Оптимизация печати: что это такое и для каких компаний подходит

17 August 2020

В последнее время бизнес столкнулся с острой необходимостью сокращения нерациональных расходов в офисной деятельности. Один из способов сократить бюджет компании заключается в грамотной оптимизации процесса печати. Несмотря на внедрение электронного документооборота, корпоративный расход бумаги и тонера не снижается. Поэтому спрос на печатное оборудование и комплектующие сохраняется. Но как не переплачивать за печать и обслуживание принтеров?

Что такое оптимизация печати

Оптимизация печати – сокращение расходов на печать с предварительным аудитом инфраструктуры печати с учетом всего печатающего оборудования, оценки стоимости отпечатка на нем и измерений показателей эффективности действующего парка в целом. На основании аудита проводится сокращение нерациональных расходов, повышение КПД каждого установленного принтера и МФУ и улучшения качества печати в целом. 

Сэкономленные средства на печати, как правило, достаточно ощутимы и будут заметны в цифрах бюджета компании. Как показывает реальный опыт, в любом офисе, где есть принтеры можно провести эффективную оптимизацию и сократить расходы на печать от 10% и выше.

Кто занимается оптимизацией печати

Оптимизация печати – сложный процесс, который требует от исполнителей узкоспециализированных знаний и опыта в анализе работы принтеров/МФУ. Оптимизацию можно провести самостоятельно, но нужно понимать, что входит в этот процесс, и почему грамотная оптимизация невозможна «на коленке». 

Дело в том, что провести предварительный анализ трудно без соответствующего опыта и готовых кейсов. Ведь нужно учитывать расходы не только на бумагу и тонер, но и недозагрузку печатного оборудования, отсутствие корректно настроенных политик печати, неправильно выбранные модели принтеров под существующие задачи, принтеры с излишне высоким потреблением электроэнергии и т.д. Каждая мелочь приводит к повышению себестоимости отпечатанных страниц. И для сокращения расходов нужно определить наиболее уязвимые точки в организации офисной печати.

Оптимизацию печати можно доверить и специалистам. Услуга уже давно востребована, ею пользуются руководители и предприниматели бизнеса разной сферы деятельности. Нанятые исполнители проведут полноценный аудит и оптимизируют работу офисной печати. Гарантия результата и подробный отчет – дополнительные бонусы, которые предоставляются заказчикам услуги.

Компании, которые занимаются оптимизацией печати и комплексным аутсорсингом, имеют банк готовых кейсов с примерами и конкретными цифрами. С этими данными можно предварительно ознакомиться. Это поможет понять, какого результата можно достичь.

Что входит в оптимизацию печати

Проблема многих офисов заключается в наличии целого «зоопарка» печатной техники. Установленные принтеры и МФУ разных моделей и от различных производителей затрудняют их обслуживание, делают его более дорогим и трудоемким. Поэтому обязательный этап оптимизации печати – анализ целесообразности каждой единицы техники.

По результатам аудита будет понятно, какие модели лучше убрать или заменить. Ведь иногда используемые принтеры имеют слишком низкий КПД. Они часто ломаются, а оригинальные комплектующие на них очень дорогие. Порой многофункциональные, дорогие и устаревшие принтеры увеличивают себестоимость печати. И это не заметить, пока не провести оптимизацию. 

Также нужно рассчитать время, затрачиваемое сотрудниками на печать и решение возможных поломок (например, исправление замятий бумаги). Представим ситуацию, когда секретарь или офис-менеджер подходит к принтеру для печати документации. И в этот момент происходит замятие бумаги или устройство попросту выдает ошибку с неизвестным кодом на дисплее. Что происходит в таком случае? Сотрудник сообщает о проблеме IT-специалисту или другому ответственному лицу. В итоге мы имеем потраченное время нескольких сотрудников и перерасход, связанный с вызовом IT-мастера или даже сторонней ремонтной организации. 

Оптимизация проводится для того, чтобы минимизировать подобные случаи. Аналитики просчитывают полезность и работоспособность каждой единицы оборудования, определяют себестоимость печати на отдельных устройствах и предлагают реорганизацию без дополнительных затрат. Грамотная оптимизация никогда не приводит к обычной замене устаревших принтеров новыми и дорогими моделями. Это нерационально. 

Как только выполнен предварительный просчет и анализ, можно приступать к самому процессу сокращения расходов на печать. В него может входить следующее:

  • замена устаревших и неэффективных принтеров (в некоторых случаях они меняются на новые модели на условиях аренды или лизинга);
  • точный подсчет расходов бумаги и тонера;
  • внедрение систем контроля (сокращает печать в личных целях сотрудников);
  • внедрение систем защиты печати (в том числе, подключение системы контролируемого доступа к печатному оборудованию);
  • смена поставщиков для поиска более выгодных условий;
  • оптимизация регламента обслуживания с целью уменьшения затрат и повышения эффективности. 

Этот список может дополняться или изменяться, в зависимости от предварительного анализа и пожеланий заказчика. 

Кому это необходимо

Оптимизация печати актуальна малому, среднему и крупному бизнесу. При наличии 5-ти печатных устройств в офисе и более можно ощутить положительный результат от сокращения расходов.

На качество оптимизации влияет и сфера деятельности компании. Например, производственные компании, издательства, юридические фирмы и бухгалтеры печатают стабильно много. И процедура сокращения расходов поможет им исключить переплаты за лишнюю бумагу, тонер, обслуживание без гарантии и прочее. В качестве примера можно привести случаи, когда в офисе сотрудники печатают внутренние документы для согласования только на одной странице с целью экономии собственного времени. Но лишь пару шагов отделяет их от того, чтобы рациональнее и экономичнее относиться к процедуре печати. 

Особую необходимость в оптимизации печати ощущают маркетинговые фирмы, представительства всевозможных брендов, нотариусы и адвокаты, финансовые компании, магазины и поставщики товаров. Везде есть необходимость ежедневно печатать сотни листов внутренней и внешней документации. 

Какую пользу это может принести

Оптимизация поможет не только определить реальные расходы, но и значительно сократить их. Еще одно преимущество оптимизации печати заключается в общем повышении качества отпечатанных страниц.

Не стоит забывать и о защите персональных данных. В некоторых сферах деятельности это критически важно. Печать документации – основной источник утечки конфиденциальной информации. Поэтому в процесс оптимизации часто входит установка специального защитного ПО или замена устаревших моделей принтеров на новые линейки с уже встроенными системами защиты данных. Технологии позволяют даже установить ограничение доступа к принтерам по ключ-карте или пин-коду. 

Финансовый результат от оптимизации может быть заметен, как в первый месяц, так и по истечению года. К совокупной выгоде относят общую экономию на расходных материалах, обслуживании, ремонте и временным затратам сотрудников. Практический опыт показывает, что можно добиться экономии до 60% бюджета. Но точную цифру удастся узнать уже после проведения аудита.

Оригинал статьи на https://www.printroom.ru/blog