Как писать коллегам, чтобы никого не бесить

153 full reads
Как писать коллегам, чтобы никого не бесить

Чтобы переписка с коллегами не вызывала раздражение и боль, Максим Ильяхов и Людмила Сарычева написали книгу «Новые правила деловой переписки». Она о том, как писать с подлинным уважением и заботой и не бесить коллег. Мы в Pyrus стараемся следовать советам из этой книги. Расскажем о нескольких правилах на примере одного сообщения.

Купите себе и коллегам эту книгу, чтобы общаться в переписках легко и понятно
Купите себе и коллегам эту книгу, чтобы общаться в переписках легко и понятно

Представьте, что менеджеру проекта нужно составить презентацию для руководства. Он скидывает задачу в рабочий чат.

Это сообщение точно вызовет раздражение у коллег
Это сообщение точно вызовет раздражение у коллег

Разберём это сообщение, посмотрим, что с ним не так и как стоило написать, чтобы коллеги с пониманием отнеслись к задаче.

Не использовать штампы

«Доброго времени суток», «ASAP», «я вас услышал», «заранее спасибо» — это штампы деловой переписки. Такие выражения прочно прижились в рабочих переписках, и у большинства получателей от них сводит скулы. Лучше не использовать их, чтобы у коллег с первых же строк не возникало желание удалить сообщение.

Коллеги, доброго времени суток! Как ваши дела? Есть срочная задача — надо составить презентацию по итогам первого квартала работы со «Старк Индастриз». Данные возьмите у аналитиков. Нужно ASAP, это приоритетная задача. Надеюсь на ваш профессионализм, уверен, вы покажете себя как настоящая команда. Заранее спасибо!

Обращаться к каждому по отдельности

«Коллеги» — это обращение ко всем и ни к кому одновременно. Такое обращение — веский повод проигнорировать сообщение. Вася подумает, что ответит Саша. Саша решит, что говорили Лене. А Лена вообще в отпуске. Поэтому обращаться стоит к конкретным людям, от которых вы хотите получить ответ.

❌Коллеги!

✅Саша, Марина, привет.

Чётко формулировать поручения и просьбы

Задача в примере похожа на цитату из знаменитой сказки — «Пойди туда — не знаю куда, принеси то — не знаю что». Непонятно какой, когда и от кого ждёт результат писавший это сообщение. А у получателя задачи, скорее всего, реакция будет такая — «Ну, это что-то непонятное и сложное, разберусь потом». Описывайте задачу как можно понятнее и подробнее.

❌надо составить презентацию по итогам первого квартала работы со «Старк Индастриз»

✅Через две недели будет собрание директоров по итогам первого квартала работы со «Старк Индастриз». Надо подготовить презентацию о ходе работ, что мы сделали, показать как улучшились показатели партнёра за первый квартал.Основные тезисы: показатели партнёра на старте интеграции, наши действия, показатели по обороту и прибыли на данный момент.

«Срочно» — только если срочно

Опытные работники уже привыкли, что срочная — это чуть ли не каждая вторая задача, которую им поручают выполнить. На деле, чаще всего получается, что никакой срочности в задаче не было. Поэтому «Срочно!!!» уже не работает. Лучше сказать конкретную дату дедлайна и объяснить, что будет этого числа и почему важно сделать именно к этому времени.

❌Нужно ASAP, это приоритетная задача.

✅К среде надо подготовить первый вариант презентации. Финальный вариант согласуем у Сергея Петровича в пятницу. Он сам будет выступать, поэтому финальные правки будут от него.

Помочь с задачей

Уважение и забота в переписке выражается не словами «Вы» и «С уважением». Куда проще написать уважительные слова, чем облегчить собеседнику выполнение задачи: например, собрать нужную информацию или заранее договориться с теми, кто может помочь.

❌Данные возьмите у аналитиков.

✅Я попросил аналитиков снять промежуточные отчёты, документы прилагаю. Если надо что-то уточнить, спрашивайте у меня.

Правильно оформить

Не вываливайте на собеседника текст одной простынёй, без абзацев и выделений. Читать такой текст неудобно. Разделите сообщение на абзацы по принципу «один абзац — одна мысль».

Итог:

Попробуем изменить первоначальное сообщение с учётом всех советов и посмотрим, что получилось.

Такое сообщение не будет раздражать, потому что написано с уважением и заботой
Такое сообщение не будет раздражать, потому что написано с уважением и заботой

Главное в деловой переписке — это не правила, а уважение и забота