Индивидуальный график работы в 1С ЗУП

В отдельных случаях для сотрудника может быть предусмотрен индивидуальный график работы, на основании которого ему будет начисляться вознаграждение. В решении Зарплата и управление персоналом для формирования такого графика на конкретный месяц имеется специальный документ, который называется «Индивидуальный график». Его можно применять для того, чтобы поменять местами выходные и рабочие дни, а также в ситуации, когда у работника в принципе отсутствует какой-либо установленный приказом или другим нормативным актом график. Основным предназначением данного документа в 1С Зарплате является избежание необходимости формирования большого количества приказов о смене режима работы. Такая ситуация часто встречается при частых изменениях графиков работы у сотрудников.

Порядок создания документа:

  • Расположен он в разделе меню со всеми зарплатными операциями.
  • Форма для заполнения открывается с помощью соответствующей кнопки.
  • Далее следует установить месяц, с которого изменится плановый объем времени, которое сотрудник должен проводить на своем рабочем месте.
  • Поле с наименованием организации заполняется автоматически, на основании первоначальных настроек. Если требуется изменить наименование, то это можно легко сделать. Для этого достаточно выбрать нужную организацию из справочника (учет персонала по этой организации должен вестись в информационной базе).
  • Необходимо установить дату, когда документ подлежит регистрации в 1С ЗУП. Автоматически будет указана текущая дата, но ее значение легко меняется.
  • Далее следует указать период, в котором действовал или будет действовать создаваемый график. Как правило, это текущий месяц (такое значение выставляется по умолчанию), но можно его скорректировать. При этом поля с указанием дат начала и окончания периода будут заполнены автоматически.
  • Если настройками расчета размера вознаграждения предусмотрено, что зарплата начисляется по организации в целом, то в документе появится поле, в котором необходимо указывать наименование подразделения, где трудится работник с индивидуальным графиком. При наличии определенного значения в поле с подразделением поиск сотрудников для установки индивидуального графика выполняется значительно проще (с использованием функции подбора). Если же график устанавливается для всех сотрудников подразделения, то можно воспользоваться функцией заполнения, и в табличную часть документа попадут все работники.
  • В случае необходимости внесения в рамках одной даты нескольких типов времени (основное, работа в ночные или вечерние часы, когда требуется доплата и так далее), то каждый тип необходимо указывать отдельно, а их максимальное количество задается в специальном поле с одноименным названием. По умолчанию количество типов времени для одного работника считается не более двух.
  • Табличная часть заполняется либо автоматически с использованием функции заполнения, либо с помощью функции подбора. Для каждого выбранного сотрудника устанавливается буквенное обозначение вида времени, проведенного им на рабочем месте. Настроить такие обозначения можно в разделе меню 1С ЗУП со всеми параметрами работы программы. Также в табличную часть должно попадать количество часов каждого вида, необходимых к отработке в соответствии с приказами и другими внутренними нормативными актами. Значения вносятся во все дни месяца (выходные, например, могут отмечаться буквой В). В случае необходимости, список может быть отсортирован по фамилиям работников. Это облегчит его проверку и поиск необходимых работников для корректировки информации (если таковая требуется). Следует иметь в виду, что количество часов, которые сотрудник должен отработать согласно плану (в разрезе видов времени), необходимо корректировать вручную. Однако данный процесс не составляет труда, поскольку 1С Зарплата при вводе количества часов предоставляет возможность сразу установить тип времени. Необходимо отметить, что при составлении документа доступны не все варианты видов времени, имеющиеся в классификаторе. Это объясняется тем, что индивидуальный график формируется для расчета планируемой нагрузки работника, а не оценки фактически проведенного им времени на рабочем месте. В частности, в документе не получится указать, что работник болел или находился в отпуске или командировке, поскольку такие события, как правило, случаются внезапно, следовательно, учесть их в планируемом графике практически невозможно. Такие ситуации в 1С Зарплате называются отклонением от графика и регистрируются специальными документами, например, «Отпуск», «Больничный», «Командировочное удостоверение», «Отсутствие по неуважительной причине» и так далее.
  • В случае указания в индивидуальном графике такого вида нагрузки, как работа в ночное время или предоставление перерывов для кормления новорожденного, повышенная стоимость часа учитывается при начислении вознаграждения в конце месяца. Расчет производится автоматически, но его рекомендуется перепроверить, чтобы избежать ошибок. Эксперты не рекомендуют указывать продолжительность перерывов для кормления новорожденных или вообще устанавливать данный вид времени, поскольку это требует дополнительных усилий при начислении зарплаты (в частности, оформление перевода работника на оплату труда за фактически отработанные часы). Это значительно усложняет процесс определения размера вознаграждения работников, что может привести к ошибкам и конфликтам.
  • Если в графике указываются такие типы времени, как работа в праздничный период, и при этом выделяется дневное, ночное и вечернее время, то в момент начисления вознаграждения за месяц, установленные законом доплаты будут автоматически рассчитаны и добавлены к сумме зарплаты в 1С ЗУП. В случае, когда работа в период праздников или выходных не предусматривается в индивидуальном графике, но сотруднику приходилось выполнять свои обязанности в это время, то это считается также отклонением от графика, а значит, должно регистрироваться соответствующим документом (отражение работы в дни выходных и праздников). Если сотрудник выполнял сверхурочную работу в рамках индивидуального графика, это тоже следует отразить одноименным документом в программе 1С Зарплата или в табеле.
  • После того, как все сведения внесены в табличную часть, их необходимо проверить, чтобы быть уверенным в корректности. Только после этого рекомендуется осуществлять проведение документа. Результатом данного действия будет рассчитанная норма времени, которое сотрудник должен провести на своем рабочем времени в определенным период. Ее расчет производится в соответствии с составленным индивидуальным графиком, который может отличаться от графика, который указан для работника в локальных нормативных актах (индивидуальный график имеет приоритет в 1С ЗУП). Следует помнить, что на одного работника можно формировать только один такой график в рамках периода для расчета зарплаты.
  • Исправление документа можно выполнить в любом периоде. Для этого следует воспользоваться одноименной ссылкой, которая позволит сохранить и первоначальную, и новую версию документа. После того, как исправления будут внесены, все связанные операции можно пересчитать автоматически.

При использовании повременного способа начисления зарплаты, для корректного определения ее размера в 1С ЗУП необходимо знать не только количество фактически отработанных дней или часов, но и их норматив. Он может быть изменен в связи болезнью другого сотрудника или его отсутствием по различным причинам. При возникновении такой ситуации при начислении зарплаты следует учитывать изменение графика работы.

Для этого в 1С Зарплате следует, во-первых, изменить график выполнения сотрудником своих обязанностей, а, во-вторых, произвести корректное начисление зарплаты.

Корректировка выполняется с помощью индивидуального графика. Он позволяет рассчитать нормативную нагрузку на сотрудника с учетом внесенных изменений (отсутствия другого работника по какой-либо причине). После заполнения и проведения индивидуального графика, будет произведен автоматический расчет нормативного количества часов, которые работник обязан быть на своем рабочем месте.

Начисление вознаграждения производится стандартной операцией с помощью документа, который используется не только для расчета вознаграждения работника, но и для определения размера обязательных взносов. Его табличная часть заполняется автоматически. Ее необходимо только проверить, чтобы убедиться в полноте всех внесенных сведений и доплат (за работу ночью, с учетом изменений в графике и так далее). В результате, исходя из размера оклада работника, ему будет начислено вознаграждение с учетом всех корректировок и доплат.