Тайм-менеджмент и ошибка планирования, которую совершает каждый

Занятость не равно продуктивность

Десять правил тайм-менеджмента, с которыми вы будете жить в мире выполненных заданий:

*Раньше вы слышали почти все, что написано ниже. Воспринимайте не как новую информацию, а попробуйте применить на практике. Именно так читают self-help книги: не в поисках новых идей, а как триггер для рождения собственных идей и внедрения в свою жизнь.

1) Список задач на день и следование ему

Дела можно разделить делать на три категории:

дедлайны — то, что вы делаете к сроку и по договоренности с другими людьми

стратегическое — то, что продвинет вперёд, но не обязано должно быть выполнено именно сегодня

желаемое и все остальное, что не обязательно делать сегодня.

2) Иерархия задач и приоритетность

Дедлайны -> стратегическое -> желаемое

3) Все вкладки, где вы не работаете сейчас, лучше закрыть

Закрыть соцсети и почту, убрать телефон, потому что само его присутствие отвлекает

4) Определить, сколько времени займет задание, сколько времени вы готовы ему посвятить

Готовность выполнять одно задание так долго, как оно того потребует включает прокрастинацию. На пару дел вы выделили целый день? Поздравляю, магическая игра запущена. Теперь мозг думает, раз вы готовы посвятить делу целый день, можно и пару видео посмотреть на ютубе перед началом. Ограничение по времени заставляет быстрее сконцентрироваться. Техника помодоро хорошо подходит.

5) Перед звонком или встречей определите цели, лучше запишите

Так легче направлять разговор и быстрее получить результат. Меньше тратится времени, собеседник не устает от вас. Часто бывает — два часа говорили, устали, а к теме переговоров даже не приступили.

6) Отключите оповещения на мессенджерах, e-mail и в соцсетях

Они создают иллюзию продуктивности, а на самом деле лишь отвлекают.

7) Время для работы в календаре. Как встречи с самим собой, которые нельзя отменить

Особенно если вы работаете не в офисе и график свободный. Такой способ дисциплинировать себя позволит не отвлекаться на ужин, разговор и уборку шкафа, а выполнять работу. На мой взгляд, это одна из причин, по которой многим легче работать под начальником. Самому себя сложно контролировать. Огромный вам респект, если вы сами по себе не очень организованы (как и я, что привело однажды к изучению тайм менеджмента) и смогли справиться со своей обезьянкой в голове. Титанический труд, ребята. Когда босс расписал ваш день задачами, расписание становится святым. Когда сам расписал … ну вы знаете.

Самодисциплина требует еще и огромной веры в то, что ты запланировал и в то, что делаешь. Веры, что дело имеет значение в долгосрочной перспективе. Если же вы работаете в компании и ваше время не принадлежит полностью вам, все время отвлекают коллеги - не хватайтесь сразу за новые дела. Откладывайте их, записывайте в отдельный список. А потом, после дедлайнов и основной работы вернитесь к ним.

8) Научитесь говорить нет хорошим возможностям и беритесь только за те задания, которые приближают к цели

Чем больше появляется возможностей, тем более важно иметь узконаправленный фокус. Уметь выбирать из всех этих возможностей лишь те несколько вещей которыми вы будете заниматься. Возможности растут, а времени остаётся столько же. Стать Эссенциалистом и вспомнить о своих приоритетах.

9) Сколько стоит один ваш час? (Доход разделить на количество рабочих часов)

Если требуемая рабочая задача стоит намного меньше, отдайте на аутсорс.

10) Превратите регулярные задания в привычки

Вместо того, чтобы на вас в конце каждого месяца сваливалась огромная задача, приучите себя каждый день выполнять понемногу. Меньше стресса и процесс более приятный.

Ошибка планирования

Мы слишком оптимистичны в планировании. По статистике 70% заданий не выполняется в срок. Но даже зная об этом, мы считаем, что все предыдущие причины “почему мы не успели вовремя” были одноразовыми. Как будто неподконтрольные причины не повторятся. Не сломается ноутбук, не загрузят другими задачами, ничего не произойдет в бизнесе, что придется срочно разруливать. Мы планируем идеальные условия, которых не существует.

К тому же, чем более детально мы планируем свою будущую задачу, тем более оптимистично смотрим на будущее. Но дело в том, что фокус постепенно будет снижаться. Мы планируем в “горячем” мотивированном состоянии. Но со временем мы адаптируемся и постепенно переходим в “холодное” состояние, становимся менее мотивированы, теряем силу воли.

При планировании мы думаем, что в будущем все внимание будем уделять данной задаче. Но через неделю, через месяц, через год будут происходить разные события в жизни помимо задачи. Новые люди, новые интересы, новые ситуации. Мы думаем, что можем держать постоянный фокус, но со временем он будет снижаться и внимание рассеиваться. Поэтому так полезно внедрить привычки и приучить себя к самодисциплине.