дома нескучно
Как весело и с пользой пережить самоизоляцию

Методика Getting Things Done и инструменты для её применения

16 September 2018

Мой рассказ будет разделён на 2 части:

  • Про методику GTD, если кто-то не знает или успел подзабыть.
  • Про конкретные инструменты для работы с GTD и частные примеры из моей личной практики.

0. Предисловие

На что обычно похож день проектного менеджера?

Звонит заказчик. Команда спрашивает в чате почему спецификация API расходится с ТЗ. На Васю дует кондиционер. HR беспокоится: Миша что-то пришёл в чистой отглаженной рубашке. В лес не ходи — подлец намылился на собеседование. Нужно уточнить таймлайн. Перепроверить задачи в трекере. Опять звонит заказчик. Кто-то кинул в чат смешную картинку. Коллега просил присмотреть за его делами, пока он в отпуске. Снова звонит заказчик. По-моему, скоро релиз. Хорошо бы не забыть купить вечером домой продукты, а то жена распилит. По фронту что-то отстаём. Хорошо бы прочитать эту статью. Уф, уже 19:00. Когда там релиз?

Узнаете себя? Ужасно? Тогда эта статья для вас.

Не узнаёте — вам повезло. Или, может, можно успевать ещё больше?

1. Введение

Что такое GTD?

GTD (Getting Things Done) — методика повышения личной эффективности, созданная Дэвидом Алленом и описанная им в одноимённой книге. Название можно перевести как «Как делать дела до конца».

Главная идея в том, что чтобы эффективно работать и расти над собой, добиваться чего-то большего, необходим чистый ум. Потому что:

  • Сложные задачи не сделать, если не понятно, что делать. Постоянное размышление о том, что делать и том, что задача не сделана — мешает работать.
  • Каждодневная рутина (мелкие задачи) отвлекает. Она создает дискомфорт, задачи «висят в памяти» и отнимают чувство гармонии.

GTD — это про то, как одновременно ничего не помнить и ничего не забывать.

2. Про GTD

Как понять, что вам это нужно:

  • Вы пилите сложный таймлайн по ответственному этапу проекта. Нужно учесть кучу рисков и грамотно распределить задачи по ресурсам. Кто-то присылает в ВК смешную картинку. Следующий час проходит за просмотром второсортных пабликов.
  • Сегодня к вечеру нужно просмотреть и согласовать ТЗ. В конце следующей недели — презентация у клиента. Сделать презу в PowerPoint или лучше в Google Slides? Хорошо бы выяснить, где там их офис. Надеть костюм или придти как обычно? (Согласование ТЗ съехало на 2 дня.)
  • После утренней планёрки стоит обдумать ремонт дома в ванной. Задачи потом поставлю, перед сном. Да ещё тут митинг через 2 часа. Зачем браться за работу? Всё равно ничего толком не успею.

Здесь стоит отдельно поговорить о человеческой многозадачности. Тема это дискуссионная. Например, посмотрите wikipedia.

Два важных аспекта:

  • Большое количество учёных считает, что А) Мультизадачности не существует; Б) Время на быстрое переключение между задачами становится «бутылочным горлышком».
  • Многозадачность повышает количество ошибок.

И вот тут-то нам и нужна GTD.

Потому что вот что GTD предлагает для решения проблем:

  • Записывать, а не запоминать.
  • Классифицировать (на контексты и важность) и декомпозировать (выделять простые этапы в сложных задачах).
  • Проводить ревью списка задач.

1. Что нужно записывать?

Всё, с чем нужно что-то сделать. Входящие письма, открытые вкладки браузера, неразобранные файлы на рабочем столе, недочитанная книга, дрель, которую мы не вернули соседу (напоминающая о необходимости повесить полочку).

2. Как записывать?

А) Разбивать на «контексты». Например, всё, что относится к 1 проекту — в 1 папку. Сделать ремонт — отдельный список. Купить на дачу — отдельный список. «Контексты» основываются на месте / действиях. Контексты изначально про места, но у нас про проекты.

Б) Декомпозировать. То есть не писать «Влиться в новый проект», а ставить более мелкие задачи: «Собрать команду разработки», «Посмотреть документацию», «Познакомиться с заказчиком» и т.д.

GTD workflow
GTD workflow

3. Как проводить ревью?

Проверять список задач каждый день. Закрывать выполненные задачи, ставить новые. Если задача не делается, то переформулировать или декомпозировать.

3. Инструменты

Разговор про инструменты пойдет с точки зрения проектного менеджера. Но всё, о чём я говорю, может применять для себя любой человек

Наши задачи:

  • Применить GTD к ежедневному рабочему процессу.
  • Меньше отвлекаться и больше делать.
  • Быстро включаться в выполнение задач.

Прогресс дал нам облачные технологии и носимые устройства, и это лучшее, что могло случиться с нами для организации наших задач.

Чем пользуюсь лично я:

  • iPhone / iPad / MacBook
  • Gmail и другие сервисы Google
  • Wunderlist
  • Evernote
  • Google Calendar
  • LastPass

1. iPhone / iPad / MacBook

Единая экосистема. Все девайсы имеют встроенные возможности для погружения в работу. Отключение уведомлений и напоминаний, синхронизация данных, удобный поиск, доступные приложения и сервисы, и так далее.

Tips & Tricks:

  • Звонки и сообщения
  • Заметки и напоминания
  • Spotlight search
  • Виртуальные рабочие столы

2. Gmail и другие сервисы Google

Gmail является важнейшим инструментом в работе менеджера и одним из основных «инбоксов». Вот так выглядит мой ящик. Gmail имеет, по сути, 3 киллер-фичи:

  • Ярлыки
  • Автоматическая фильтрация
  • Поиск
Inbox
Inbox

Я фильтрую все входящие письма по проектам и по основным статусам: А) Требует действия; Б) Нужно проследить за ответом. Автоматическая фильтрация позволяет экономить время и раскладывать всё по ярлычкам автоматически.

Вы также можете видеть чистый инбокс. Именно так он и должен выглядеть большую часть времени.

3. Wunderlist

Wunderlist — помощник Gmail. Это сервис для todo-шек, который доступен на всех десктопных и мобильных платформах. Он умеет раскладывать задачи по категориям и датам, присылать уведомления, делать чек-листы и писать комментарии к задачам, можно аттачить файлы. Есть функционал для совместной работы. В общем, простой инструмент, в котором есть всё, что нужно.

Список задач в Wunderlist
Список задач в Wunderlist

Вот так выглядят мои задачи на сегодня.

4. Evernote

Evernote — облачная замена для блокнота. Очень мощный инструмент, который позволяет не только писать, но прикладывать и файлы. Удобнее всего использовать его для митинг и колл-репортов, других важных записей. Например, так.

Записи в Evernote
Записи в Evernote

5. Google Calendar

Календарь берёт на себя напоминалки о событиях. Самое главное — подключить его к телефону и остальным устройствам. Ничего особенного.

Google Calendar
Google Calendar

6. LastPass

LastPass — облачный сервис для создания и хранения паролей. Я помню всего 3 пароля: от Last Pass, личного Gmail и Steam. Всё остальное — хранится в облаке.

5. How to Get Started

Когда-то на одной из конференций я услышал от докладчика, на мой взгляд, отличную мысль. Он сказал, что доклады — это очень интересно, но очень бесполезно, если после доклада не вернуться домой и не начать применять услышанное на практике.

Что сделать прямо сейчас? Посмотреть на свой компьютер и опечалиться.

1. Вкладки vs. окна в браузере

Любите открывать миллион вкладок и оставлять их на потом? Это отвратительно. Признайтесь себе честно — до большей части вы никогда не доберётесь. Зато браузер будет съедать всю батарею и оперативную память. Перезапускать его придётся пару минут. А найти нужное быстро будет невозможно.

Не держите лишнего. Используйте контексты. Одна задача — одно открытое окно и минимальное количество вкладок. Сделали дело — закрывайте окошко.

2. Рабочий стол так, как он задумывался

Рабочий стол — это не место для ярлыков. Да-да!

В Windows есть меню «Пуск», в OSX — Spotlight Search. Папку с загрузками лучше отредиректить на рабочий стол. Работайте только с теми файлами, что необходимы прямо сейчас. Остальное — на помойку.

3. Zero Inbox

Во «входящих» писем лежать не должно. Только те, что появились там с прошлой проверки почты. Мелкие дела — сразу в работу. Большие — в архив и под ярлык «Нужно сделать». Как говорится, держите свой инбокс в чистоте. А ещё почту можно проверять раз в несколько часов. Никто от этого не умрёт.

6. P.S.

Для дальнейшего просвещения:

Human mulltitasking: https://en.wikipedia.org/wiki/Human_multitasking

С любовью, Артур

P.S. Посты канала «Байки из проектного офиса»