Как организовать online–мероприятие?

23 November 2020

За эти непростые полгода большая часть нашей жизни перешла в Digital. Online - встречи и переговоры стали также привычны, как утренний кофе.

Вы задумывались о мероприятии online, хотите провести конференцию в zoom или на другой платформе, и при этом вам важно, чтобы это мероприятие не уступало по качеству offline-формату?

Команда Meeting Point составила полезный чек-лист, который вы можете использовать при подготовке и проведении вашего online-события.

Как организовать online–мероприятие?

Чек-лист

Формат и тематика:

1. Определите тему мероприятия и формат:

· вебинар

· конференция с несколькими спикерами

· мастер-класс

· online-квест

· другой вариант

2. Подберите спикеров, которые будут интересны вашей аудитории:

· необходимо определить количество спикеров и нужен ли на ваше мероприятии модератор или ведущий

3. Выберите платформу для проведения конференции:

· Zoom - отлично подойдет для неформальных встреч, мероприятий с несколькими спикерами, мастер-классов или другого формата, предполагающих разделение на несколько вебинарных комнат

· Teams - альтернатива zoom, подходящая для проведения лекций и вебинаров

· GetCourse - платформа, созданная для онлайн-обучения, отлично подойдет для лекций с участием одного спикера

· и другие ИТ-решения

4. Составьте тайминг мероприятия:

· внутренний тайминг для рабочей команды - организаторов, технических специалистов и спикеров

· план мероприятия для гостей

5. Определите площадку, на которой вы будете принимать заявки на регистрацию:

· лендинг на Tilda или Taplink

· Timepad

· GetCource

· ручной сбор заявок через социальные сети, мессенджеры или почту

6. Запустите процесс сбора заявок на регистрацию:

· рассылки

· таргетированная реклама в социальных сетях

· контекстная реклама

· e-mail рассылки

· медиа-размещения

7. Выберете площадку для проведения offline - части мероприятия

Для того, чтобы online-мероприятие прошло на высоком уровне, рекомендуем техническую часть оставить в offline-формате. В отличие от online-вещания “из дома” площадка даст вам гарантированно качественное Интернет-соединение, отсутствие лишних звуков, посторонних людей в кадре и других отвлекающих факторов.

Чек-лист по работе с offline-площадкой

1. Отдельное помещение - ориентируйтесь на количество спикеров, которые будут располагаться в зале и на наличие места для съемочного оборудования, брендированных элементов, и даже offline-зрителей при необходимости:

· кабинет

· переговорная комната

· event-зал

· студия

2. Освещение:

· при дневном свете отверните камеру от окон, либо используйте шторы

· убедитесь, что свет на площадке подходит для съемки

· при необходимости возьмите необходимый свет в аренду

3. Проверьте качество Интернет-соединения

4. Арендуйте необходимое съемочное оборудование:

· съемка на профессиональное оборудование - лучшее качество изображения и звука, записанные материалы можно будет использовать в дальнейшей работе

· съемка на смартфон - рекомендуем использовать штатив и петличку, для петлички возьмите провод-удлинитель

· съемка на камеру ноутбука - подходит для одного спикера в кадре

ВАЖНО: если вы предполагаете трансляцию из одного помещения, в котором находятся несколько спикеров со своими гаджетами, помните, что online - платформы будут давать фонящий звук. В этом случае рекомендуем организовать профессиональную съемку на камеру с прямой трансляцией на online-платформу.

5. Организуйте фон для спикеров:

· виртуальный фон - создайте брендированный фон

· напечатанный бренд-волл

· интерьер места трансляции

ВАЖНО: напоминаем, что вид из окна не подходит в качестве фона, при дневной съемке камера, направленная на окно, будет отображать спикера темной фигурой. А виртуальный фон может быть нестабилен.

6. Звукоизоляция - рекомендуем выбирать для трансляции отдельное помещение. Это может быть студия, небольшой конференц-зал, переговорная   комната, представительский кабинет. При трансляции из ресторана или любого пространства с посторонними людьми, вам будут мешать эти фоновые шумы, которые ловятся микрофоном и мешают мероприятию.

7. IT-специалист:

· помощь в подключении Интернет-соединения

· помощь в организации трансляции при профессиональной съемке

· техническая модерация мероприятия - подключение и удаление слушателей, контроль выключенных микрофонов у слушателей, контроль демонстрации презентационных материалов

В качестве offline-площадки вы всегда можете выбрать Meeting Point.

Это комфортное и технологичное решение: в наших пространствах вы можете разместить спикеров и техгруппу, а также нескольких гостей. Также наш коворкинг предоставит вам стабильный быстрый интернет, качественное освещение, необходимую тишину, помощь IT-специалиста и, конечно же, вкусный кофе.