Приветствую вас, мои уважаемые читатели и подписчики!
Тему навеяло завтрашнее родительское собрание с основным вопросом повестки дня- подготовка к выпускному.
Вводная.
Сыну 14 лет, учится в 8 классе.
Дочке 22 года, уже прошли 2 выпускных)
А теперь по сути.
"Ну что ж, хорошо, что за 1,5 года озаботились подготовкой к выпуску", - подумала я, когда увидела в группе приглашение на собрание.
Как говорится, раньше сядем, раньше выйдем)
Как водится, поинтересовалась у сына, что там происходит.
Ответ был, что планируют собирать по 8000 непонятно пока еще на что.
Сумма меня слегка удивила. Для сравнения, в 2013 году дочке на выпускной из 9 класса собирали по 3500, в 2015 - по 4000 на выпускной из 11 класса.
Задумалась, что же за это время так кардинально поменялось?
И тут вспомнила конец 2012 года. Да, именно в декабре 2012 года, первый раз на родительском собрании у дочки в 9 классе заговорили о предстоящем выпускном. Решали. сколько денег собирать. Но при этом никто не понимал, что же хотят их дети на свой последний вечер в привычном коллективе класса.
Суммы назывались разные. Первая прикидка была не менее 6 000 руб.
Я спросила, а на ЧТО ИМЕННО пойдут эти деньги? Согласитесь, что для 16 летних на один вечер сумма достаточно немаленькая.
Ответ был: "Так собирали в прошлом году". На какую программу мероприятия, ответить никто толком не смог.
Тогда я проявила инициативу и взяла на себя организацию выпускного).
Что мы сделали? Предлагаю алгоритм, по которому Вы сможете реально спланировать качественное мероприятие для своих детей по разумной цене.
1. Проанализируйте рынок "готовых" предложений в вашем городе. Не поленитесь распечатать наиболее интересные варианты с ценниками.
2. Обсудите эти варианты с родителями и, главное, УЧЕНИКАМИ. Поверьте, наши дети не всегда хотят реализовать наши несбывшиеся фантазии об идеальном выпускном.
3. Если среди вариантов нашелся такой, который устраивает детей по наполнению, оцените посильность для родителей стоимости пакета. Уверена, она будет достаточно высокой. Причины уверенности расскажу нижу.
4. Скорее всего, во всех предложениях не обнаружится того самого волшебного сценария, который бы устроил каждого из выпускников (не забываем, это ИХ ПРАЗДНИК!!).
5. После 3 и 4 пункта, ответственного за мероприятие (в нашем случае, это была ваша покорная слуга) ждет мозговой штурм с целью найти компромиссное решение по соотношению цена/качество. Об этом- в следующих пунктах.
6. Изучите составляющие "идеального выпускного" по результатам опроса выпускников. Выделите наиболее массовые. В любом случае, не будет такого, что все они хотят абсолютно одного и того же. Сформируйте обобщенное предложение.
7. Изучите предложения ресторанов, ведущих, фотографов, видеооператоров, транспортных компаний. Все то, что явилось компонентами эскиза выпускного, сформированного в пункте 6.
Уверена, что Вы очень удивитесь, обзвонив по несколько вариантов каждого пункта, что сумма, получающаяся в итоге, примерно в 1,5, а то и 2 раза ниже той, что предлагают компании - организаторы "под ключ".
Ну во, собственно, и все. Далее Вы согласуете к обоюдному удовольствию и выпускников (главное), и родителей, программу и бюджет выпускного.
И составите договоры со всеми выбранными компаниями. Внесете аванс. Получите отчетные финансовые документы. Спланируете стыковку по времени всех этапов праздника. А в день праздника оплатите окончательные суммы каждому из участников организации процесса.
Именно в последнем абзаце содержится составляющая компании-организатора, которая превышает реальный бюджет.
Я согласна, что эти организационные моменты отнимают время.
Но все-таки, они не стоят столько, сколько за них просят при стандартном варианте праздника.
Ваше преимущество- в организации уникального праздника по разумной цене.
Именно так мне удалось организовать за 3500 руб с выпускника программу вечера:
- Автобус от пригорода до центра Санкт-Петербурга и обратно (заказывать 2 рейса получалось дороже. Проще было оплатить время простоя)
- "Закрытие" кафе, расположенного за Дворцовой площадью на набережной для организации нашего мероприятия. На 2013 год это обошлось в 70 000 руб. Но это не просто деньги на обеспечение недоступности других посетителей.
- В эти 70 000 руб вошло меню из 15 блюд, заказной торт около 5 кг с фейерверком, шоу-программа, напитки, фрукты, десерты (3 на выбор). Поскольку вечеринка была безалкогольная (16 лет), то деньги остались. На этот остаток нам с собой собрали напитки, фрукты, конфеты, и то, что осталось от заказанных десертов и торта.
- В бюджет вошла программа от ведущего в стиле "Чикаго". Выпускники были предупреждены, что в их костюме должны быть элементы декора того периода. Программа прошла на "ура". Если изначально было полускептическое отношение, что уже через 10 минут ведущий завел зал. 2 оплаченных часа, перемежавшихся временем на "поесть", выступлениями шоу (песни в стиле 20 годов, кабаре), прошли абсолютно незаметно. В стоимость ведущего была включена стоимость мини-призов за конкурсы
- По завершении времени ведущего кафе предоставило ди-джея (входило в сумму закрытия кафе).
- Дискотека продолжалась примерно час. Вначале был вывезен торт, украшенный фейерверками, с памятной надписью. Параллельно с дискотекой подавались горячие напитки, торт, десерты.
- Далее был арендован теплоход на 3 часа. Пристань отбытия вблизи кафе не была базовой для теплоходной компании. Поэтому 30 минут было оплачено на доставку к нужной пристани.
- 2,5 часа теплоходной прогулки перемежались посиделками на нижней палубе с напитками-фруктами-десертами, собранными из кафе, за просмотром смонтированного самими выпускниками фильма из видео, которые они снимали на телефон, фото и прочего. В зале была панель с возможностью подключения ноутбука, на котором был сохранен этот фильм. Ну и музыка- тоже)
- Представляете, каким выглядит Питер ясными летними вечерами, если смотреть на него с каналов и рек? Это великолепное зрелище, и, конечно, все выходили наверх. На борту были пледы, чтобы укрыться от свежего ветерка.
- В конце прогулки, выпускникам было предложено записать свои мечты на свиток памяти и прогрузить его в капсулу времени (заказывала по почте искусственно состаренный стилизованный свиток и капсулу).
- На пристани нас ожидал автобус для обратной дороги.
- Фото-видеосъемку выполнял наш знакомый за обед в кафе и 2000 руб. Качество- превосходное. Все желающие смогли скопировать себе диски.
Ну и как вам? Впечатляет? Смешные деньги за такой вариант, не правда ли? Сумма была названа исключительно для выпускника. Родители вносили только 1200 за меню, учителя наслаждались вечером бесплатно (решение собрания).
Забыла. эти деньги еще входили ленты выпускникам и цветы учителям)
Поэтому, завтра, наверное, опять придется выступить. Но сейчас еще достаточно времени, чтобы все продумать и рационально реализовать.
Напоследок порекомендую бронировать все составляющие минимум за 4 месяца (гораздо дешевле), проводить выпускной в будни, дата проведения выпускного не должна совпадать с датами массовых выпускных 11классников.
Удачи вам в организации выпускных!
Если Вам понравилась статься, прошу поддержать лайками, репостами, а так же подписаться на канал)
Если есть вопросы, с удовольствием отвечу в комментариях)
Спасибо!
Решила дописать продолжение (публикация- в 9.00 московского времени 24 декабря).
Если интересен подход, добро пожаловать в следующую статью!