Давайте разберемся
- Зачем, в принципе, нужен учет материалов в стоматологии?
- На какие вопросы учет может дать ответ?
- И что нужно сделать, чтобы вести учет так, чтобы он давал информацию для принятия решений?
Зачем учитывать?
Учет материалов в стоматологии – это часть управленческого учета, которая участвует в ответе на один из основных вопросов бизнеса: “Какова валовая прибыль в отчетном периоде?”, а именно: “Какой расход принять к учету в отчете о прибылях в этом месяце?”, если еще проще, то – “Сколько было потрачено материалов и на какую сумму в этом месяце?”
Дополнительно, при ведении учета по материалам, можно ответить на следующие вопросы:
- сколько было потрачено материалов за прошлый период и сравнительный анализ с прошлым периодом?
- сколько было потрачено материалов на направление деятельности или группу услуг?
- сколько и каких материалов остается на остатках, в количестве и сумме?
- сколько и каких материалов необходимо закупить?
- бюджеты закупок по материалам?
Начнем с простого: нужно посчитать расход по материалам – считаем сумму выбывших (израсходованных) материалов за период.
Например: За этот месяц принято материалов к расходу на 3 млн.руб. и 15800 единиц. Для того, чтобы подсчитать эту цифру необходимо:
- регистрировать все поступления материалов на предприятие по количеству и стоимости;
- регистрировать все выбытия и расходы материалов по количеству и стоимости;
Ок, за этот период расходов на 3 млн.руб и 15800 ед., а за прошлый месяц – 2.5 млн и 16500 ед. при одной и той же выручке. Почему? Не информативно получается с двумя показателями анализировать…
Карточка номенклатуры
Если добавить к вопросу слово “каких материалов потрачено?” , то уже учет нужен в разрезе номенклатурных позиций. Таким образом, помимо двух цифр для учета нам нужно понимание к какому конкретно материалу они относятся.
Для этого каждую закупаемую и расходуемую позицию необходимо вести на отдельной карточке номенклатуры. То есть при поступлении и выбытии материала указывать конкретный стоматологический материал. Таким образом получаем ответ – сколько конкретно каждого материала у нас имеется и расходуется. Смотрим скрин:
Все вроде понятно , но такая “портянка” не дает ответа, почему есть разница в объеме используемых материалов. Ну или дает, но только в пределах каждого материала, типа вот такого-то меньше, а вот такого-то больше.
Группы номенклатуры
Для того, чтобы отслеживать тенденции материалы необходимо объединить в группы материалов. Тогда по группе материалов можно будет предположить зависимость их расхода от какого-либо фактора.
Возникает вопрос, а на какие группы делить номенклатуру? Как вообще классифицировать стоматологические материалы? Оказывается есть целая дисциплина - СТОМАТОЛОГИЧЕСКОЕ МАТЕРИАЛОВЕДЕНИЕ.
Правда, классификация материалов для стоматологии, как для науки, и, как для управленческого учета, не совсем одинаковые вещи. Вот что предлагает основная классификация “по книжке”. К примеру, классификация по химической природе:
Более интересной выглядит классификация по области применения.
При такой классификации уже можно делать предположения, что материалы расходуются на соответствующие услуги, и объем расходуемых материалов должен коррелировать с выручкой по услугам, в которых они используются, а если нет, то существует какая-то проблема, типа, кражи на предприятии, перерасхода, не целевого использования и т.п. И с этим уже можно работать.
Главное правило на что нужно смотреть при классификации и группировке стоматологических материалов в учете – это для каких целей делается группировка материалов, для этого надо спроектировать, как минимум, в каких финансовых или оперативных отчетах понадобится группировка и оценка.
Для заметки – нет никаких жестких правил или аксиом “как это делается правильно”
Пример каталога номенклатуры материалов в программе
Пример с очередного проекта. Как видно на скрине, материалы разбиты на группы применения по “специализациям”.
Есть общие группы материалов которые используются в нескольких “специализациях”, например, такие как материалы в группах “Аптека” или “Общая расходка”, или материалы, которые слишком косвенно относятся к оказанию услуги, но участвуют в жизни клиники, такие как “ЦСО (дезинфекция, упаковка)”
Следует учитывать при такой классификации стоматологических материалов – не допускать дублей номенклатурных карточек, потому что это даст неверную информацию при оценке остатков по группам материалов, ведь одна и та же карточка будет находится в разных группах.
Такая же проблема будет и при регистрации расхода материала, будет непонятно по какой карточке регистрировать расход и неудобно оформлять, когда часть остатка надо списать по одной номенклатуре, а часть – по другой.
Таким образом, мы получаем возможность анализа поступающих и выбывающих материалов в разрезе их групп.
Неудобство текущей классификации материалов в том, что нельзя однозначно судить об объеме расхода по группе материалов на “специализацию”, потому что:
- характер выбытия (хозяйственной операции) материала может быть разный, расход в составе услуги или списание по сроку хранения, или утеря (кража).
- некоторые материалы нельзя однозначно идентифицировать по характеру применения основываясь только на группе материалов, потому что они могут использоваться в разных услугах.
А значит для основной задачи управленческого учета – учет затрат и их оптимизация, нельзя применять решения по четкому ограничению по лимитирующим цифрам, например, закупку материалов по лимитам на “специализацию”.
Ограничивать бюджеты, в таком случае лучше, с небольшим допущением, например +/- 10%. Процент отклонения необходимо вычислить эмпирически или на основании возможности распределения “общих” материалов в применении по “другим” специализациям или группам услуг.
Есть вопросы по учету или классификации материалов для учета в стоматологии? Ответим на все вопросы - https://interlogika.ru/consulting
В следующем материалы постараюсь описать способы списания материалов при оказании услуг!
