Про компенсацию за использование личного авто в служебных целях

27 August 2019

При соблюдении определенных условий компания может компенсировать расходы сотрудника за использование личного транспорта в служебных целях.

Здесь есть несколько важных правил, соблюдение которых обезопасит бизнес от претензий со стороны фискальных органов.

1.Работа сотрудника должна быть связана со служебными поездками. То есть в трудовом договоре или ином документе должно быть указано, что он не привязан прочной нитью к рабочему месту с 9 утра до 18 вечера, а должен в силу специфики своей работы совершать поездки к клиентам/поставщикам/покупателям и в прочие организации.

2. Срок выплаты компенсации. Вы не можете выплачивать эту компенсацию тогда, когда вам хочется или когда вспомнили. Это – сотрудник, если ему что-то положено, то это положенное должно выплачиваться по часам. Срок пропишите в распоряжении.

3. Компенсация может быть фиксированной или «плавающей». Здесь вы вольны сами выбирать сколько и от чего зависит. Вы можете привязать выплату к конкретному дню поездки или выплачивать независимо от того, сколько сотрудник колесил по Москве или Урюпинску за месяц. Ни закон о бухучете, ни НК РФ, ни никакой иной документ не ограничивает размер компенсации. Ее сумма ограничена вашим воображением и здравым смыслом.

4. У сотрудника должны быть документы, подтверждающие владение автомобилем (мотоциклом). Если машина мамы или тещи, то компенсация не положена. Ведь это уже не личное имущество.

5. Самое интересное: налоги.

Компенсация за использование личного автомобиля не облагается подоходным налогом (НДФЛ) в пределах норм, установленных соглашением между работником и работодателем.

А вот в расходы можно пустить только ту компенсацию, норма которой установлена Правительством РФ. На текущий момент мы руководствуемся постановлением от 08.02.2002 за № 92: если объем двигателя меньше 2000 см3, то норма компенсации составит 1200 руб. в месяц, свыше 2000 см3 – 1500 руб. в месяц. Суммы свыше этих норм включить в расходы, уменьшающие налог на прибыль, уже нельзя. Как видите, норма устарела и 1500 рублей это даже не полбака бензина по нынешним ценам, но уж как есть.

Кстати, компенсировать расходы сотруднику можно не только за использование автомобиля, но и за то, что он пользуется на работе своим ноутбуком, телефоном, планшетом.