Повышение эффективности работы команд
Концепция коллективной работы развивается быстрыми темпами, способствуя совершенствованию организаций, поскольку она является основным средством для достижения инновационных, комплексных изменений. В таких организациях, как Google и Mayo Clinic, большое значение приобретают инструменты и методики для улучшения и развития команды, на которые обращается особое внимание в ходе совместной исследовательской работы. Организации сталкиваются с более жесткими условиями работы и повышенной напряженностью на рынке, что вынуждает их формировать больше рабочих групп со сложными задачами по улучшению совместной работы, такими как распределение обязанностей, сокращение продолжительности совместной работы или включение представителей нескольких организаций, ранее не работавших в этой области. Специализация на экспертных знаниях и все более сложные проблемы обусловливают потребность в командной работе и сотрудничестве; глобализация и передовые коммуникационные технологии меняют контекст, в котором функционируют эти команды.
Искусственный интеллект (ИИ) позволяет компьютерным системам учиться и давать рекомендации, основанные на сложных базах знаний. ИИ становится потенциальной областью роста для содействия совершенствованию и развитию групп на рабочем месте, особенно для тех групп, которые обращают особое внимание на устойчивые границы традиционных групп, отличающихся динамичным и географически рассредоточенным составом, сменой приоритетов и сложными сроками. Эти нетрадиционные команды требуют особого внимания при формировании и внедрении, а также при последующем возобновлении работы для обеспечения высокой производительности. ИИ может заложить основу для сбора важной информации о команде, определения сильных и слабых сторон команды, а также предоставить диагностические инструменты, которые помогут использовать и то, и другое. Однако исследователи и специалисты-практики имеют ограниченный опыт использования искусственного интеллекта в контексте группы, отчасти из-за опасений относительно необходимого времени и вложений. Иными словами, широкомасштабное внедрение ИИ для повышения эффективности работы в команде происходит медленно.
Ученые изучили возникающие в организациях проблемы в работе в команде и обсудили потенциал ИИ для решения этих проблем на основе использования ИИ в студенческих проектных группах.
Искусственный интеллект в работе команды
На сегодняшний день ИИ на рабочем месте ориентирован на стандартные и рутинные решения; однако ожидается, что будущее ИИ окажет влияние на принятие решений руководством. В проводимых в настоящее время исследованиях и анализе использования ИИ в значительной степени игнорируются возможные преимущества и риски его использования в условиях, требующих интеграции данных эмпирического характера с субъективным анализом. ИИ обладает потенциалом для повышения эффективности развития и совершенствования командной работы руководителей и членов групп, однако ее применение может быть ограниченным в силу уникального характера динамики их деятельности и различных условий, в которых они работают.
Искусственный интеллект для команд: практическое применение
Ученые экспериментировали с таким инструментом, как искусственный интеллект, предназначенный для улучшения командной работы как на этапе создания и запуска, так и на этапе командного процесса. Он работает, предлагая членам команды заполнить краткий опрос с помощью мобильного бота. Бот использует искусственный интеллект для предоставления предложений по улучшению работы целевой команды на основе индивидуальных и командных ответов. Ученые использовали этот инструмент совместно с проектными группами студентов старших курсов MBA и бакалавриата во время их командных проектов, рассчитанных на семестр.
Выбор инструмента искусственного интеллекта основывался на предполагаемой эффективности полученной информации и простоте его использования. Работа метода осуществлялась в два этапа. На первом этапе бот задавал простые и понятные вопросы, призванные вовлечь членов команды в работу на ранних этапах ее существования, задавая им диагностические вопросы об их собственных ценностях и личности. Затем эта информация была обобщена и передана членам команды через интерфейс, к которому команда могла легко получить доступ при минимальной поддержке со стороны специалиста. Все члены команды имели равный доступ к сводным материалам и могли просматривать эту информацию во время совещаний команды или вне процесса совещаний команды.
Второй этап внедрения данной методики искусственного интеллекта произошел в промежуточном этапе жизненного цикла группы. Бот попросил членов команды заполнить групповой диагностический опрос (т.е. ответить на ряд вопросов об их командной работе до этого момента). После того, как 75% членов команды заполнили анкету через бот-интерфейс на смартфоне или компьютере, участники получили индивидуальное интерактивное резюме своей команды по различным аспектам эффективной командной работы, таким как эффективность управления конфликтами и принятия решений. Щелчки мышью по каждому из измерений предоставили дополнительную информацию о сильных сторонах и областях, требующих улучшения для команды. Кроме того, бот предоставил членам группы компьютерные ссылки на рекомендуемые инструменты для развития команды на основе диагностики, проведенной по уникальным ответам команды на опрос о работе в группе.
Преимущества использования искусственного интеллекта для повышения эффективности работы команды
Цель ученых была в том, чтобы использовать искусственный интеллект для улучшения работы в команде, сосредоточившись в первую очередь на начальном этапе коллективной работы как важнейшей составляющей для улучшения сотрудничества. Ученые понимали и ожидали, что эффективная система искусственного интеллекта может упростить и автоматизировать процесс формирования команды на начальном этапе проекта и обеспечить необходимую стабильность и эффективность. Кроме того, они специально пытались вмешаться в командные процессы в ходе работы в середине проекта, применяя целенаправленный подход, обеспечивающий обратную связь с командой по вопросам сильных сторон и областей для улучшения.
Такой подход обеспечил уникальную обратную связь с каждой группой по их конкретным специфическим областям, требующим улучшения, и выработал для каждой группы индивидуальные инструменты для улучшения результатов в этой конкретной области. Существующие же методы работы и решения в отношении командных действий и сплочения коллектива зачастую предлагают универсальный подход для улучшения командной работы из-за высоких затрат на адаптацию. Даже консультационная работа обычно сосредоточена на общем тренинге по совершенствованию процессов, который подходит всем командам, без учета специфической диагностики, нацеленной на определенную область развития. Исследователи ожидали, что такой индивидуальный подход, реализуемый с помощью системы искусственного интеллекта, позволяющей каждой команде получать уникальные и конкретные рекомендации с учетом динамики их собственной команды, будет более эффективным, чем универсальный набор предложений. Основываясь на использовании искусственного интеллекта в командах, ученые обнаружили следующие ключевые выгоды от его применения:
- Удобные в использовании инструменты искусственного интеллекта позволяют членам команды получать результаты непосредственно на своих мобильных устройствах. Мгновенный характер результатов согласуется с тем, как пользователи, особенно миллениалы, предпочитают получать информацию.
- Инструменты искусственного интеллекта ориентированы на более молодое поколение сотрудников, занимающих ключевые позиции на рабочих местах и формирующих команды в различных организациях. По мере того, как следующее поколение приходит на работу, появляются новые возможности для взаимодействия с коллективами различных организаций.
- Команды расположены к использованию инструментов искусственного интеллекта, когда они просты в освоении (тогда они даже находят его забавным). Фактор удовольствия от процесса облегчает командные обсуждения, которые могут показаться неловкими, напряженными или неудобными. Например, в одном из классов, где команды студентов старших курсов сформулировали свои нормы на основе оценки личности и ценностей, количество дискуссий возросло, веселья стало больше, а студенты не хотели уходить после окончания занятий. Это позволило командам начать позитивную совместную работу, установив при этом четкие рабочие нормы.
- Инструменты искусственного интеллекта позволяют членам групп и руководителям целенаправленно работать в конкретных областях, нуждающихся в улучшении, что может оказать немедленное воздействие. Инструмент ИИ обеспечивает анонимные сводные результаты, основанные на общих результатах работы группы, что позволяет членам группы предоставлять объективную информацию по основным направлениям деятельности группы. Например, одна из групп столкнулась с несогласованностью в оценке результативности. Оценка ИИ выявила область потенциального конфликта, чтобы группа могла обсудить и определить, что подразумевается под достижением, и решить, как преодолеть разногласия.
- Инструменты искусственного интеллекта дают возможность разрабатывать адресные и конкретные меры, которые позволяют группам специалистов непосредственно решать стоящие перед ними задачи. Он позволяет отрабатывать конкретные навыки в той области, в которой команда испытывает трудности. Ученые использовали различные подходы к реализации рекомендаций в процессе работы. Например, в студенческих группах тренер помогал участникам в их конкретной проблеме, что способствовало улучшению работы группы. Доступ к индивидуализированным, конкретным рекомендациям и последующим мерам позволил группам работать над улучшением их коллективной работы быстро и точно.
- Инструменты искусственного интеллекта более эффективно используют руководители групп и/или инструкторы. Им сложно найти время, чтобы помочь командам справиться с конфликтами и недопониманием. Используя инструмент искусственного интеллекта, они могут работать сразу с несколькими командами, доверяя точности анализа ИИ. Руководители групп могут способствовать расширению прав и возможностей своих сотрудников, с тем чтобы они могли начать работу над решением стоящих перед ними задач, прежде чем вступать в контакт с руководителем группы. Кроме того, инструмент искусственного интеллекта может эффективно собирать обратную связь о работе команды и предоставлять руководителям групп/инструкторам соответствующие указания для решения поставленных задач. ИИ позволяет руководителям иметь достаточно информации и данных для эффективной работы с несколькими группами.
