Учет представительских расходов

Представительские расходы – это расходы, связанные с приемом и обслуживанием представителей других организаций с целью установления и поддержания сотрудничества.

Учет представительских расходов

В бухгалтерском учете представительские расходы учитываются в полной мере в составе прочих расходов.

В налоговом учете по налогу на прибыль представительские расходы нормируются. Представительские расходы в суммах, не превышающих 4% от расходов на оплату труда, учитываются в составе прочих расходов (п. 22 статьи 264 НК РФ). Расходы сверх норм осуществляются из собственных средств организации.

В составе представительских расходов могут быть учтены: расходы на проведение официальной встречи (завтрака, обеда, другого аналогичного мероприятия), расходы на буфетное обслуживание, расходы по доставке гостей до места проведения встречи и обратно, услуги переводчика.

В качестве представительских расходов не признаются расходы по проживанию гостей и организации для них развлекательных мероприятий.

При УСН учесть в налоговых расходах представительские расходы не получится, так как такой вид расходов не поименован в закрытом перечне расходов при УСН (статья 346.16 НК РФ).

Пример 1

Организация принимала представителей других организаций. Расходы составили 20 тыс. рублей (без НДС), в том числе расходы на продукты для буфетного обслуживания и раздаточные материалы 5 тыс. руб. Расходы подтверждены документами. Расходы на оплату труда за отчетный период составили 298 тыс. рублей. Определить представительские расходы, которые могут быть учтены в налоговом учете по налогу на прибыль. Отразить операцию в бухгалтерском учете.

В налоговом учете будет учтено в качестве представительских расходов – 11 920 рублей. 298 000,00 * 4% = 11 920,00

В бухгалтерском учете:

Дебет 10 Кредит 60, 76, 71 – 5 000, 000 - учтены продукты для буфетного обслуживания, раздаточные материалы для участников (ручки, блокноты и т.п.).

Дебет 26, 44 Кредит 10, 60, 76, 71 – 11 920,00 - представительские расходы признаны расходами по обычным видам деятельности.

Дебет 26, 44 Кредит 10, 60, 76, 71 – 8 080,00 – часть представительских расходов отнесена к расходам, не учитываемым при налогообложении.

Учет представительских расходов в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видео:

Учет представительских расходов при применении ПБУ 18/02

Если организация применяет ПБУ 18/02, необходимо сформировать данные по разницам между бухгалтерским и налоговым учетом (при превышении фактических представительских расходов над нормируемыми).

Пример 2

Воспользуемся условиями Примера 1. Предположим, что встреча с контрагентами происходила в 3-м квартале года. Других представительских расходов не было. Расходы по оплате труда на конец года составили 450 000,00

Бухгалтерские проводки (дополнительно к приведенным примере 1):

Дебет 09.01 Кредит 68.04.2 – 1 616,00 ((20 000 – 11 920) * 20%) - сформирован отложенный налоговый актив в 3-м квартале,

Дебет 68.04.2 Кредит 09.01 - 1 216,00 ((450 000* 4% - 11 920) * 20%) - погашен налоговый актив (частично) в 4-м квартале,

Дебет 99.01 Кредит 09.01– 400,00 списана непогашенная на конец года сумма налогового актива.

Такой учет представительских расходов по ПБУ 18/02 ведется до конца 2019 года.

С 2020 г. будут действовать другие правила.

Документы, подтверждающие представительские расходы

В Налоговом кодексе РФ конкретные документы для подтверждения представительских расходы не указаны. Советуем создать документы, которые не только подтверждают понесенные расходы, но и являются обоснованием для их осуществления.

Это может быть: приказ руководителя организации о суммах представительских расходов на конкретное мероприятие, смета представительских расходов, отчет о представительских расходах ответственного лица, локальный нормативный акт – положение о представительских расходах в компании.

Аналогичные рекомендации приведены в Письме Минфина России от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675. Другие первичные документы (чеки, акты, накладные) оформляются по общим правилам.