывают деньги в бизнес, а есть те, кто организуют и ведут бизнес - это предприниматели.

Если Вы хотите видеть реальное состояние своего бизнеса, то нужно и заработную плату директору (в данном случае себе) платить. Причём нужно позаботиться, чтобы она была в рынке. Об этом мы поговорим в одной из публикаций (если любопытно задавайте вопросы, расскажу раньше).

Двигаемся дальше.....

ВОПРОС 3. Какая у Вас себестоимость продукции (в данном случае 1 кг.)?

Это очень коварный вопрос, способный раскрыть множество аспектов как образованности предпринимателя, так и глубину на которую он погрузился в свой собственный бизнес. Если понимание собственного дела поверхностное, то и ответ будет такой же. Далеко не все предприниматели понимают смысл этого вопроса. Часть из них начинают умничать, пряча своё незнание за пафосными фразами, а часть в прямую говорят об этом. Я предпочитаю работать с теми, кто в прямую говорит как есть. Иногда везёт столкнуться и с теми, кто чётко понимает о чём речь.

В этом случае Николай (будем считать, что моего потенциального клиента зовут так), явно почитал о данном понятии, свой бизнес он понимает глубоко и серьёзно. То есть он чётко сформулировал как посчитать себестоимость и осознаёт о том, что (дальше напишу списком, чтобы Вы могли сравнить своё понимание с его)

- Я чётко знаю рецептуру и отходность при производстве одного килограмма, но цена закупки сезонная и меняется;

- У моих рабочих фиксированный оклад, понимаю что не правильно, кроме того, не знаю как рассчитать сколько денег заложить в себестоимость из заработной платы на 1 килограмм, так как производим разное количество продукции в зависимости от спроса.

- Вода и электроэнергия у меня сейчас входят в аренду, но понимаю, что это продлиться не долго. Нужно уже сейчас подумать о том, как это учитывать...

- Я покупаю оборудование, планирую расширить ассортимент, наверное оборудование тоже нужно как то учитывать в себестоимости продукции, как не знаю.

- Иногда мы отдаём свою продукцию для переработки и забираем уже готовый продукт. У меня есть возможность его продать выгоднее. Хотелось бы знать себестоимость и этого продукта. Мне его нужно же ещё довести до них и потом привезти обратно - это тоже стоит денег.

- Я к вам за тем и пришёл, чтобы знать как меняется себестоимость, понимать сколько я зарабатываю, сколько денег нужно оставлять, сколько закладывать на развитие, а сколько я могу потратить на себя, например машину хочу поменять.

- Я ещё и кредит брал, сейчас его выплачиваю - это нужно учитывать в себестоимости?

Ответ на 3-й вопрос порадовал....

Я показал своему потенциальному клиенту несколько простых решений на перемер уже сделанных заказов, мы с ним обсудили особенности ведения учёта. В разговоре приняла участие и моя клиентка. Правда она, больше включилась в разговор эмоционально, чем по делу. Рассказала как ей было тяжело на первых порах. Потенциального клиента это несколько напугало - это хорошо. Если Вы надеяться, что учёт это нечто простое, то Вы правы. Но, на начальных этапах нужно будет справится с собственной дезорганизованностью, приучить себя к регулярным записям всех поступлений и расходов, привыкнуть делать выводы опираясь на расчеты, а не на предположения. Клиент ушёл крепко думать о том, с чего начать.

Кстати, и у моей старой клиентки был очень интересный вопрос на тему контроля рентабельности. Постараюсь в ближайшее время написасть об этом.

Спасибо что дочитали, буду признателен за лайк и вопросы, до встречи!