Для начала шуточный тест.
1. Что нужно сделать, когда у вас много работы?
А) Делегировать (4) Б) Автоматизировать (2)
В) Уволиться (3) Г) Составить план (1)
2. Когда сотрудник, которому вы делегировали работу, не выполнит её, что вы сделаете?
А) Накричу (1) Б) Накажу (2)
В) Скажу, чтобы учился делегированию (4) Г) Да как он посмел! Холоп (3)
3. Когда вам делегируют задачу, вы
А) Возмущаетесь, потом выполняете (3) Б) Выясняете подробности (1)
В) Саботируете (2) Г) Делегируете дальше (4)
Если вы набрали 12 баллов, напишите, пожалуйста, где вы работаете, чтобы я туда случайно не устроился.
Делегирование часто ошибочно относят к тайм-менеджменту, но это менеджмент в чистом виде и один из самых сложных навыков в управлении. Давайте разберёмся почему?
Что такое делегирование? Определение
Это передача задачи или функции и полномочий. Не ответственности! Ответственность за выполнение задачи и функции остаётся за вами. Если вы скажете: «Это же Иванов делал!», то любой руководитель ответит что-то типа: «А кто его нанял? А кто его обучал? А кто его инструктировал? А кому он, в конце концов, подчиняется? А?»
Но у сотрудника всегда остаётся ответственность перед вами, как руководителем.
Делегирование задачи и функции в чём разница?
Давайте разберёмся в самом противоречивом вопросе, что же мы делегируем задачу или функцию. Разберём на примере.
Иванов Иван Иванович открыл прачечную. Сайт сделали сам. Соцсети ведёт сам. Рекламу дал сам. Бельё забирает и развозит сам. Стирает сам. Пятна выводите сам. Гладит сам. Налоги платит сам. И так далее.
Через год расширяется и нанимаете помощника.
Теперь стирает, выводит пятна и гладит помощник. Иван делегировал функцию. Сотрудник отвечает за стирку, а Иван за всё остальное. Но перед клиентом отвечаете всё же Иванов Иван.
Когда у сотрудника нет работы Иван Иванович просит его выкладывать что-нибудь в соцсети. Функция коммуникации осталась за руководителем, а задачу по поиску контента он делегировал. Если Иван сделал всё правильно – получит результат, иначе - проблемы и потерю времени при исправлении.
Прошёл ещё год. Господин Иванов принимает курьера, который забирает и развозит заказы и оператора на телефон. Она же smm-менеджер, она же бухгалтер, она же секретарь, она же супруга. Иван Иванович делегировал ещё несколько функций: логистику, бухгалтерию и коммуникации.
Ещё через год он открываете несколько точек и, первая прачка становится директором по производству, а первый курьер - директором по логистике. Супруга же становится коммерческим директором.
Как делегируют функции на верхнем уровне, думаю, уже понятно. А вот как директор по логистике, он же бывший курьер, будет распределять работу между двумя своими подчинёнными непонятно. Будет делегировать функцию транспортировки, оставляя за собой управление, возможно отчётность и диспетчеризацию или делегирует всё кроме управления. Нужно ли ему в этом помогать? А если курьеров будет не два, а десять? А если добавится диспетчер? А сможет ли он делегировать курьерам задачи, которые до этого выполнял сам, например, отчёт по ГСМ?
Ещё через год у Ивана Ивановича уже сеть. В новую прачечную он принимает управляющего и делегируете ему функции. Сколько функций и какие зависит от структуры организации и, конечно же, от господина Иванова.
Как новый сотрудник будет делегировать функции и задачи зависит от него, от его непосредственного руководителя, и, конечно же, от Ивана Ивановича. Сразу же управляющему начинают делегировать задачи: напечатать и установить баннер перед прачечной, закупить дополнительное оборудование, провести оценку удовлетворённости клиентов методом анкетирования и так далее и тому подобное. Когда и как он их будет выполнять уже никого не волнует.
Ещё пару лет и у Иванова федеральная сеть. Но сейчас уже не о нём, а о тех людях, которые делегируют функции и задачи внутри организации. То есть о нас с вами. От того в каком месте этой структуры мы находимся, зависит какие функции делегированы нам, какие мы делегируем дальше и как результат насколько мы успешны.
Выводы
1. Делегирование функций – это распределение работы внутри подразделения. Обычно при организации этого подразделения.
2. Делегирование задач – это передача части функции человеку, который к ней до этого момента не имел никакого отношения.
3. Чтобы делегировать функции нужно понимать все функции своего подразделения.
4. Чтобы делегировать задачи нужно понимать много чего кроме функций и задач подразделения (об этом поговорим в других статьях).
5. Делегирование - это менеджмент, потому что в нём присутствуют все функции менеджмента.