Планирование проекта

27 July 2019

Короткий и простой список шагов, которые должен сделать менеджер, чтобы спланировать проект.

Планирование проекта

Планирование помогает определить, чего мы хотим достичь в проекте и как этого достичь. Если не планировать проект, а сразу же начать его делать, велика вероятность потратить кучу ресурсов и сделать в итоге ненужный продукт. Кроме того, без планирования трудно оценить эффективность работы в проекте. Я подготовил список шагов, которые должен сделать менеджер, чтобы спланировать проект.

Список не следует рассматривать как исчерпывающее описание процесса планирования. Я отметил самые важные пункты, которые желательно выполнить при планировании любого проекта, и представил их в краткой и простой форме. Всегда нужно помнить, что сложность проекта и отраслевая специфика влияет на то, чему следует уделять повышенное внимание при планировании. Для более полного представления о планировании рекомендую прочитать Свод знаний по управлению проектами или книгу К. Хелдман "Профессиональное управление проектами".

Чтобы спланировать проект, нужно ответить на два вопроса "Чего мы хотим достичь?" и "Как этого достичь?". Начнем с первого вопроса.

Чего мы хотим?

1. Ответ на этот вопрос позволяет сформировать цели проекта. Проект — это движение из точки А в точку Б. Мы должны описать точку Б, то есть куда хотим прийти. В предыдущей статье я писал про постановку целей в проекте. Чтобы это сделать, нужно последовательно ответить на три вопроса. Первый — зачем мы делаем проект? Второй — как мы поймем, что достигли цели? Третий — что хотим создать в итоге? Цель — основа всего, поэтому планирование начинается с нее. Если ее нет, мы не знаем, куда идем.

2. Результат любого проекта — продукт, поэтому после постановки цели переходим к нему. Менеджер должен определиться с тем, что получится в конце проекте, на профессиональном языке — определить содержание проекта. Пример — если мы решили сделать новый забор, то забор и будет содержанием проекта.

Содержание можно дробить на мелкие части, чтобы его было легче контролировать. К примеру, в содержание "забор" можно включить много продуктов: столбы для забора, планки, которые соединяют столбы, листы профнастила и так далее. Такую операцию называются создание иерархической структуры продукта проекта, в рамках которой мы главный продукт "разбиваем" на множество мелких.

Простой пример иерархической структуры продукта. Основной продукт состоит из трех дополнительных, которые тоже можно раздробить на более мелкие продукты.
Простой пример иерархической структуры продукта. Основной продукт состоит из трех дополнительных, которые тоже можно раздробить на более мелкие продукты.

Каждый подпродукт такой структуры должен быть качественным. Качество означает наличие характеристик, которые нас удовлетворяют. Например, нам нужны столбы 200 мм, высотой 2 метра. Если столбы обладают этими характеристиками, то значит, что они качественные.

Итак, на втором шаге мы должны определить содержание проекта → разбить его на мелкие части → определить характеристики, которыми должна обладать каждый подпродукт.

Как этого достигнем?

3. Переходим ко второму вопросу, сначала мы определяем работы, которые нужно сделать, чтобы создать продукт. Также это первый шаг для расчета длительности проекта и его стоимости. Допустим, у нас на даче стоит старый забор. Его нужно снести, прежде чем строить новый. Поэтому снос старого забора будет одной из наших работ. Другой пример — чтобы новый забор держался, нужно закупить столбы и закопать их. Соответственно, нашими работами будут "Закупка столбов" и "Установка столбов".

4. У нас есть список работ. Теперь задаем последовательность работ, то есть определяем порядок выполнения работ. Например, мы не можем строить новый забор, пока стоит старый. Поэтому сначала мы делаем работу "Снос забора" и только затем все работы, связанные с установкой нового забора. Здесь все просто.

Теперь определяем сроки и бюджет каждой работы. Их можно оценивать приблизительно, а можно точно высчитывать. Например, приблизительная оценка срока работы "Установка столбов" — за 5 часов справимся, точная оценка — нам нужно установить 12 столбов, на установку одного столба уходит 30 минут, значит, работа займет 6 часов.

Если сложить сроки и бюджет всех работ, то мы получим сроки и бюджет всего проекта. Конечно, нужно помнить про то, что некоторые работы можно выполнять одновременно, поэтому сроки могут уменьшиться.

Определить работы проекта → Задать последовательность → Определить сроки и бюджет каждой работы → Обозначить сроки и бюджет всего проекта.

На практике некоторые работы можно делать одновременно, что сократит длительность проекта. К примеру, если будем делать работу 1 и 2 одновременно, то проект будет идти 13 дней.
На практике некоторые работы можно делать одновременно, что сократит длительность проекта. К примеру, если будем делать работу 1 и 2 одновременно, то проект будет идти 13 дней.

5. Определить ресурсы — какие люди у нас есть в распоряжении, какими материалами располагаем, какие затраты можем нести. Люди — допустим, забор будут делать папа и сын, материалы — молотки, пилы, болты, затраты — 20 тысяч на выполнение работы. Главный вопрос — достаточно ли у нас ресурсов для реализации проекта?

Если ресурсов недостаточно, начинаем оптимизировать план по срокам и бюджету. Возможно, нужно снизить где-то качество, чтобы сэкономить, возможно, папы и сына недостаточно, чтобы реализовать проект в заданные сроки, поэтому придется их увеличить.

6. Назначить ответственных за выполнение работ, исполнителей, и тех, кто согласовывает ее и утверждает результат. Допустим, за "Установку столбов" отвечает только папа, потому что он хорошо знает, как это делать, если что-то будет не так, спрашивать будут с него. Исполнителями будут папа и сын. Папа согласовывает и утверждает работу с мамой. И так с каждой работой. На этом этапе формируется команда проекта.

Кто отвечает — кто сделает — кто согласует — кто утвердит.

7. Проанализировать риски проекта. Проекты не проходят идеально, всегда возникают обстоятельства, которые грозят что-либо сорвать, поэтому их необходимо учитывать при планировании. Отключение электричества — риск, плохие погодные условия — риск, задержка поставки — тоже риск. Из-за рисков сроки и бюджет могут увеличиться, поэтому при расчетах имеет смысл учитывать риски. К примеру, если прогноз показывает плохую погоду в один день, то добавляем один день к сроку проекта.

Планирование проекта

Перечисленных 7 шагов достаточно, чтобы сформировать хороший план проекта. Если менеджер проекта их пройдет, у него будет понимание цели, продукта и пути по достижению цели. Он точно знает, куда идти, это сигнал для начала реализации проекта.

Напомню, что планирование в проекте не ограничивается указанными шагами. Планирование может включать в себя множество аспектов: анализ ограничений проекта, установку контрольных точек, проработку процедуры внесения изменений в проект, описание методов работы с командой. Более подробно о них можно прочитать в источниках, которые я уже упоминал, — Свод знаний по управлению проектами и книга К. Хелдман "Профессиональное управление проектами".

Названные шаги — базис для планирования, если их не сделать, то фундамент окажется слабым, и проект рухнет. В лучшем случае менеджер проекта придет к точке Б с большими затратами ресурсов. В худшем случае — с большими затратами и ненужным продуктом. Чтобы такого не случилось, нужно проделать каждый из 7 шагов:

Поставить цель → Описать продукт → Обозначить работы → Задать последовательность работ, определить их сроки и бюджет → Найти ресурсы → Собрать команду → Заложить риски.

Буду рад услышать ваше мнение о том, как грамотно планировать проекты.