Как в Microsoft Word сделать кучу однотипных писем (функция "Слияние")

4,7k full reads

Сегодня я решил провести небольшой "ликбез".

Мне периодически приходится готовить пакеты одинаковых документов на группы лиц (25-30 человек). Например на получение ЭЦП на одного человека нужно заполнить: согласие на обработку персональных данных, анкета, заявление, 2 доверенности. И это на каждого. Итого 150 документов.

Можно было бы конечно подготовить шаблон и набивать в него данные (практически в каждом документе они дублируются паспорт, СНИЛС, ФИО и т.п.)... Но это долго.

Можно подготовить шаблон, набить данные в одном месте и копировать-вставить их в нужные места форм. Это быстрее предыдущего варианта, но тоже не очень хорошо.

А можно воспользоваться предназначенной специально для этого функцией в Microsoft Word. Называется она "Слияние".

Показывать я буду на примере Office 2016, но технология не меняется вроде с 2003 версии.
Начнем по шагам:

0. Подготовка списка рассылки.

Первое, что нам нужно сделать - подготовить в Microsoft Excel нужный нам список данных (советую заранее учесть все поля, например иногда нужно в отдельные колонки вынести фамилию, имя, отчество и т.п.)

Кратенький список
Кратенький список

1. Готовим в Word шаблон документа.

Мы подготовим вот такой простенький шаблончик:

Как в Microsoft Word сделать кучу однотипных писем (функция "Слияние")

2. Начинаем слияние.

Для того, чтобы начать слияние нужно зайти в раздел "Рассылки". Выбрать меню "Начать слияние"->"Пошаговый мастер слияния"

Как в Microsoft Word сделать кучу однотипных писем (функция "Слияние")

После этого в правой части окна с документом появится область, с мастером слияния. Нажимаем там "Далее...":

Как в Microsoft Word сделать кучу однотипных писем (функция "Слияние")

На следующем шаге выбираем какой документ берем за основу. Выбираем "Текущий документ" и нажимаем "Далее...":

Как в Microsoft Word сделать кучу однотипных писем (функция "Слияние")

На третьем шаге нас попросят выбрать список, откуда берутся данные для подстановки. Нажимаем "Выбор другого списка":

Как в Microsoft Word сделать кучу однотипных писем (функция "Слияние")

В появившемся окне находим наш сохраненный файл Excel и нажимаем "Открыть". После этого появится окно, в котором мы можем выбрать какой лист таблицы использовать как источник. Также можно указать является ли первая строка таблицы заголовком (в нашем случае - является).

Как в Microsoft Word сделать кучу однотипных писем (функция "Слияние")

После нажатия на кнопку "Ok" откроется окно, в котором можно просмотреть значения полей, которые будут вставляться и, например, убрать из слияния ненужные строки.

Как в Microsoft Word сделать кучу однотипных писем (функция "Слияние")

Нажмем "Ок" и вернемся опять к мастеру слияния. Теперь мы можем расставить подстановочные поля в нужные места документа. Для этого ставим курсор в нужное место документа и в 4 шаге мастера нажимаем "Другие элементы".

Как в Microsoft Word сделать кучу однотипных писем (функция "Слияние")

Появится окно с нашими полями таблицы. В этом окне достаточно дважды щелкнуть по нужному полю и оно вставится в документ, в то место где в данный момент стоит курсор.

Как в Microsoft Word сделать кучу однотипных писем (функция "Слияние")

Повторяем эти шаги (ставим курсор на нужное место - выбираем нужное поле) столько раз, сколько нам нужно. В итоге мы имеем наш шаблон с расставленными полями:

Как в Microsoft Word сделать кучу однотипных писем (функция "Слияние")

Нажимаем справа в мастере кнопку "Далее..."

Теперь так же нажимая на кнопки в мастере можно просмотреть все документы, которые у нас получатся. Как видно в самом документе уже стоят вставленные нами данные:

Как в Microsoft Word сделать кучу однотипных писем (функция "Слияние")

Теперь осталось только нажать в мастере "Далее. Завершение слияния" и сохранить получившийся документ. Для сохранения нужно в последнем шаге мастера слияния нажать кнопку "Изменить часть писем". Откроется новый документ Word, в котором на отдельных страницах будут ваши уже готовые документы. Остается только отправить на печать или сохранить получившуюся "портянку".

Буду рад, если кому-то поможет мой небольшой мануальчик ("пальцы вверх"). Пишите в комментариях нужны такие статьи или нет.

Большое спасибо за уделенное время. Напишите в комментариях, о чем еще вы хотели бы прочитать в следующих статьях.