Как все успевать. Часть 4 из 4

11 September 2019

- Нужно уметь работать в режиме многозадачности, говорит директор одному из моих участников тренингов. Но так ли это? Пора раскрыть понятие многозадачности и научиться в нем работать.

Замечу, что в последнее время, многие соискатели в своих резюме пишут – умею работать в режиме многозадачности.

Действительно, ежеминутно падает все больше и больше задач сваливаются как со стороны бизнеса, так и в личной жизни. Благо мы уже умеем распределять задачи по приоритетам и осуществлять выполнение объемных задач. Это ещё не все. Уметь планировать это хорошо, при этом есть форс - мажерные задачи, ситуации, что делать с ними? Ответ – фильтровать.

В этой статье я научу вас пользоваться фильтром задач который разработал сам, совмещая матрицу эйзенхауэра, диаграму Ганта, делегирование, игнорирование. Этот фильтр рабочий на 100%, во всяком случае так говорят участники тренингов которых я с ним знакомил.

При этом сразу хочу вас предупредить: после того, когда вы научитесь расставлять задачи по приоритетам, планировать объемные задачи и научитесь работать в режиме многозадачности – у вас появится больше времени – что вы с ним будите делать?

Прошу всерьез задуматься над этим вопросом, так как сначала человек радуется что у него появилось много свободного времени, что потом? Он отдает его хронофагам, а что, все ровно делать нечего. Поэтому, перед тем как познать все инструменты управления временем подумайте – а нужно ли вам то самое свободное время, и для чего?

Яндекс картинки
Яндекс картинки

А теперь к многозадачности. Предлагаю перейти к сравнению многозадачности в жизни и в бизнесе. Представим, что мы идем в ресторан что бы вкусно поужинать. Кушаем и в этот момент звонит телефон – мы сможем разговаривать с набитым едой ртом? Сможем, при этом это будет не комфортно и можно подавиться. Поговорили по телефону дожевали, пришла смс – «Отчет нужно завтра к восьми утра». В этих примерах вы видите то, что человек не может выполнять одновременно несколько дел качественно. А теперь ГО в бизнес.

Пример: Отправить отчет нужно было вчера до 12 дня – поэтому делай, так же отправь заказ на товар через 30 минут, кстати тебе с бухгалтерии звонили – некорректно заполнена накладная – исправь, так как им квартал закрывать. Почему у тебя ценников нет на витрине – клиенты уже ходят. Знакома ситуация? Какие тут приоритеты, какие тут диаграммы Ганта – тут делать надо все сейчас и очень быстро. И это критично тем. Что в потоке большого количества задач человек просто не успевает задуматься о планировании.

При этом он может сказать руководителю – я не успею, или когда мне все успеть. На что руководитель скажет – дорогой мой, нужно уметь работать в режиме многозадачности))).

Яндекс картинки
Яндекс картинки

Являясь сотрудником компании я уверен, что вы получаете задачи с разных источников – мессенджеры, электронная почта, факс, рассылка, звонки, совещания и так далее. В итоге человек быстро выгорает, увольняется и на его место приходит новый человек и с ним происходит тоже самое. И это абсолютно нормально. С удовольствием рассказал что делать с многозадачностью, кто в этом виноват, почему так происходит, при этом, я не готов отнимать у тебя много времени, все есть в моей книге.

Ссылка на книгу "Стань эффективнее"

Предлагаю сразу познакомиться с фильтром задач, который поможет тебе работать в режиме многозадачности и предупредить появление важных и срочных задач.

Для это, прежде чем начать что-то делать спроси себя – «какой результат должен получиться после выполненной работы».

После этого нужно задать следующий вопрос: «это вообще нужно делать?», если нет, значит это не важно и не срочное дело, его можно забыть.

Если же задачу нужно выполнить то уточняем – «эту задачу может сделать кто-то другой? Если да – делегируем, если нет, то определяем – сколько времени займет выполнение этой задачи. Около пяти минут – делаем сейчас.

Задача занимает больше времени? Тогда решаем – нужно ли создавать диаграмму Ганта – если да, то создаем и двигаемся по ней. Если диаграмму Ганта создавать не нужно, то уточняем, какие есть сроки – и планируем задачу. При этом, если сроков уже нет, то выдели на это время и сделай задачу.

Алгоритм задач, автор: Идиятов Ирек Ринадович
Алгоритм задач, автор: Идиятов Ирек Ринадович

Полную схему алгоритм задач можно скачать здесь:

Ссылка на алгоритм задач

А часто ли вы откладываете задачу которую можно сделать за 5 минут?

Поделитесь в комментариях ))

Все части марафона управления временем:

Часть 1. Воры времени.
Часть 2. Приоритеты.
Часть 3. Объемные задачи.
Часть 4. Многозадачность.