Почему сотрудники не знают регламенты компании и как это исправить

Даже небольшие и средние компании в процессе автоматизации обзаводятся собственными корпоративными регламентами. Но как показывает практика, сотрудники в лучшем случае один раз бегло их просматривают, а некоторые даже не знают, где они лежат. Мы не станем обсуждать содержательную часть и эффективность самих регламентов, просто расскажем: как сделать, чтобы их читали.

  • Сделайте регламент ясным и простым в восприятии. Графическое или схематичное представление информации позволит сотрудникам "ухватить" ключевые идеи после первого прочтения. Хорошим дополнением станет презентация или видеоинструкция
  • Регламент должен быть доступным для всех сотрудников, чтобы на поиск нужной информации уходило минимум времени.  Структурируйте, проиндексируйте и опубликуйте регламенты для пользователей, которых они касаются.
  • Используйте экспресс-тесты для проверки знаний и контроль результатов тестов. Так вы мотивируете сотрудников читать регламенты более вдумчиво. Повторное прохождение теста может стать вариантом наказания за нарушение регламента.

Разумеется, данные сценарии имеет смысл реализовывать с цифровом формате. Существуют различные HR-системы с подобными инструментами. Вопрос: как обойтись без внедрения дорогостоящей информационной системы?

Инструменты Microsoft Office 365 (Microsoft Teams)

Рассмотрим реализацию описанных выше задач с помощью платформы MS Office 365: MS Teams, MS Forms, Power BI

Для создания и публикации корпоративных регламентов могут использоваться различные инструменты:

  • интерактивные wiki-справочники 

  • web-документы
  • web-презентации
  • видеоканалы

Регламент удобно опубликовать в соответствующей рабочей группе. Например, регламент работы с проектами в проектной группе. Это позволит быстро найти нужную  информацию, а также организовать обратную связь для улучшения регламента. Система корпоративного поиска поможет за секунды получить доступ к нужной информации, даже если пользователь не знает, где он опубликован.

Используя формы MS Forms, легко создавать тесты на знание регламента и размещать их в группе.

Результаты можно обработать с помощью Power BI и представить руководству в виде наглядной "приборной панели".

Эти и многие другие бизнес-сценарии реализованы в нашем решении BUSINESS TEAM на платформе Office 365. О них мы расскажем в следующих статьях.