Система для управляющей компании ЖКХ и мобильное приложение жителя: преимущества и сложности внедрения

В новых реалиях, когда управляющие ЖКХ компании со всех сторон атакованы предложениями и предписаниями, сделать выбор в пользу дополнительных инвестиций непросто. Законодательство в сфере ЖКХ ужесточается, жильцы становятся более грамотными и более требовательными, программное обеспечение устаревает, сотрудникам все сложнее оперировать возрастающим потоком информации, правил, программ.

Управляющие компании, стремящиеся к повышению лояльности жителей и удобству работы сотрудников, все-таки находят средства и время для оптимизации своих процессов с помощью внедрения новых технологий автоматизации.

Здесь есть подводные камни. У многих управляющих компаний уже есть лицензированное программное обеспечение, заключены договора на банковское обслуживание и с партнерами, принимающими платежи. Некоторые УК разработали программу под себя или установили CRM-систему. Во многих компаниях подключена телефония, чат-боты, активно используются мессенджеры. И к каждому из нововведений пришлось привыкать не только сотрудникам управляющей организации, но и жильцам домов под ее управлением. Сайт с личным кабинетом и мобильное приложение жителя — очень редкие, скорее, пока единичные явления.

Между тем сохраняется большой поток взаимодействия с жителями, обрабатываемый вручную и лично — звонки, письменные заявки, необходимость развешивать объявления на подъездах, повторно распечатывать квитанции и так далее до бесконечности.

Выходом из ситуации, безусловно, является некая единая система управления домом, в которой рутинные процессы автоматизированы, которая бы позволила сделать все процессы максимально прозрачными как для сотрудника УК, так и для жителя.

Преимущества единой системы типа «Умное ЖКХ» для управляющей компании

  • Все — в одном месте. Система в автоматическом режиме собирает данные показаний, квитанций, информацию по объектам и собственникам, хранит всю историю взаимодействия по каждой квартире, все заявки и звонки.
  • Жители всегда на связи — отправлять уведомления можно нажатием одной кнопки — e-mail/sms/push. Это касается и новостей управляющей компании, и уведомлений о работах, задолженности, необходимости передать показания и т.п.
  • У жителей меньше вопросов — они имеют доступ ко всей своей истории, снимается нагрузка c операторов клиентского отдела.
  • Система позволяет выполнять требования ПП 416 «О порядке осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами» с минимальными рисками штрафов 
  • Реализована возможность прикладывать фотографии к заявке — снижение количества ложных вызовов, когда эмоциональное описание от жителя не соответствует реальной ситуации

Сложности при внедрении автоматизированной системы управления в ЖКХ

  • Необходимость внедрения. На какое-то время нагрузка на сотрудников возрастает — к любой системе нужно приноровиться, привыкнуть. Здесь степень сложности зависит о того, насколько хорошо продумана система, насколько удобна и понятна она в использовании. Плюс, возможно, придется отказаться от каких-то сервисов, которые уже внедрены и привычны.
  • Невозможно на 100% отказаться от текущих ручных процессов. В любом случае, в зависимости от контингента, будет сохраняться процент жителей, которые оплачивают квитанции и передают показания только лично, любят разговаривать по телефону или приходить на прием.
  • Дополнительные затраты. Обычно подобные системы работают по принципу абонентской платы, и, возможно, не все жители захотят оплачивать сервис такого рода. Здесь возможно два варианта — управляющая компания берет все расходы на себя (сумма порядка 10-15 тысяч в месяц), либо распределяет затраты на жителей, которые готовы пользоваться системой (так называемая оплата «за активные лицевые счета»)
  • Повышение ответственности. Необходимо четко следовать всем регламентам, в особенности по обработке заявок. У жителей появляется возможность полностью контролировать процесс эксплуатации своего дома и квартиры. С другой стороны, и у управляющей компании информация по конкретному жителю и по конкретной заявке хранится в единой базе, и при возникновении спорных ситуаций у обеих сторон будет полная картина.

В целом, все эти сложности преодолимы, и особенно хорошо такая система подойдет вновь образованным управляющим компаниям, а также тем, в чьих домах живут прогрессивные, стремящиеся в экономии своего времени люди. Старый жилой фонд подстроить под новую систему будет непросто.

Поэтому такие системы, в первую очередь, рекомендуется устанавливать на новых объектах, что не только обеспечит удобную работу УК после сдачи дома, но и будет одним из факторов выбора будущего жилья для потенциальных покупателей. Люди выбирают лучшее и самое удобное, и инвестиции в подобные решения всегда оправданы.