201 subscriber

Проактивное обслуживание: 5 шагов к совершенству. Как повысить эффективность обслуживания без риска потери инвестиций

На заре промышленного производства обслуживание было довольно простым понятием. Машины, как правило, были большими, чрезвычайно прочными и имели простую конструкцию. Производственный спрос был гораздо более спокойным, и простои были не столь критичны. Но в наши дни техническое обслуживание сталкивается с совершенно иными обстоятельствами. Машины стали намного сложнее, с большим количеством подвижных частей, которые подвержены частым поломкам. В этой публикации руководитель корпоративного университета компании «Деснол Софт» Владимир Мокеев рассказывает о разработанной в нашей компании методологии повышения эффективности служб, отвечающих за техобслуживание и ремонт активов.

Вы можете прочитать статью или, если угодно, посмотреть видео.

Три базовых элемента системы обслуживания

Если быть более точным, наша методология состоит из 5 шагов и помогает снизить операционные и трудозатраты минимум на 12–15%, а также повысить скорость получения управленческой отчетности для своевременного принятия решений в среднем на 54%. Я детально разберу эти шаги чуть позже.

Проактивное обслуживание: 5 шагов к совершенству. Как повысить эффективность обслуживания без риска потери инвестиций

Для начала я хочу сфокусировать ваше внимание на трех базовых элементах системы обслуживания.

  • Первый — это то, как вы управляете людьми, какие вы ставите им задачи, как вы вовлекаете их в общий процесс управления изменениями.
  • Второй — это процесс управления обслуживанием как таковым, какова структура процесса обслуживания, как он переводится в долгосрочную программу.
  • Третий элемент системы — то, как вы используете технологии для повышения эффективности процессов обслуживания.

Обычно, если первые два элемента организованы неэффективно, внедрение технологических решений в ТОиР в итоге способно привести любое хорошее начинание к трем нежелательным последствиям.

  1. Ничего не произойдет. Желаемый результат не будет достигнут. При этом будут затрачены деньги и время.
  2. Будут произведены косметические изменения типа внедрения ИСУ ТОиР, но лежащая в основе проблемная ситуация останется без изменений, и поэтому скоро всё может вернуться к прежнему состоянию.
  3. Непредвиденные негативные последствия перевесят выгоды.
Проактивное обслуживание: 5 шагов к совершенству. Как повысить эффективность обслуживания без риска потери инвестиций

Стратегия «Видение»

Чтобы повысить эффективность системы управления людьми, процессами и технологиями, существует 9 ключевых стратегий. И сегодня мы поговорим о первой из них — той, что является триггером, то есть спусковым крючком для начала изменений в компании.

Эта стратегия входит в блок «Люди». Мы разберем с вами «Формирование видения». Именно эта стратегия отвечает на вопрос: «Как сделать обслуживание более эффективным без риска потери инвестиций?»

Проактивное обслуживание: 5 шагов к совершенству. Как повысить эффективность обслуживания без риска потери инвестиций

Методология проактивного обслуживания: 5 шагов к совершенству

И здесь я хочу рассказать вам про методологию из 5 шагов, которую мы в нашей компании называем «Проактивное обслуживание». Проактивное обслуживание не является конкретной стратегией. Скорее, это общий термин, который подразумевает иерархию различных подходов к организации обслуживания на предприятиях. Любая стратегия технического обслуживания направлена на то, чтобы максимально избежать отказов и простоев оборудования. В большинстве своем руководители производств стараются лечить симптомы, и лишь немногие пытаются выявить основные причины неисправностей и устранить или предотвратить их заранее.

Если вы посмотрите на иерархию принятых подходов к обслуживанию, которая сейчас существует в мире как на пирамиду, то увидите, что она выглядит как модель из 5 уровней. Основной точкой перехода с одного уровня на другой является наличие в компании технологий и квалифицированных кадров, способных обслуживать критически важные активы. Наверняка вы знаете эти уровни и часто комбинируете их в своей работе. Но в нашей методологии мы разделяем эти уровни на 5 этапов развития с точки зрения возможностей увеличения эффективности ТОиР.

Проактивное обслуживание: 5 шагов к совершенству. Как повысить эффективность обслуживания без риска потери инвестиций

1. Реактивный подход к обслуживанию

Традиционный подход к техническому обслуживанию в течение многих лет был реактивным. Реактивное обслуживание воспринимает отказ оборудования как неизбежность. Ремонт производится, когда машина перестает функционировать должным образом. Во время простоя основное внимание уделяется попыткам как можно скорее возобновить производство посредством аварийного ремонта.

В нашей методологии этот уровень ведет к наибольшим потерям времени, денег и средств для предприятия. И поэтому такая задача обычно «кровоточит» у руководителей производства. Они стараются остановить потери как можно быстрее. В нашей методологии мы так и называем этот этап: «кровоточит».

2. Планово-предупредительные ремонты

Планово-предупредительные ремонты (ППР) — самая популярная стратегия проактивного обслуживания. Работы по техническому обслуживанию выполняются через регулярные интервалы времени. Интервалы зависят либо от календаря, либо от частоты использования актива, то есть той информации, которая задается документацией заводов-изготовителей.

В нашей методологии мы называем второй этап повышения эффективности обслуживания «этапом ликвидации неопределенности». Здесь происходят попытки создать эффективную систему обслуживания на производстве. Здесь обычно внедряется ИСУ ТОИР, что может серьезно повысить эффективность обслуживания. Однако частой проблемой на данном этапе является наложение информационной системы на неэффективные управленческие процессы и низкая вовлеченность сотрудников на местах, что очень часто ведет руководителей к разочарованию и убыткам.

3. Техническое обслуживание по состоянию

Техническое обслуживание по состоянию — это стратегия, при которой состояние актива отслеживается с помощью технологии мониторинга состояния. Работы по техническому обслуживанию выполняются, когда датчики показывают, что актив испытывает проблемы.

В нашей методологии это третий этап развития обслуживания, который мы называем «этапом повышения эффективности» существующей системы. На нем начинается активная работа над повышением эффективности процессов обслуживания. Обычно процессы уже отлажены, прописаны и автоматизированы. Сотрудники регулярно обучаются. И необходимо внедрять более изощренные методики и технологии вроде RCM-анализа, чтобы увеличить результативность и эффективность ТОиР в целом.

4. Предиктивное техническое обслуживание

Предиктивное техническое обслуживание использует комбинацию датчиков мониторинга состояния и машинного обучения для прогнозирования вероятности отказа оборудования. Оно работает как система раннего предупреждения, которая отправляет обслуживающему персоналу уведомления и дает достаточно времени для планирования и составления графика ремонта или обслуживания до того, как произойдет отказ.

В нашей методологии это четвертый этап развития — «этап роста». Здесь начинается масштабирование эффективности ТОиР, что позволяет последовательно повышать показатели месяц за месяцем.

5. Предписывающее обслуживание

И, наконец, предписывающее обслуживание. Оно выходит на один шаг вверх за рамки предиктивного технического обслуживания. При предписывающем обслуживании машины используют датчики и аналитику для самодиагностики и предлагают техническому персоналу несколько решений по устранению выявленной проблемы.

Это высший этап развития обслуживания — «этап масштабирования эффективности». Здесь компании практически не имеют незапланированных простоев, потерь или травм среди работников.

Давайте задумаемся, где, по-вашему, находится ваше производство? На каком уровне? Оно «кровоточит», находится в неопределенности, готово повышать свою эффективность или расти?

Правильное видение будущего

Так выглядит наша методология проактивного обслуживания. И кажется, что этапов в ней пять. Однако имеют значение только два:

  • либо у вас не получается пока быть настолько эффективными, насколько этого хочется
  • либо у вас есть достаточный потенциал для того, чтобы расти в показателях эффективности быстро и последовательно.
Проактивное обслуживание: 5 шагов к совершенству. Как повысить эффективность обслуживания без риска потери инвестиций

Очень часто основные потери инвестиций происходят тогда, когда руководство предприятия пытается перепрыгнуть через этап. Для того, чтобы управляемо развивать эффективность ТОиР, необходимо плавно переходить с этапа на этап, не совершая лишних действий и не вкладывая лишних сил и средств — плавно управляя изменениями в блоках «Люди», «Процессы», «Технологии».

Единственный способ добиться действительно высоких результатов в управлении ТОиР — быть на одном из двух самых высоких уровней. И я покажу, как этого можно достичь.

Итак, вот у нас координатная плоскость. Это «сейчас», это «будущее». Важно сформировать правильное видение будущего. Если этого не получится сделать, развитие ТОиР будет происходить по ниспадающей линии.

Проактивное обслуживание: 5 шагов к совершенству. Как повысить эффективность обслуживания без риска потери инвестиций

В первую очередь, мы будем видеть такие проблемы:

  • Вопросы безопасности. Это первый красный флажок, указывающий на проблему надежности. Если техническому персоналу постоянно приходится ремонтировать сломанные активы, а процесс ремонта не отлажен, люди подвергаются риску.
  • Проблемы с достижением KPI. Показатели эффективности рассказывают о здоровье организации. Какие показатели мы используем для измерения своей производительности? Если мы испытываем трудности с их достижением, пришло время подумать о том, не кроются ли здесь проблемы с надежностью.
  • Наблюдаются высокие затраты на обслуживание, часты сверхурочные работы. Если финансовый анализ заставляет удивляться тому, насколько высоки наши расходы на техническое обслуживание и сверхурочные работы, это может указывать на системную проблему с надежностью.

Если это то, что происходит у нас сейчас, то все закончится следующим: потеря денег. А также постепенный рост стресса и выгорания у руководства из-за уголовных и административных рисков. Это то, чего мы все категорически не хотим.

С другой стороны, если видение будет воспринято и сформулировано правильно, вы сможете прийти к следующим результатам.

  • Будет объективно снижаться показатель неожиданных отказов оборудования.
  • Доступность и надежность всех операционных систем будет последовательно увеличиваться.
  • Вы сможете предоставлять качественные услуги по техническому обслуживанию, сохраняя при этом контроль над расходами.

Это означает, что если в первом случае эффективность ТОиР отсутствует, то здесь вы сможете управлять повышением показателей изо дня в день.

Проактивное обслуживание: 5 шагов к совершенству. Как повысить эффективность обслуживания без риска потери инвестиций

Три ключевые идеи для повышения эффективности

Чтобы построить этот процесс, мы должны сконцентрироваться на трех ключевых идеях.

Проактивное обслуживание: 5 шагов к совершенству. Как повысить эффективность обслуживания без риска потери инвестиций

Идея №1. «Упрощать, чтобы умножить»

Большинство производственных компаний являются очень сложными. То, как мы управляем обслуживанием, — очень сложно. То, как мы управляем людьми, — сложно. То, какие мы используем технологии, — также крайне сложно.

Посмотрите на схему.

Проактивное обслуживание: 5 шагов к совершенству. Как повысить эффективность обслуживания без риска потери инвестиций

Как работает подход «Упростить, чтобы умножить»? Есть показатели эффективности ТОиР, растущие быстро. Есть показатели, растущие медленно. Есть два способа роста. Первый — сложный рост, на который приходится затрачивать много времени и сил. Если честно, это вообще не здорово, так как в этом месте тяжело находиться. Здесь хорошо начинать, но плохо там оставаться. Многие руководители, которые управляют производством в этом квадранте, нажимают на газ, и в итоге оказываются в квадранте, где вроде и показатели растут быстрее, но при этом все процессы еще абсолютно неуправляемы, а результаты непредсказуемы. Либо процессы усложняются, а рост как был медленным, так и остался.

Что мы можем сделать, чтобы исправить ситуацию? Вне зависимости от того, развиваемся мы медленно или быстро сейчас, самым первым шагом для нас является необходимость упрощения системы. Вместо красной зоны мы окажемся прямо здесь — в зеленой, и эффективность ТОиР находится именно здесь.

Приведу пример. Скажу пару слов о нашем клиенте. Компания — основной российский производитель и поставщик комплектующих для железнодорожного транспорта и станций метрополитена. В конце 2018 года в результате производственного аудита на предприятии были выявлены факторы, тормозящие достижение ключевых уровней эффективности по целям «Дорожной карты». А именно: отчеты формировались в Excel, сбор и внесение данных производилось вручную. Информирование службы эксплуатации и ремонта о возникшей неисправности оборудования осуществлялось вручную путем передачи бумажного бланка. Существовал бумажный документооборот со службами экономической дирекции в части управления товарно-материальными ценностями, а также с отделом труда и заработной платы в части учета рабочего времени сотрудников ремонтной службы.

Анализ существующей отчетности показал, что эти факторы снижали эффективность и достоверность планирования работы. Требовалась оптимизация деятельности подразделения и пересмотр части процессов. В качестве подходящего IT-решения была выбрана информационная система 1С:ТОИР 2 КОРП. Мы постарались помочь по максимуму упростить процессы управления с помощью автоматизации ТОиР. При поддержке специалистов «Деснол Софт» сотрудники завода внесли в 1С:ТОИР 2 КОРП информацию о 386 единицах оборудования, разделенных на 1525 объектов ремонта, в их числе — 42 станка с программным управлением, основное технологическое оборудование и вспомогательное оборудование.

Команда «Деснол Софт» сделала ряд доработок системы. Наиболее важными для целей внедрения были: автоматизированное рабочее место для приема заявок, отражающее специфику предприятия, а также рабочее место для формирования графиков работы для разных единиц оборудования. И плюс к этому — 11 специализированных отчетов, которые удовлетворяют требованиям программы «Бережливого производства», принятой в компании. В ходе проекта была настроена интеграция 1С:ТОИР 2КОРП с ERP-системой в части потребления ТМЦ (товарно-материальных ценностей).

В итоге компания:

  • на 12% снизила затраты на содержание оборудования и на 4% — затраты на его ремонт,
  • на 50% ускорила получение управленческой отчетности,
  • на 3% сократила производственные издержки.

Видите? Это первое, что необходимо сделать, — упростить процессы, чтобы иметь возможность повысить эффективность.

Идея №2. «Обучай и вовлекай»

Самый важный актив компании — это ее рабочая сила. Чтобы добиться успеха, компании необходимо правильное сочетание талантов, навыков и опыта по всему спектру — от высшего руководства до техников и операторов на производстве.

Это легче сказать, чем сделать. Отделы технического обслуживания испытывают трудности с дефицитом квалифицированных сотрудников для поддержания безопасной и эффективной работы предприятий. А поскольку промышленные технологии развиваются с бешеной скоростью, существующие работники нуждаются в постоянном обучении и переподготовке в области технического обслуживания.

Существующий дефицит квалифицированных кадров — это большая головная боль для всех промышленных компаний. По данным опроса среди крупнейших российских предприятий из списка «Эксперт-400», наиболее дефицитной категорией сотрудников остается производственно-технический персонал. 50% компаний признались в нехватке рабочих. При этом каждая десятая компания пожаловалась на острый дефицит, а 40% назвали его умеренным. Немного лучше обстоят дела с инженерами, однако 29% предприятий все же испытывают нехватку этих специалистов. На дефицит менеджеров среднего и высшего звена пожаловались лишь 14% компаний.

Проактивное обслуживание: 5 шагов к совершенству. Как повысить эффективность обслуживания без риска потери инвестиций

Одно из потенциальных решений — хорошо выверенные программы обучения обслуживанию, позволяющие повысить квалификацию существующих работников и быстро принять на работу новых, а также вовлечь людей в процесс повышения эффективности через обучение новым знаниям, навыкам и подходам.

А вот для вас пара вопросов, ответы на которые прямо влияют на эффективность ТОИР и вашего производства в целом:

1. Есть ли у вас подобные программы по обучению?

2. Связаны ли идейно эти программы между собой? Например, программа обучения директора по производству связана ли тематически и контекстуально с программой главного механика? А его программа, в свою очередь, с программой для бригадиров?..

И еще один вопрос. Как построен процесс обучения в вашей компании сейчас? Насколько он вовлекает в один общий процесс изменений всех тех, кто относится к обслуживанию активов: руководителя производства, начальников подразделений, бригадиров, операторов? Этот процесс должен одинаково четко работать как для тех, кто работает с вами сегодня, так и для тех, кто захочет работать с вами завтра.

Приведу в пример одного из наших клиентов. Эта компания — ведущий мировой производитель и экспортер хризотил-асбеста, одного из важнейших элементов, применяемых в мировой промышленности. Уже на этапе опытно-промышленной эксплуатации была поставлена задача организовать отдел ТОиР, куда вошли сотрудники из четырех пилотных подразделений проекта. После прохождения обучения выяснилось, что их должности не предполагают работы в ТОиР.

В итоге, нашей компании пришлось в течение трех недель обучить новую команду работе в 1С:ТОИР 2 КОРП и помочь им организовать выполнение всех задач по формированию у специалистов ключевых навыков ведения учета в автоматизированной системе. В этом помог разработанный нами электронный курс обучение «ТОИР2 КОРП: Шаг за шагом». Благодаря курсам обучения любой сотрудник может быстро освоить систему и начать вести в 1С:ТОИР 2 КОРП данные о дефектах, состоянии объектов ремонта, регистрировать заявки на ремонт, акты выполнения этапов работ и т.д.

Это способствует не только быстрому процессу введения в должность новых сотрудников, но и вовлекает весь персонал в улучшение культуры принятия эффективных управленческих решений в области ТОиР.

В результате проекта изменений, в том числе благодаря проведенному обучению, наш клиент:

  • на 31% сократил количество аварийных работ,
  • на 29% увеличил производительность ремонтов,
  • на 30% снизил затраты на обслуживание оборудования,
  • на 21% сократил складские запасы.

Идея №3. «Автоматизируй и усиливай»

Когда производственная компания начинает осознанно работать над повышением эффективности ТОИР, она начинает свое развитие по спирали. Причина заключается в том, что это не линейный проект внедрения, а проект управления изменениями, направленный, в конечном счете, на выход компании в этап «масштабирования эффективности» — туда, где от вас потребуется изменение образа мышления и привычных действий вашего предприятия в целом. А это требует времени и совершенно других подходов к управлению. Развитие сферы ТОиР имеет спиралевидную форму и предполагает циклическое развитие от цели к цели, от этапа к этапу, проходя одни и те же шаги, но в разном контексте, с разным набором ресурсов и способностей не один раз.

Проактивное обслуживание: 5 шагов к совершенству. Как повысить эффективность обслуживания без риска потери инвестиций

Приведу в пример еще одного нашего клиента. Это самая масштабная интегрированная компания в области солнечной энергетики в РФ. У нее есть собственный научно-технический центр. Штат компании — более 800 человек. Работая с нами, руководство клиента поставило следующие задачи: консолидировать оборудование в единой базе, достичь прозрачности и обоснованности затрат на ремонты, получить инструмент планирования работы сервисной службы на основе точных данных, снизить технологические риски.

Что мы сделали? Мы создали новое информационное пространство в виде единого реестра оборудования, включающего 16 основных установок технологической линии, техническую документацию и перечень запасных частей и материалов. Провели автоматизацию планирования ремонтов, учета и управления ТОиР. Создали единый IT-ландшафт, выполнив интеграцию с «1С:Бухгалтерия предприятия 8 КОРП». Теперь пользователи обеих систем имеют возможность работать в едином информационном пространстве, т.е. бухгалтерия работает как и ранее, а 1С:ТОИР получает из нее все необходимое, чтобы не заводить информацию руками. Мы провели обучение 26 сотрудников сервисной службы, работающих в системе.

Как видите, наш заказчик уже был на высоком уровне развития обслуживания и автоматизации процессов. И те цифры, которые мы получили в результате реализации проекта, могут показаться не очень высокими.

Однако мы помогли достичь очень важных результатов:

  • на 30% ускорить получение управленческой отчетности,
  • на 5% сократить операционные и административные расходы.

Наши заказчики смогли избежать необходимости в расширении штата сервисной службы. А для предприятия, которое всё время растет и развивается, существенно даже небольшое высвобождение времени персонала. И это приемлемые цифры для компании, переходящей из «стадии повышения эффективности» в «стадию роста».

Проактивное обслуживание: 5 шагов к совершенству. Как повысить эффективность обслуживания без риска потери инвестиций

Хотите повысить эффективность управления активами?

Мы в нашей компании «Деснол Софт» реализовали более 250 проектов внедрения 1С:ТОИР. На протяжении 22 лет мы копим опыт, позволяющий улучшить культуру принятия управленческих решений. И каждый раз мы задаем себе вопрос: как сделать обслуживание более эффективным, более простым и управляемым процессом?

Та модель последовательного роста от «кровоточит» до «масштабирования эффективности ТОиР», которую я вам представил, является нашей методологией, позволяющей нашим клиентам развивать свои предприятия, серьезно улучшая KPI в среднем на 12–15%.

Практически каждый день мы получаем заявки от компаний, желающих повысить эффективность управления активами. Задумайтесь: что бы это значило для вас и вашего предприятия, если бы вы смогли повысить эффективность управления обслуживанием? Представьте, если бы вы смогли снизить затраты на ТОиР минимум на 15–20%, а скорость принятия решений повысить на 54%...

Возможно, это может показаться вам абсолютно невероятным результатом. Но это реальность, в которой мы живем уже больше пятнадцати лет.

Как это реализовать?

Давайте вернемся к системе обслуживания и поговорим о том, как всё это реализовать, как сделать проект повышения эффективности ТОиР успешным.

Помните? Создание видения — это лишь 1 из 9 стратегий, которые мы используем для улучшения обслуживания. Мы поговорили о том, как сформировать видение и не совершать лишних действий, способных кратно увеличить риски потери инвестиций.

Проактивное обслуживание: 5 шагов к совершенству. Как повысить эффективность обслуживания без риска потери инвестиций

Но мы не поговорили об остальных восьми стратегиях — о таких вещах, как:

  • построение эффективной организационной структуры ТОИР.
  • выбор правильных метрик и KPI,
  • организация непосредственного процесса обслуживания,
  • оптимизация процесса управления МТО,
  • особенности построения долгосрочных программ обслуживания,
  • формирование системы сбора полезных данных,
  • нюансы выбора ИСУ ТОиР,
  • организация проекта внедрения ИСУ ТОиР на производстве.

Мы используем все 9 стратегий, чтобы помогать компаниям автоматизировать процессы обслуживания, плавно переводя их по нашей методологии с этапа на этап. В прошлом году мы помогли 9 компаниям повысить эффективность ТОИР на десятки процентов.

И мой вопрос заключается в следующем. Вы хотите повысить эффективность ТОиР на вашем производстве? И если вдруг это так, то сейчас самое время. Эксперты по цифровизации ТОиР нашей компании проводят индивидуальные консультации для руководителей производств, которым нужна помощь в оптимизации обслуживания.

Проактивное обслуживание: 5 шагов к совершенству. Как повысить эффективность обслуживания без риска потери инвестиций

На индивидуальной онлайн-встрече вы узнаете, как улучшить процессы ТОиР на вашем предприятии. Наш эксперт поможет вам найти точки оптимизации, подходящие именно для вашей компании и составить «дорожную карту» автоматизации ТОиР, которую вы сможете использовать.

Мы будем рады встретиться с вами на консультации. Она бесплатная. Чтобы подать заявку, перейдите
по этой ссылке.

Проактивное обслуживание: 5 шагов к совершенству. Как повысить эффективность обслуживания без риска потери инвестиций