Почему вам нужно оцифровывать документы по кадрам?

Чем раньше вы начнёте переводить документы в электронный вид и создавать архив для них, тем легче в будущем станет работать всей организации.
Чем раньше вы начнёте переводить документы в электронный вид и создавать архив для них, тем легче в будущем станет работать всей организации.

Архив «Кадры» от компании "АйТи Финанс" – надежный помощник в ежедневной работе.

Передача большинства данных, их получение из государственных и иных информационных и учетных систем происходит сейчас, как правило, в электронном виде. Мы уже приводили в пример предоставление сведений на портал «Работа в России» в электронном виде и говорили о недочетах бумажного документооборота. Запрашивать и передавать ряд данных можно и через Госуслуги.

Кроме того, через оператора ЭДО возможна передача как собственно электронных документов, так и сканов (зависит от положений законодательства и конкретной ситуации).

Заранее оцифрованные документы выручают в различных ситуациях

· При передаче данных по больничному листу (сейчас б/л оформляется только в электронном виде или для назначения пособия (по уходу за ребенком, по беременности и родами).

Можно сразу прикрепить все необходимые для проверки документы в виде сканов — заявления, справки, приказы и др.

· При расхождении данных в системе ПФР с данными работодателя (например, в СЗВ-М).

Для того чтобы не получить штраф за недостоверность сведений, можно направить пояснения с приложением подтверждающих документов: копией СНИЛС, ИНН, паспорта сотрудника. Это поможет предотвратить штрафные санкции.

· При камеральной проверке затребованные документы можно передать электронно.

Например, когда идет запрос о подтверждении размера заработной платы (камералка РСВ или 6-НДФЛ) можно отправить штатное расписание и трудовые договоры через оператора ЭДО в налоговую.

· На запросы Госинспекции по труду также можно отвечать электронно.

Главное — подключите к решению вопроса оцифровки руководство. Ключевые сотрудники, работающие с кадрами, должны иметь возможность провести оцифровку — для этого потребуется сканер и (для передачи документов в электронный архив) доступ в интернет.

В оцифрованной документации любая информация о сотруднике найдется в два клика

Один из основных показателей правильного архива - удобный и гибко настраиваемый поиск документов.
Один из основных показателей правильного архива - удобный и гибко настраиваемый поиск документов.

Не все знают, что электронный архив не просто хранит оцифрованные документы (т. е. работает по принципу «отсканировал — загрузил — сохранил»), но и распознает информацию в них — тип документа, дату, номер, ФИО сотрудника и т. д. — сортирует, создает подборки и позволяет пользоваться удобным поиском.

Например, Архив «Кадры» Интеллектуальной Системы «ФинИнтелл» позволяет работать со 196 формами кадровых документов (приказы, личные карточки сотрудников, трудовые договоры, и т.п.), которые загружаются в форматах: XML, PDF, XLSX, XLS, JPG, JPE, BMP, GIF, PNG, TIFF, DOC, DOCX, PDF, RTF. Система дает возможность распознать следующие атрибуты: тип, номер, дата и тематика документа, ФИО сотрудника.

Пример работы с таким электронным архивом на YouTube-канале компании.

Но тут компания должна поработать над регламентом — документы могут храниться, например, на местах — в подразделениях или только в головном офисе в бухгалтерии, в централизованные архиве. Кроме того, закон позволяет в отдельных случаях, например, если нет возможности предоставить место для работы проверяющим из налоговой — не в подсобке магазина или на складе им просматривать личные дела, — передавать документы в саму инспекцию. Т. е. проверка будет проходить на территории ФНС.

Учитывая, что выездные проверки скорее исключительное явление и нечастое, то во всех прочих случаях достаточно будет сканов бумажных документов.

Оцифровка не означает, что вы создали электронный документ

Скан-копия не является юридически легитимным документом. Мы уже упоминали, что оригиналы документов все равно нужно хранить. Поэтому сроки хранения копий организация может определить сама, исходя из потребностей, они могут быть больше, меньше или такими же, как установлено законом. А вот оригиналы надо хранить согласно нормам приказа Росархива от 20.12.2019 № 236.

Приказ №236 от 20.12.20219 г. "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".
Приказ №236 от 20.12.20219 г. "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения".

Здесь важную роль играют внутренние регламенты. Нельзя пренебрегать, например, таким документом, как график документооборота. Тогда оригиналы будут попадать в кадровый отдел или бухгалтерию вовремя, а сотрудники точно знать — нарушение станет поводом для дисциплинарного взыскания.

После получения оригинала исполнитель также должен точно понимать, куда его передавать после обработки (заведения в программу учета, оплаты, снятия копии, сканирования и т. д.).

К примеру, бухгалтер после формирования платежной ведомости, получения сотрудниками оплаты и их росписи в ведомости, подшивает ее в специальную папку, а по окончании периода (допустим, года), передает в архив компании. У него при этом сохраняется доступ к оцифрованной версии ведомости в системе электронного архива. Такую цифровую копию можно распечатать и заверить подписью руководителя и печатью компании. Или создать электронный документ — т. е. подписать цифровую копию электронной подписью директора или иного уполномоченного лица.

Ошибка в дате начала и соответственно сроке хранения

Часто кадровики или бухгалтеры ошибаются в дате, от которой следует отсчитывать срок хранения документа. Срок нужно считать с 1 января года, который следует за годом завершения документа. Год завершения — это год, когда актуальность документа была утрачена.

К примеру, график отпусков на 2022 год, который утвержден в декабре 2021 года, утратит актуальность в 2022 году. Срок его хранения — три года, значит срок хранения нужно считать с 1 января 2023 года. Получается, что хранить такой график нужно до конца 2025 года.

Чтобы правильно определять дату, с которой начинать отсчет и срок хранения, нужно просто внимательно читать ранее упомянутый приказ Росархива и обращать внимание на примечания.

Хранение оцифрованной документации в электронном архиве во многом облегчает обработку и поиск любых данных компании, в том числе персональной информации о сотрудниках с помощью специализированных фильтров. Работа с такого рода информацией требует от сотрудника дополнительных знаний закона (об этом поговорим в следующей статье). Разработать такое хранилище можно самостоятельно или обратиться в профильную организацию за готовым решением.

Хранение электронных и оцифрованных бумажных документов в электронном Архиве ФинИнтелл от компании «АйТи Финанс».

Узнать больше об электронных облачных архивах

Бесплатный демо-доступ