С бумажного на человеческий: разбираемся в транспортных документах и учимся их читать

Без бумажки, ты, конечно, не букашка. Но уж точно не участник грузоперевозок. Лишним будет писать о значении сопроводительной документации, поэтому мы просто расскажем, как найти в ней нужную информацию.

Начнём, наверно, с самого популярного вида перевозок – автомобильных. Машинами едет, считай, всё. В международных автомобильных перевозках главное – это CMR накладная. Она объединяет в себе информацию из сопроводительных документов. Это целый роман из жизни груза – можно узнать кто, что, сколько, кому, откуда и куда, как долго везли – и не только. По оригинальному экземпляру CMR получают отправитель, получатель и перевозчик. И бумаги всем троим лучше лишний раз сверить и перепроверить – любое несовпадение с другими документами грозит проблемами и простоями, и особой головной болью для перевозчиков. Итак, как читать CMR. Первые две графы – отправитель и получатель. Именно им или их законным представителям предстоит ставить штампы в 22 и 24 графах. Графы 1 и 2 заполняются по инвойсу. Третья графа – место доставки, четвертая – фактического забора груза. В пятой – указываются сопроводительные документы, в первую очередь инвойсы (желательно, с датой выдачи). С 7 по 11 разделы посвящены перевозимым товарам. От наименования до веса, причем брутто. Таможня назначения или склад временного хранения указываются в 13. Вообще основная задача клиента – просто прописать правильно все в отгрузочных документах со своей стороны, отмечает руководитель департамента мультимодальных перевозок ACEX Group  Алексей Липатов:

Мы для того и работаем, чтобы клиент мог спокойно продолжать заниматься своей деятельностью. А вопросы заполнения транспортных документов мы возьмем на себя. Мы сами заполняем CMR – вписать таможенный пост, номер машины и так далее – это наша сфера. При импортных отгрузках отправитель отвечает за оформление CMR, но мы предпочитаем подготовить накладную заранее и направить её отправителю, чтобы избежать ошибок и неточностей. Важно, чтобы всё совпадало: отправитель, получатель, количество мест и прочее. То есть клиент должен удостовериться, что документы выписали именно на тот товар, остальное дело за нами.

Железнодорожная накладная СМГС – это 6 пронумерованных листов, которые заполняет отправитель и предъявляет перевозчику. Здесь – оригинал накладной – на первом листе – и дубликат, дорожная ведомость, листы выдачи, приёма и уведомления о получении груза.  В документах, естественно, можно найти наименование, а иногда и контакты отправителя, название станции отправления с наименованием железной дороги (оно закодировано в 2-4 буквы, к примеру, ГР – для железных дорог Грузии или ДСВН – для Вьетнама). Все подробности – от условий перевозки до маршрута и описания повреждения вагонов указываются в заявлениях отправителя. Естественно, обозначаются и вес, и станция назначения. Есть нюанс: в графе 8 нужно указать, кто предоставил вагон – отправитель или перевозчик. И даже если это сделал получатель – всё равно надо писать «отправитель», то есть «О» - в этом деле они приравнены друг к другу.

СМГСAirway bill
СМГСAirway bill

Авианакладная грузовая (AirwayBill) переплевывает все предыдущие хотя бы по количеству экземпляров: их печатают до 12 штук. Из них 3 – оригиналы - для отправителя, перевозчика и получателя. Остальное - копии. Даже номер этой бумаги глубоко информационен: у AirwayBill есть 11-значный номер. И это не просто цифры – первые 3 из них – префикс авиакомпании (скажем, 235-Turkish Airlines или 157 у Qatar Airways), а уже следующие – порядковый номер. Такие накладные называют MAWB – Master AirWayBill – мастер авианакладная. В случаях консолидации нескольких грузов от разных отправителей или для разных получателей или отправки между двумя грузовыми агентами используют HAWB – House AirWayBill – домашняя накладная, в этом случае MAWB выступает как транспортный документ, связывающий агентов в стране отправления и назначения и авиакомпанию, а HAWB уже используется для таможенных целей. Но в условиях российского рынка большая часть перевозок идет по прямым MAWB, отмечает руководитель отдела по работе с клиентами ACEX Евгения Видулина:

Если мы оказываем услуги по таможенному оформлению, то, как правило, проверкой корректности оформления авианакладной, ее соответствия отгрузочным документам занимаемся мы сами. Главными графами для клиента являются, по сути, «отправитель» и «получатель». Характер груза с таможенной точки зрения интересен редко (только в случае опасных грузов, там правила строгие). Также стоит проверить вес – если вместо заявленных 30 кг прибыло 80 – есть вероятность, что отгрузили что-то не то - минимальные расхождения при этом не страшны. Есть какие-то индивидуальные моменты – например, если важно, чтобы груз прибыл именно в Шереметьево, надо убедиться, чтобы груз не был отправлен на авиакомпании, рейсы которой обслуживаются только в Домодедово. Но в целом основное для клиента – номер накладной, по которому на сайте авиакомпании можно следить за передвижением груза (маршрут и данные бронирования прописываются и в накладной, но в реальном времени информация актуальнее).

В морский перевозках сигналом к оплате в зависимости от условий поставки и договоренностей является коносамент (Bill of Landing) – это очень важный документ как для пересечения границы, так и для подтверждения отправки, отмечает коммерческий директор Black Sea Shipping Ltd Денис Бобраков:

Существует три вида работы с коносаментами. Это работа с оригиналами – выдача в офисе морской линии страны отправления и сдача в офисе страны назначения, но этот способ уходит в прошлое. Следующий – телекс-релиз (Telexrelease) – выпуск оригиналов в адрес плательщика фрахта и сдача их после подтверждения сторон (чаще всего после оплаты). И вейбил (SeaWayBill) – разрешение на передачу грузов без выпуска оригиналов в стране отправления, что серьезно ускоряет и упрощает процесс. При этом коносамент это прежде всего документ в отношениях экспедитора и морской линии. То есть для клиентов он не так сильно важен, как инвойс.

В конечном счете, внимательность и правильный выбор специалистов по перевозкам сэкономят клиенту и время, и деньги.