Как быстро освоить любую "домашнюю бухгалтерию"

12 February 2019

Домашняя бухгалтерия, бюджет семьи, учет личных доходов и расходов, планирование и контроль... Для всех этих важных дел создано огромное число приложений и онлайн-сервисов. Чтобы Вам не "потеряться" во всем этом разнообразии, мы постараемся рассказать КАК быстро РАЗОБРАТЬСЯ в ЛЮБОМ таком приложении или сервисе.

Как быстро освоить любую "домашнюю бухгалтерию"

Все приложения и сервисы в своей основе имеют условную сущность, называемую "транзакцией", "операцией", "доходом", "расходом", "переводом" и еще многими вариантами, производными от перечисленных. Это одна и та же сущность, позволяющая "оформить" Ваши реальные финансово-хозяйственные операции в виде записи базы данных.

Для того, чтобы понять, как работать с "операциями" в ЛЮБОМ приложении или онлайн-сервисе, мы начнем думать немного "необычно". Представим, что приложение задает нам вопросы, а мы просто отвечаем на них. Разберем это на примере расхода.

Итак, расходная операция - это транзакция (запись) в хранилище с набором обязательных и вспомогательных (необязательных) признаков (атрибутов). Чтобы понять для чего предназначен тот или другой атрибут, достаточно помнить, что транзакция отражает Ваши реальные финансово-хозяйственные операции. Большинство расходных операций состоят всего из четырех обязательных вопросов - "когда платим", "откуда берем средства", "за что платим" и "сколько". Хорошими вспомогательными вопросами являются - "кому платим" и "за что именно".

Заполняя то или другое поле при внесении нового расхода в систему, Вы просто даете ответы на эти обязательные и вспомогательные вопросы.

Дата операции - отвечает на вопрос "когда". На первый взгляд - ничего сложного, но мы еще вернемся к этому "вопросу" немного позже.

Счет списания - отвечает на вопрос "откуда берем средства". Это любой из Ваших счетов, которые есть в приложении. Тоже ничего сложного, но надо иметь ввиду, что многие приложения вводят понятие "тип счета" и, в зависимости от выбранного типа, накладывают различные ограничения на допустимые операции с этим счетом. Вреда от такой "заботы" нередко намного больше, чем пользы, но это отдельная тема.

Категория расхода - отвечает на вопрос "за что платим". Это справочник доходов и расходов, который Вы либо самостоятельно ведете в приложении, либо Вам предоставляется готовый (преднаполненный) справочник. В абсолютном большинстве приложений, справочник ведется пользователем самостоятельно. Это, пожалуй, самый "сложный" для понимания справочник для новичка. Какие расходы должны быть в справочнике? Сколько уровней? Как потом это планировать в бюджете? Я бы посоветовал новичку взять за основу какой-нибудь уже наполненный справочник (например, вот здесь) и выбрать из него "подходящие" доходы и расходы. Обратите внимание, что пока лучше остановиться на уровне "за что платим". Это обычно один или максимум два уровня справочника категорий. Третий уровень справочника - это уже "за что именно платим" и лучше не торопиться с этим уровнем на этапе освоения нового приложения. Разницу между "за что платим" и "за что именно платим" желательно понимать сразу. Например, покупаем продукты в магазине. На вопрос "за что платим" отвечаем "Продукты" (выбираем категорию "Продукты"), а на вопрос "за какие именно продукты" отвечаем вариантами "Молоко", "Хлебобулочные", "Деликатесы" и т.п. Многие пользователи не ведут учет на уровне "за что именно" и это нормально, потому что планировать расходную часть бюджета достаточно только по уровню "за что" (в нашем примере по категории "Продукты"). Пользователи, увлекающиеся планированием по уровню "за что именно", сами загоняют себя в тупик. Уровень "за что именно" можно и нужно детализировать в отчетах, но планировать бюджет по этому уровню НЕ нужно. Еще немного по этой теме можно почитать здесь.

Сумма операции - отвечает на вопрос "сколько". Здесь всё просто. Только добавим, что обычно есть еще один обязательный реквизит - валюта операции.

Итого, вопросы, на которые мы "даем ответ" при оформлении расхода, звучат так: "когда", "сколько", "за что" платим и "откуда" взять на это средства? Самый сложный из них - "за что". Как только научитесь оформлять ответы на эти вопросы, то считайте что приложение освоено на минимально необходимом уровне. И не бойтесь вопроса "за что". Он хотя и самый сложный, но сложность эта только в том, чтобы определиться с необходимыми категориями. Сделайте категорию "прочие расходы" и не стесняйтесь ее использовать, если затрудняетесь дать ответ на вопрос "за что платим" (не находите подходящей категории в справочнике). Регулярно анализируйте (через отчеты) эти "прочие расходы" и обязательно увидите, какую еще категорию необходимо добавить в справочник. И надо ли это вообще. Здесь главное не торопиться с новыми категориями.

Теперь вернемся к "дате" (отвечает на вопрос "когда"). Большинство приложений дают возможность оформлять не только уже состоявшиеся траты, но и создавать записи для будущих расходов. Несмотря на простоту постановки задачи, реализовано это в разных приложениях по разному. Придется изучить, как это реализовано в конкретном приложении. Ищите "плановые", "запланированные", "расписание", "календарь" и т.п.

Еще один вопрос, связанный с "датой" - "в каком периоде учесть". Нормальная потребность пользователей - фактически потратить деньги в "этом" месяце, но учесть их в бюджете "следующего". Или получить деньги в текущем месяце (например, получить зарплату 5 числа), а учесть этот доход в прошлом. Какие варианты предоставляют разные приложения? В самом "плохом" случае, придется "обманывать" приложение, указывая "неправильную" дату. В примере с "зарплатой 5 числа" указываем не фактическую дату поступления средств, а последнее число прошлого месяца. Отвратительный вариант. Но работать можно. Многие приложения позволяют "сдвинуть" бюджетный период, т.е. месяц считается не с 1 по 30 число, а, например, с 6 числа текущего месяца по 5 число следующего месяца. Хороший вариант, хотя все равно "связывает" руки, т.к. для отражения расхода в соседних периодах придется снова "врать" с датами. Поэтому, лучший вариант, когда при записи транзакции есть возможность указать конкретный бюджетный период, в котором надо учесть эту транзакцию. А может именно эту единственную транзакцию не надо отражать в бюджете вообще? Тут не поможет ни "обман" с датами ни "сдвиг" периодов, придется каким-нибудь образом "отмечать" эту транзакцию (например, заводя "липовую" категорию) и "играть" с фильтрами в отчетах. Такой же отвратительный вариант, как и "обман" с датами.

И, пожалуй, последний вопрос, о котором стоит сказать - это "кому" платим (или "от кого получаем" при оформлении дохода). Скорее всего, отвечать на этот вопрос Вы будете выбором записи из справочника "Контрагенты". В этот справочник Вы самостоятельно внесете организации, магазины, работодателей, физических лиц и прочих, кого будете потом указывать, отвечая на вопросы "кому" или "от кого".

Перечисленные вопросы ("когда", "сколько", "за что" платим, "откуда" взять на это средства, "кому" и "в каком периоде учесть") достаточны для учета абсолютного большинства наших "домашних" финансово-хозяйственных операций. Соответственно, и приложения не должны требовать от Вас заполнения большего количества реквизитов при записи расходных операций.

Понятно, что мы охватили малую часть темы, но это ключевая часть. Достаточно понять сущность транзакции (операции) и остальное изучить будет намного проще. Пробуйте в любом приложении отвечать на вышеуказанные вопросы и всё получится.

О сервисе HMoney.app за 90 секунд