Как проще всего делиться файлами с коллегами

Как проще всего делиться файлами с коллегами

На работе часто случаются ситуации, когда надо поделиться с коллегами документом или файлом: отправить месячный отчёт, отдать текст статьи на редактирование, согласовать договор или дизайн баннера для рассылки, скинуть бланк заявления на отпуск. Есть несколько способов поделиться файлами — об их плюсах и минусах расскажем в сегодняшней статье.

Отправлять по почте — не самый лучший вариант

Чаще всего файлы отправляют по почте или в мессенджере. Это быстро и просто — написал сообщение, прикрепил файл и отправил. Так делают и в маленьких компаниях, и в больших корпорациях.

Но у этого способа есть недостаток. Если в исходном документе сделать хотя бы одно исправление, актуальную версию придётся снова пересылать всем, кто имеет отношение к этому файлу.

Например, hr-менеджер составила список внутренних телефонов сотрудников и разослала всем коллегам. Теперь, каждый раз когда в компании появится новый сотрудник или кто-то из сотрудников уволится, такой список придётся переделывать и отправлять заново, чтобы у всех был актуальный справочник.

Обсуждение документов в электронной почте и правки могут затянуться надолго
Обсуждение документов в электронной почте и правки могут затянуться надолго

Поэтому отправлять файлы почтой или в мессенджер лучше, только если они потребуются один раз и потом не придётся ничего менять. Например, когда сотрудник просит у коллеги бланк заявления на отпуск или отделу рекламы понадобился от дизайнеров логотип компании.

Держите все файлы в одном месте, доступном всем сотрудникам

Вместо того, чтобы пересылать файлы каждый раз, когда они кому-то понадобятся, лучше сделать папку с общим доступом и складывать туда все актуальные документы и файлы. Это может быть папка на сервере компании или в облачном хранилище, например, на Гугл-Диске.

Так у сотрудников всегда будет доступ к документам с правильной и актуальной информацией. В таких папках удобно держать списки с контактами сотрудников, бланки заявлений, образцы договоров и коммерческих предложений. Главное — чтобы каждый сотрудник знал, где искать нужный документ. В таком случае ему не придётся отвлекать коллег и самому тратить время на ожидание ответа. Нужен бланк на отпуск? Не надо никому писать или звонить — бланк лежит в нужной папке, бери и пользуйся.

В некоторых компаниях у каждого сотрудника есть свои общие папки, которые он использует для обмена файлами и документами с коллегами. Например, менеджеры по продажам могут держать в такой папке шаблон коммерческого предложения, базовую презентацию продукта и файл с информацией по текущим клиентам и сделкам. В таком случае руководителю не придется просить менеджера прислать ему отчёт каждый раз, когда он ему понадобится. Достаточно просто зайти в папку к продавцу и посмотреть актуальный файл.

Редактируйте документы совместно с другими коллегами

Чтобы редактировать файлы в реальном времени, без путаницы с версиями документа, лучше использовать онлайн-инструменты. Самый удобный и функциональный сервис — Гугл-Документы и Гугл-Таблицы. Для большинства задач они могут полностью заменить Word и Еxcel.

Чтобы дать прочитать или отредактировать Документы или Таблицы, достаточно просто отправить коллеге ссылку на документ. К файлам можно дать разные доступы: полный — на редактирование, или ограниченные: только на просмотр или комментирование. Можно открыть доступ к документу всем, у кого есть ссылка, или только определённым людям. Тогда, если ссылку на документ перешлют человеку, который не имеет к ней доступ, он не сможет его открыть.

В исправленном документе всегда видно, кто, что и когда исправил
В исправленном документе всегда видно, кто, что и когда исправил

Гугл-Документы особенно подходят в ситуациях, когда надо дать доступ к документу кому-то не из своей компании или если необходимо поработать удалённо.

Всё это возможно в Pyrus

В Pyrus можно использовать все три способа поделиться нужным файлом.

Это бизнес-мессенджер, поэтому в нём можно просто прикрепить любой файл к сообщению и отправить коллеге.

Файл к сообщению прикрепляется так же, как в электронной почте или в мессенджерах
Файл к сообщению прикрепляется так же, как в электронной почте или в мессенджерах

В Pyrus можно хранить бланки заявлений и образцы документов, как в собственном облачном хранилище. Для этого есть опция «Библиотека».

Храните общие файлы компании в «Библиотеке»
Храните общие файлы компании в «Библиотеке»

Pyrus интегрирован с популярными онлайн-сервисами хранения файлов — можно приложить файл из Google Диска, Dropbox и Microsoft OneDrive.

Чтобы коллеги увидели файл, настройте доступы к нему в самом сервисе хранения
Чтобы коллеги увидели файл, настройте доступы к нему в самом сервисе хранения

Все документы, которые находятся в Pyrus, можно просматривать прямо в системе, не скачивая их себе на компьютер.

В Pyrus работает предпросмотр документов Word, Excel, PDF и картинок
В Pyrus работает предпросмотр документов Word, Excel, PDF и картинок

Попробуйте использовать Pyrus для обмена файлами в своей компании. На бесплатном тарифе для хранения документов даётся 1 Гб свободного места, а ограничения на количество создаваемых задач и зарегистрированных сотрудников — нет.