дома нескучно
Как весело и с пользой пережить самоизоляцию

Как работать эффективно: 2 критических ключа к продуктивной работе

2 February 2019

Есть много исследований на тему производительности, но, по моему опыту, большинство из них являются поддельными.

Так как же эффективно работать?

Быть продуктивным действительно сводится к двум ключевым параметрам:

1. Расстановка приоритетов

2. Нахождение вашего потока

Каждый из них - это особые навыки, которые влияют друг на друга, так как оттачивание вашей способности расставлять приоритеты, повышает вашу способность находить и оставаться в потоке. Таким образом, чтобы максимизировать свою эффективность, вы должны сознательно работать над развитием обоих.

Вот что вам нужно для этого:

1. Используйте матрицу Эйзенхауэра, чтобы лучше расставить приоритеты

Матрица Эйзенхауэра - это инструмент, который поможет вам расставить приоритеты с точки зрения срочности и важности. Я нашел это чрезвычайно ценным; всегда казалось, что горит тысяча пожаров, но использование этого инструмента помогло мне решить, какие из них потушить в первую очередь.

Вот как разбивается матрица:

1. Срочно и важно: Задачи, которые вы сами должны выполнить прямо сейчас, или разговоры и решения, которые вы должны решить как можно быстрее.

2. Не срочно и важно: проекты, требующие планирования и стратегии, но это может быть отложено на некоторое время. Вам все равно нужно будет установить для них крайний срок и выделить время в своем календаре, чтобы работать конкретно с ними, но вам, возможно, не придется решать их сегодня.

3. Срочно и не важно: Задачи, которые должны быть выполнены, но которые вы можете передать кому-то другому. Да, старайтесь по возможности передавать работу которая вам не важна кому-то другому, чтобы сохранить драгоценное время.

4. Не важно и не срочно: Проекты, задачи и т.д., которые лучше всего исключить из списка дел, или задачи, которые следует отложить до тех пор, пока не будет выполнена вся другая важная работа.

Расстановка приоритетов заметно увеличит вашу продуктивность и сохранит время. Самым важным моментом здесь является определение того, какая работа должна быть выполнена вами, а какая может быть передана другим и в каком пункте её стоит отмечать. Для многих сначала будет складываться ощущение, что все, что срочно, также важно, и все, что важно, ДОЛЖНО быть завершено именно вами. Но со временем - благодаря использованию этой матрицы - вы начинаете понимать, что срочными и важными на самом деле являются разные задачи.

2. Попасть в состояние потока

Поток - это концепция, впервые определенная венгерско-американским психологом Mihály Csíkszentmihályi в 1975 году. Она характеризуется, среди прочего, полным психологическим погружением в деятельность которой вы занимаетесь. Это то, к чему стремится большинство людей - будь то художники, инженеры, писатели или дизайнеры - когда они садятся за работу.

Если вы допустим автор, вы, вероятно, испытали это, независимо от того, осознавали вы это или нет. В некотором смысле это похоже на сверхэффективный автопилот, в котором слова или алгоритмы, кажется, прыгают прямо из вашего мозга через ваши пальцы и попадают на страницу, а вы лишь едва контролируете процесс.

Но вот в чем дело:

Заставить себя войти в ментальное состояние, в котором можно войти в поток, - непростая задача - на самом деле это то, что вам нужно активно и сознательно оптимизировать. К счастью, есть шаги, которые вы можете предпринять, чтобы увеличить вероятность попадания в состояние потока:

1. Выделите время, чтобы «углубиться».

Поток требует интенсивного, непрерывного внимания. Это само по себе требует вложений с вашей стороны, чтобы минимизировать отвлекающие факторы - особенно от задач, которые не важны, но потенциально срочны (категория 3 этой матрицы Эйзенхауэра).

2. Поставьте четкую цель.

Невозможно войти в поток, не имея одной конкретной цели, на которой нужно сосредоточиться - иначе, вы окажетесь по сути своей отвлеченными. Вы не можете войти в поток, пытаясь работать над тремя вещами одновременно. В лучшем случае ваш поток останется на уровне поверхности для всех трех задач.

3. Задача не должна быть слишком сложной или слишком лёгкой.

Трудно вступить в процесс, когда рассматриваемый проект утомляет вас или, с другой стороны, прост в исполнении. Это должно быть не достаточно сложно и легко - надо чтобы была золотая середина. Если же работа сложная, то разбейте ее на определенные этапы для её выполнения или же попросите помощь у ваших коллег, или друзей.

4. Доступ к ответной реакции.

То есть эффект который будет зависеть от того на сколько хорошо работа была выполнена, будь он положительным или же отрицательным. Чем быстрее вы получите ответную реакцию, будь то от вашего руководства, коллег или клиентов, тем лучше. К примеру, немедленная ответная реакция является причиной того, что видеоигры настолько увлекательны и интересны. В игре почти каждое действие, которое вы совершаете, имеет четкую положительную или отрицательную ответную реакцию.

Итог:

Расстановка приоритетов и поток неразрывно связаны между собой. В конце концов, самый простой способ вырваться из потока - это бомбардировка себя задачами, которые не важны. Это включает в себя электронные письма, которые, по-видимому, требуют быстрых ответов, обычные диалоги с товарищами по команде во время работы, усиливающееся давление со стороны задач, которые вы не правильно определяли как «Срочно», «Не Срочно» и так далее.

При оптимизации потока вы должны защищать себя от подобных рисков.

Но, опять же, это умение приходит из практики и из эффективной расстановки приоритетов. Вот почему, в конечном счете, вам необходимо развивать оба этих навыка вместе - как на благо вашей команды, так и для себя.