Почему организации оцифровывают кадры: штрафы, нагрузка на персонал, электронные архивы

Почему организации оцифровывают кадры: штрафы, нагрузка на персонал, электронные архивы

Система электронных Архивов ФинИнтелл облегчит работу компании в части обработки документов с помощью удобной системы их распознавания, хранения и поиска.

Организации и ИП уделяют особое внимание кадрам — штрафы за нарушения высокие, а льготы и субсидии дают только тем, у кого учет «белый».

Хранение и обработка бумажной документации в тех объемах, в которых этого требуют регламенты, при учете регулярных нововведений о дополнительных сведениях, передаваемых в центры занятости и на портал «Работа в России») становится трудо- и времязатратным процессом. Поэтому доля электронных документов в кадрах неуклонно растет.

Нагрузка на кадровый персонал возрастает в разы

Сотрудникам необходимо также быть в курсе и других изменений законодательства, например, в охране труда, не забывать вовремя передавать данные в ИФНС, ПФР, ФСС, правильно хранить и своевременно уничтожать документы.

Сроки хранения архивных документов определены Перечнем типовых управленческих архивных документов (утв. приказом Росархива от 20 декабря 2019 № 236, далее — Перечень):

· 75 лет, если делопроизводство завершено до 1 января 2003 г.;

· 50 лет, если это событие произошло после этой даты.

И не важно, отработал сотрудник 10 дней или 10 лет, все равно его нужно оформить по одному и тому же принципу и сохранять сведения, в т. ч. персональные данные, столько, сколько положено по закону.

Большое количество документов затрудняет не только само хранение (нужно выделить место или заключить платный договор с архивом), но и поиск документов.

Даже по уволенным работникам может быть проведена проверка. К примеру, при выездной проверке от ФНС или ФСС. Также вероятны внеплановые проверки от трудинспекции по причине жалобы обиженных экс-работников.

Место размещения и сроки хранения кадровых документов — не единственные трудности

Работодатель столкнется с транспортировкой отчетности, предоставлением документации для проверки в контролирующие органы, правомерностью обработки персональных данных сотрудников и выдачей работникам копий документов по запросу.

· Обмен данными между департаментами, отделами, филиалами.

Даже в пределах города, такого как Москва, сложно передавать документы из подразделения в офис. Как минимум придется обеспечить такую транспортировку документов, содержащих персданные, чтобы обеспечить их сохранение от чужих глаз (т. е. перевозка просто в папках и коробках вряд ли подойдет, их, как минимум, нужно будет опечатывать). Да и чисто физически доставка оригиналов может занимать время. Особенно это характерно для крупных компаний с разбросанной структурой — строительные компании, ритейл, автодилеры, сети салонов красоты и т. п.

· Выдача полномочий на работу с персональными данными.

Не каждый бухгалтер обладает нужными знаниями для правильного и законного ведения личных дел, оформления различных кадровых документов. Делопроизводству, архивному делу и т. п. необходимо обучаться специально — либо на курсах, либо при повышении квалификации (об этом подробнее здесь).

Архив «Кадры» от компании "АйТи Финанс" – надежный помощник в ежедневной работе.

ООО «АйТи Финанс» является оператором, осуществляющим обработку персональных данных (свидетельство № 77.21.019601). Защищенный DATA-центр, которым пользуется компания, соответствует требованиям Банка России, нормам 152-ФЗ. Все данные клиентов, передаваемые на хранение, находятся под надежной защитой в зашифрованном виде.

· Выдача работникам документов по запросу.

Для работодателя установлены сроки, в которые он обязан предоставлять работнику такие документы, — три рабочих дня, а при увольнении все необходимые в таком случае документы нужно выдать в последний день работы (день увольнения).

· Проведение проверок.

ФНС, ФСС, ПФР в ходе выездных и камеральных проверок могут запрашивать подтверждения указанным в отчетах данным. К примеру, копию трудового договора и дополнительных соглашений к нему, чтобы подтвердить неполное рабочее время. Отдельно стоят проверки трудовой инспекцией — тут у вас могут проверить буквально все: от документов по приему на работу и выплате зарплаты до специальной оценки условий труда. Сроки у государственных органов на предоставление документов тоже есть, их указывают в требовании.

Получается, что любые кадровые документы всегда должны быть под рукой у кадровика, бухгалтера, руководителя.

Кроме того, сейчас активно внедрятся ЭДО, причем электронные документы в отдельных случаях становятся обязательными. Пока это почти не коснулось кадров. Электронные документы используются, как правило, только при удаленной работе и при использовании электронной трудовой книжки.

Напоминаем, что с 1 января 2022 года при приеме на работу сотрудника, у которого ранее трудовая книжка не заводилась, работодатель обязан подавать данные о его трудовой деятельности в ПФР только в электронном виде. Аналогично нужно поступать, если сотрудник сам изъявил желание перейти на электронную трудовую книжку.

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ внес в ТК новую статью 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Теперь работодатели могут вводить в организации КЭДО (кадровый ЭДО). Но отказаться от «бумаги» полностью все равно не получится, поэтому придется совмещать формирование и хранение как электронных, так и бумажных документов.

Штрафы за нарушения при хранении документов:

· Для должностных лиц и ИП — от 3 000 до 5 000 рублей.

· Для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей.

Просто отсканировать документы недостаточно

Большое количество документов при переводе в оцифрованный вид приходится повторно называть в ручную. Поэтому нужна быстрая и адаптивная система, позволяющая сократить ручной труд до минимума.
Большое количество документов при переводе в оцифрованный вид приходится повторно называть в ручную. Поэтому нужна быстрая и адаптивная система, позволяющая сократить ручной труд до минимума.

Сейчас в организации поступают документы в разном виде — бумажном, электронном, в виде сканов, в иных форматах. К каждому виду документов приходится применять разные правила хранения. Бумажные документы нужно подшивать, создавать описи, а электронные нужно сохранять на надежном сервере и хранить к ним сертификаты электронных подписей. Удобнее загружать документы в единый архив, где они будут доступны уполномоченным лицам в любое время, в таком архиве оцифрованные бумажные документы можно хранить и после уничтожения оригиналов.

При оцифровке одна из проблем — распознавание реквизитов документа.

Полученные от оператора ЭДО электронные документы распознаются с результативностью до 100% в архиве «Первичные документы» компании «АйТи Финанс». Процент распознавания документов, загруженных в ином формате и имеющих типовую унифицированную форму (счет, счет-фактура, ТОРГ-12, УПД и др.), составляет 90%.

Мало просто сканировать документы. Необходимо, чтобы документ располагался в нужном разделе, группе документов, чтобы потом его легко найти. Поэтому нет смысла использовать просто облачное хранилище. Переход в электронный архив решит эти проблемы

Решение Архив «Первичные документы»: надежное хранение, быстрый поиск и возможность выгрузки документов с описью.

Узнать больше об электронных архивах