Добавьте удовольствия в проект! Часть I

Эффективное использование Bitrix24 для автоматизации проектов. Лайфхаки в Битрикс.
Автор:
Виктор Степанов, партнер, руководитель направления «Ключевые системы».

Часть I

Bitrix – динамично развивающаяся и при этом широко распространенная платформа. Новые возможности появляются с каждым релизом, и Сеть пестрит статьями и видео о различных лайфхках: как создать задачу путем отправки письма на хитрый адрес или как отобразить задачу из Битрикса одной компании в Битриксе другой компании (серьезно, такое возможно!). Но я хочу рассказать не о фичах для ценителей, а о базовых возможностях, регулярное применение которых поможет сделать ваши проекты успешнее. И это всего три «кита», на которых покоятся проекты, которые вы будете вспоминать с удовольствием:

1. Информирование стейкхолдеров
2. Совместная работа с файлами
3. Постоянное подключение

Сегодня поговорим об информировании стейкхолдеров

«No news – good news» – это не про проекты. 


Давайте припомним другую английскую поговорку: «The less we know – the more we suspect» (Чем меньше мы знаем, тем больше подозреваем. Billings). Когда человек не имеет достаточно информации об интересующем его предмете, он начинает питаться слухами, догадываться, а еще хуже – придумывать и подозревать неладное. Поэтому очень важно своевременно давать стейкхолдерам (заинтересованным лицам проекта) информацию о ходе проекта, о том, что их ждет, что от них требуется и почему. 

Информирование внутренних стейкхолдеров проекта
Информирование внутренних стейкхолдеров проекта
Информирование внутренних стейкхолдеров проекта

Обратная сторона медали – избыток информации. Спонсору проекта не обязательно читать горячее обсуждение о выборе шрифта для буклета нового продукта. У каждой функциональной группы в крупном проекте – у маркетологов, дизайнеров и программистов – своя «туса», свои обсуждения, интересные только участникам. Получается, что в любом проекте образуются своего рода «коммуникационные круги», охватывающие разных участников проекта (причем один человек, выступая в проекте в различных ролях, может входить в несколько «кругов»).

Коммуникационные круги в проектном управлении.
Коммуникационные круги в проектном управлении.
Коммуникационные круги в проектном управлении.

Каждому кругу будет соответствовать определенная форма коммуникации (в зависимости от срочности, насыщенности, частоты и других факторов). И Битрикс позволяет реализовать такую схему! Посмотрите на таблицу, которая обобщает основные задачи информирования стейкхолдеров применительно к функционалу Битрикс-портала:

Основные задачи стейкхолдеров проекта по группам.
Основные задачи стейкхолдеров проекта по группам.
Основные задачи стейкхолдеров проекта по группам.

Экстранет в Битрикс24

Все же упомяну об одном важном «лайфхаке» - функциональности «экстранет». Битрикс дает возможность приглашать в проект внешних участников проекта (например, подрядчиков, поставщиков, заказчиков и др. внешних партнеров). Такой участник проекта получает практически полный набор возможностей работы на портале, но только в рамках вашего проекта (например, не видит других сотрудников, живую ленту организации, общий календарь, папки других проектов). Включив ваших партнеров в свои проекты с помощью экстранет, вы вскоре обнаружите, что перестали заходить почту – все коммуникации перейдут на портал. 

Живые сообщение в ленте проекта
Живые сообщение в ленте проекта
Живые сообщение в ленте проекта

Несколько слов о том, как писать о проекте в «живую ленту». Даже странно, почему одни и те же люди, делающие такие интересные посты в соцсетях, пишут такие унылые заметки в Битрикс! Добавьте фотографии с совещания (это создаст эффект присутствия у тех, кто не смог участвовать во встрече), поделитесь сомнениями, пригласите к обсуждению, обсудите проблему. Одним словом – делитесь!

Благодарность в "Живой ленте" в Bitrix24.
Благодарность в "Живой ленте" в Bitrix24.
Благодарность в "Живой ленте" в Bitrix24.
Хотите сделать ваш проект таким? 

В следующей статье мы расскажем, как Битрикс помогает организовать командную работу с файлами и информацией. Следите за нашими обновлениями!

Задать вопрос Виктору Степанову.

------------------------------------------------------------------------------------------

Читайте бизнес-журнал "Ключевые страницы" для собственников и топ-менеджеров в Телеграм

Бесплатные прямые эфиры, новости, бизнес-обучение и ключевые бизнес-события в Беларуси на нашей странице в Facebook