13 subscribers

4 простых принципа создания программы адаптации. Показываем реальные скрины и фото.

Время чтения = 7 минут.
Для кого — если у вас сложности с вводом новых сотрудников.

А вы знали, что по статистике 20% новых сотрудников не понимают зачем их вообще нанимают?

«В самом начале работы я не понимал зачем меня нанимают. Плана не было совсем, задачи не поставили и KPI объяснили неоднозначно». 204 человека из 1020 опрошенных сказали примерно то же самое.

И 18% опрошенных отметили, что руководитель не нашел время обсудить цели их работы.

4 простых принципа создания программы адаптации. Показываем реальные скрины и фото.

В этой статье вы узнаете о 4 принципах создания адаптации, которыми пользуемся мы в Депо:

  • адаптация строится на должностных инструкциях,
  • аттестацию и адаптацию проводим параллельно,
  • от простого к сложному,
  • рассказал — показал — дал попробовать,

Плюс расскажем 3 варианта, где хранить адаптацию.

Увидите примеры программы адаптации сотрудников, узнаете, как сократить время ввода нового сотрудника и как этот процесс автоматизировать.

А еще посмотрите на рабочие скрины документов, фотографии с реального ввода в должность продавца и другое.

4 выгоды для собственника от адаптации

Стоит один раз заморочиться, создать даже простую адаптацию и потом забыть про страх уволить сотрудника, потому что нового искать и адаптировать долго и дорого.

Факт: Сотрудники, которым была предложена хорошая программа адаптации, имеют на 69% больше шансов остаться в компании на срок до 3 лет. Источник.

Источник: Job.ru.
Источник: Job.ru.

Вот тезисно несколько выгод, которые вы получите вместе с грамотной системой адаптации:

  1. Сможете понять подходит кандидат или нет за пару дней. Не нужно ждать два месяца, когда в очередной раз новичок ничего не сможет продать и выяснится, что он и скрипт-то не знает.
  2. Новые сотрудники будут учиться по одному стандарту. Не будет такого, что что-то забыли сказать или выдать. Действующие сотрудники не будут учить новичка плохому: «Этих лидов сливай, не заплатят, сразу понятно» или «Это требуют, но можешь не делать, все равно не проверяют».
  3. Новый сотрудник быстрее приступит к работе и начнет приносить деньги. И меньше расходов на время адаптации.
  4. Уменьшите текучку кадров. Меньше текучка — меньше расходов на постоянный найм — больше прибыли на каждого сотрудника. А более опытные сотрудники идут в те компании, где есть порядок.

Все описанное выше получится только если выстроить весь процесс с момента адаптации до конца испытательного срока. В статье вы узнаете только про то, как формировать программу адаптации.

📝 Принцип 1. Адаптация строится на должностных инструкциях.

Важно понимать, что адаптация создается после того, как готовы должностные инструкции. Посмотрите на картинку ниже:

Отрывок из системы ввода в должность. В статье будем говорить только о программе адаптации.
Отрывок из системы ввода в должность. В статье будем говорить только о программе адаптации.

Почему программа адаптации строится на должностных? По сути программа адаптации — список того, что должен знать и уметь сотрудник + инструкции/обучение.

Например, менеджер по продажам обязан уметь пользоваться СРМ. В программе аттестации будет пункт про СРМ и там мы распишем что именно должен уметь продавец: ставить задачу, работать с карточкой клиента, сформировать отчет и т.п.

Поэтому перед тем как формировать адаптацию, нужно прописать все, что нужно, чтобы умел сотрудник.

А как понять, что должен уметь сотрудник? Мы это делаем с конечной цели. Например, цель продавца - сделка. Что нужно, чтобы сделка закрылась? Нужно уметь общаться с клиентом по скрипту = знать скрипт и уметь с ним работать. Что нужно, чтобы знать скрипт? Выучить его. Что нужно, чтобы уметь работать со скриптом? Потренировать его.

И таким образом можно выписать все компетенции и знания, которые должны быть у сотрудника.

Смотрите, как выглядит программа адаптации у одного из наших клиентов:

Пример готовой программы адаптации. Некоторые места мы замазали, потому что заботимся о конфиденциальности клиентов.
Пример готовой программы адаптации. Некоторые места мы замазали, потому что заботимся о конфиденциальности клиентов.

👯‍♀️ Принцип 2. Адаптация и аттестация идут параллельно.

Мы в Депо всегда делаем адаптацию и аттестацию параллельно. Так человеку проще и он быстрее учиться. Например, задача — выучить скрипт. Даем человеку задание выучить блок «Выявление потребности» и проверяем потом только этот блок. Затем следующий и следующий. Мы не даем задание выучить скрипт полностью и потом его целиком сдавать.

Посмотрите, как мы обучаем продавцов своих клиентов:

Когда вы создаете эти инструменты, то сначала идет адаптация, а потом аттестация. Как на той схеме в начале статьи.
Почему? Потому что сначала вы выписываете то, что должен уметь и знать сотрудник. А потом к каждому пункту вы прописываете то, как проверить умеет/знает ли сотрудник то, что нужно.

Например:
1.
Знать — все 4 конкурентные преимущества компании, проверяем — рассказать своими словами о них.
2.
Уметь — выявлять потребность, проверяем — разыгрываем звонок, где вы клиент, а сотрудник продавец. И сотрудник должен показать, как умеет выявлять потребность.

Кстати, у нас есть подкаст о том, из чего состоит система адаптации. Вот он ниже 👇

🦥 Принцип 3. От простого к сложному.

Цель адаптации — ввести нового сотрудника в работе максимально быстро и просто, но чтобы не страдало качество.

Не нужно испытывать человека на прочность. Хитрые вопросы, попытки завалить человека на аттестации и тому подобное лучше исключить.

Программу адаптации тоже лучше начинать с вещей попроще вроде знакомства с компанией, с конкурентами. Потом можно сотрудника познакомить с командой. После этого давать более прикладные вещи: изучить СРМ, выучить скрипт, разобраться со своей мотивацией и т.п.

Лайфхак от Николая Фурсова, основателя Депо.
«Чтобы быстро познакомить нового сотрудника с продуктом: поставьте задачу изучить сайт и выписать 5 причин почему сотрудник купил бы продукт именно у нас».

Посмотрите ниже на пример того, как менеджера учат готовиться к звонку. Написано простым языком, все разделено на этапы, есть гиперссылки и скриншоты.

Чтобы увеличить картинку, нажмите на нее :)
Чтобы увеличить картинку, нажмите на нее :)

Во время тестового периода, сотрудник сможет использовать такие отрывки из адаптации как шпаргалки.

Еще раз: миссия адаптации — помочь новичку, а не проверять его на прочность. Те, кто не сможет выполнить свои обязанности, сами это покажут. Или это выясниться, когда человек не сможет принести результат.

👨‍🏭 Принцип 4. Рассказал показал дал попробовать

Адаптация должна быть похожа на лабораторную по физике в школе, на которую ходили даже двоечники.
В лабораторной было две части: теория и практика. Сначала нужно было услышать задание, а потом что-то подбросить, зажечь, разбить и т.п.

Каждое задание в адаптации нужно делить на три следующих шага:

1. Рассказал. Подробно описываете суть и в конце отвечаете на вопросы, если они есть. Например, вы рассказываете зачем в скрипте нужен блок «Выявление потребности».

2. Показал. Затем даёте послушать записи, где кто-то другой используется скрипт и выявляет потребность.

3. Дал попробовать. Разыгрываете ситуацию со звонком клиента и сотрудник показывает, как выявляет потребность.

Картинка смешная, ситуация страшная.
Картинка смешная, ситуация страшная.

А обычно мучают учат так:
Дают менеджеру 70 страниц А4 со всеми материалами, 20 записей звонков и ставят задачу все изучить. Это все равно если бы в автошколе нам показали как ездить и спросили: «Все ясно? Садись, езжай».

💾 Где хранить программу адаптацию?

Есть 3 способа: от самого простого, быстрого и удобного до самого дорогого и персонального.

Способ 1. Мы в Депо пользуемся Google документами и таблицами. Можно удобно поделиться ссылкой на документ. Это самый простой и удобный способ.

Пример простой программы адаптации в Google Doc. Это самый дешевый, быстрый и простой способ.
Пример простой программы адаптации в Google Doc. Это самый дешевый, быстрый и простой способ.

Способ 2. Кто-то использует отдельные сервисы по типу Getcourse. Туда можно загрузить видео, текст, документы и все что нужно. Есть много настроек, которые помогут проверять задания автоматически, внедрять геймификацию в адаптацию и так далее. Этот способ потребует больше времени и денег, но иногда он удобнее.

Пример, как может выглядеть адаптация на платформе Getcourse. На аналогичных платформах примерно так же.
Пример, как может выглядеть адаптация на платформе Getcourse. На аналогичных платформах примерно так же.

Способ 3. Самый продвинутый уровень — создать свою платформу. Это дорого-богато, безопасно с точки зрения кражи материалов. Все видео и нужные файлы защищены от копирования, все кнопочки и разделы индивидуально под вашу компанию.

Обычно собственные платформы для внедрения нужны компаниям с большим штатом и ротацией сотрудников. Плюс для безопасности. В 90% случаев можно ограничиться Google документами или платной платформой.

Главное в адаптации – чтобы она была. Хотя бы в Google документе. Это уже больше, чем есть у подавляющего большинства компаний.

👇 Загляните в Инстаграм

Подписывайтесь на инстаграм основателя Депо по ссылке.

В основном это блог, но довольно часто Николай публикует контент по продажам в постах. А в сторис показывает, как работает Депо и публикует предложения по работе «только для своих» со специальными условиями.