17 subscribers

Автоматизация контроля исполнения договоров – лекарство для быстрорастущих компаний

Автор: Елена Сорокина, Руководитель сектора учетных систем АО ПМСОФТ

Аннотация: В статье рассказывается о причинах, которые приводят к автоматизации контроля исполнения договоров, а также о том, каким образом необходимо спроектировать такую автоматизированную систему, чтобы она работала эффективно и приносила реальную пользу.

Каждое предприятие приходит к автоматизации того или иного процесса по своим причинам. В ряде случаев эффективно бывает решение руководства, посчитавшего, что время пришло. Однако чаще на предприятии назревает насущная потребность в изменениях – без автоматизации работать дальше становится почти невозможно.

Проблемы роста

Плох тот солдат, который не мечтает стать и генералом. В бизнесе работает тот же принцип. Однако руководители проходящих через стадию бурного роста компаний часто забывают, что с ростом бизнеса появляются и новые проблемы.

Параллельно увеличению оборотов и прибылей, как правило, растет и численность сотрудников, и количество договоров с подрядчиками.

В случае со строительной компанией, рост будет связан с увеличением количества объектов. Если же ситуация осложняется увеличением сложности объектов и их территориальной распределенностью, существовать в режиме ручного управления становится невозможно.

Основные задачи системы автоматизации контроля исполнения договоров

В результате предприятие сталкивается с целым рядом проблем. Одна из наиболее значимы связана с тем, как привлекать подрядчиков, как их выбирать, как отслеживать, какие подрядчики выполняют какие виды работ. Зачастую подрядчиками становятся не госкорпорации, а очень маленькие предприятия – особенно в случае с региональными проектами. Т.е. если традиционно подрядчики могут взять на себя один объект, то небольшие подрядчики берутся лишь за один вид работ. Поэтому появляется необходимость не просто управлять подрядчиком, но еще организовывать их взаимодействие. Помочь в этом случае может система управления проектами.

К выбору системы необходимо подходить, учитывая ряд моментов. Прежде всего, в нее придется вносить данные по подрядчикам, видам работ и т.д. Если карточки контрактов не будут иметь никакого сетевого наполнения, невозможно будет получить данные для анализа, узнать, на какие объемы, виды работ, объекты строительства заключен договор. Чтоб понять это, нужно будет открыть каждый контракт, прочитать, выписать, запомнить. Когда контрактов сотни тысяч, это сделать будет уже нереально.

Кроме того, если система не даст информации о статусе исполнения контракта, то придется звонить руководству отдельного объекта, получать информацию, вносить в таблицы в ручном режиме. Лавина информации поглотит людей, и что-либо проанализировать будет невозможно.

Система должна позволять распределять стоимость договора по проектам. Если такого функционала не будет, то действия по отдельным проектам не получится контролировались. Результатом могут стать проблемы с оплатой поставщикам и подрядчикам.

В качестве такого примера системы применяются, в частности, специализированные инструменты комплексного управления стоимостью, такие как, например, российское решение PM.customer, входящее в реестр Российского ПО (Рис. 1), которые позволяют осуществлять интеллектуальную поддержку принятия решения.

Рис. 1. Применение PM.customer на практике
Рис. 1. Применение PM.customer на практике

Также важно наличие процесса закрытия договора. Это облегчит взаимодействие с подрядчиками и создаст базу для их дальнейшего отбора.

Ещё одно глобальное требование к системе связано с полнотой информации по состоянию исполнения договора в стоимостном выражении. Если система таких данных не содержит, будет невозможно быстро получить список договоров с непогашенными гарантийными обязательствами, с выплаченными авансами, выделить невыполненные или полностью закрытые с учетом принятого выполнения и зачетов.

Логика системы

 Возможности учета договорных обязательств в PM.customer
Возможности учета договорных обязательств в PM.customer

Таким образом, система должна хранить всё сетевое наполнение: основные реквизиты договора, объемы работ в разрезе объектов строительства, видов работ, этапов договора, информации по срокам контракта.

Для того, чтобы отслеживать все договоры, можно существенно расширить штат, но о это неверный подход – целесообразнее, к примеру, сделать интеграцию с системой Oracle Primavera, интегрировав карточку договора и календарно-сетевой график. Благодаря этому, когда специалист заключает договор, планировщики смогут делать под данный договор календарно-сетевой график, в котором будут фиксироваться все сроки выполнения данного договора. График можно распечатать и приложить в PDF. В карточке же будет фиксироваться вся сетевая информация – какие объекты, какие виды работ, какие сроки включает договор.

 Контрактация капитальных вложений в PM.customer
Контрактация капитальных вложений в PM.customer

Опыт предприятий показывает, что если заключается контракт не на один, а на несколько объектов, то в системе должно быть зафиксировано, какая сумма из какого бюджета идет на обеспечение работ по каждому объекту.

Также решение можно интегрировать с бухгалтерской и казначейской системами, чтоб автоматически получать из них данные о фактическом освоении и оплатах. При большом количестве информации крайне важно избавиться от ручного труда и закрыть возможность в ручном режиме что-то поправить, поменять – это всегда ведет к ошибкам в информации о выполнении проекта.

Для руководства можно создать отдельный функционал, который будет максимально наглядно демонстрировать данные по договорам и эффективность его будет сродни взмаху волшебной палочки.

Также система позволит фиксировать список этапов, перечень объектов строительства согласно генплану, на каких объектах подрядчик работает и – самый нижний уровень – виды работ. По видам работ можно фиксировать точные сроки. Это очень важно, потому что именно в соответствии со сроками отсчитываются данные для штрафов и прочих санкций.

Также нужно зафиксировать виды договоренностей, обязательства между заказчиком и подрядчиком. Как показывает практика, не всегда в том, что контракт не выполняется, виноват подрядчик, ведь заказчик также должен выполнить свои обязательства: он должен передать свою площадку, рабочую документацию, комплектацию. Последнее особенно актуально для тех компаний, которые многое закупают сами – и оборудование, и материалы, поэтому вся зона ответственности за комплектацию находится на их стороне.

Целесообразно запланировать некоторое количество вех (сроки истечения банковской гарантии, выдачи авансов), в которых будут зафиксированы обязательства заказчика и подрядчиков.

При этом надо учитывать, чтобы не было необходимости придумывать каждый раз новые этапы или виды работ, а можно было бы просто опираться на централизованные справочники. Таким образом будет создана единая система хранения статистической информации по договорам.

И если подрядчик заявится на выполнение определенного вида работ, всегда можно будет проверить, какие еще заказы есть у этого подрядчика, выполнял ли он когда-либо эти виды работ. Если будет информация о регулярных срывах сроков по данному виду работ по его вине, это можно будет учитывать. Если данные работы он никогда не выполнял, это также будет для предприятия риском, на который нужно обратить внимание.

Также важна возможность отслеживания предоставляемых подрядчиками данных о ресурсах для участия в проектах. Это особенно актуально, если объекты территориально очень разрозненны, все руководители проектов закреплены за разными объемами работ – в этом случае в ручном режиме трудно проследить, соответствуют ли данные подрядчика, предоставленные по разным объектам, реальности.

 Анализ использования ресурсов по проектам
Анализ использования ресурсов по проектам

Как ни печально, но исполнение контрактов чаще всего не соответствует планам: сроки срываются, подрядчики могут обанкротиться или перекидывать на сторону заказчика претензии в том, что им не передали исходные данные или не обеспечили материалами. Поэтому еще одна опция системы – обязательная система контроля исполнения плана. Ее также можно синхронизировать с системой календарно-сетевого планирования: каждые 15 минут система будет обновляться, получая информацию о том, не изменилась ли дата контракта и т.д. В результате руководство компании получит информацию о том, на каком этапе находится конкретная работа или проект, и как это влияет на график проекта – автоматически можно рассчитать и реальное отклонение.

 Мониторинг состояния проекта в PM.customer
Мониторинг состояния проекта в PM.customer

С точки зрения проектирования и технической реализации создать такую систему не так уж и сложно. Гораздо сложнее определить, что со всеми этими данными делать. Планировщики постоянно обновляют график на основе данных с площадок, данные подгружаются и дальше надо всю информацию анализировать, предпринимать какие-то шаги, но об этом чуть позже.

Дополнительные соглашения

Особняком стоит вопрос с учетом дополнительных соглашений. Они являются очень важными для бизнеса, так как меняют стоимость контракта и сроки. Поэтому, проектируя систему, стоит озаботиться внесением в нее всех дополнительных соглашений, даже если их сотни, и обеспечить актуализацию всей информации.

Для удобства работы с системой можно создать «переключатели» фильтров. Благодаря им можно будет посмотреть исходную сумму по договору, информацию по дополнительным соглашениям или актуальное состояние по договорам на текущий момент с учетом изменений. Дополнительно стоит уделить внимание визуализации – например, цветовому выделению. Благодаря этому с первого взгляда можно будет понять, какие показатели в договоре изменились.

Также стоит учесть и возможность закрытия обязательств по контрактам взаимозачетами. Оплаты по таким договорам в принципе не предусмотрено, но в системе необходимо их отслеживать.

Все контракты несчастливы по-своему

Когда система готова, нужно уделить максимум внимания уже упомянутому вопросу и определить, что же делать с лавиной контрактов, которые не исполняются. Все контракты несчастливы по-своему, и нужно не только разобраться в первопричинах их неисполнения, но и как-то исправлять ситуацию.

Вариант – автоматизировать анализ исполнения контрактов. К примеру, одна из компаний, выбрала такую схему: каждый день система проверяет, есть ли хотя бы один день отклонений в отрицательную сторону по каждому контракту. Если есть, то система генерирует информационное электронное письмо и отправляет его трем сотрудникам: ответственному исполнителю, ответственному по договору и руководителю проекта.

Однако лавины писем хочется избежать, поэтому контракты были поделены по стоимостному признаку на несколько категорий. В зависимости от того, насколько высока сумма контракта, письмо шло по разным маршрутам. Информация по сверхсрочным особо важным контрактам также предполагала собственный маршрут. Предусмотрен был и контроль ответов: если сотрудник первого уровня не отвечал в установленный срок, то письмо автоматически отправлялось более высокому должностному лицу и т.д.

Чтобы общение по поводу срываемых сроков не превращалось в роман в письмах, в этой компании был разработан чек-лист, который приходит исполнителю вместе с письмом об отклонениях в сроках. В зависимости от того, какие причины отклонений отмечаются в этом чек-листе, письмо дальше уходит по определенному маршруту в тот отдел, где с этим могут разобраться – в департамент снабжения, отдел проектных работ и т.д. Там должны подтвердить причину отклонений, указать, в чьей зоне ответственности – заказчика или подрядчика – находится причина. В компании уверены: эта система позволит накопить информацию об истинных причинах срыва сроков.

 Систематизация командной работы
Систематизация командной работы

Из чек-листа есть несколько вариантов выхода. Можно подписать дополнительное соглашение, узаконив тем самым новые сроки. Также можно выставить претензии – они хранятся в той же самой карточке контракта, их можно отследить, они контролируются службой безопасности.

Резюме

Автоматизированная система управления договорами по капитальным вложениям должна строиться вокруг модели договора, которая систематизировано хранит информацию по основным реквизитам договора, объемам работ по объектам строительства, видам работ, этапам, срокам и стоимости. За счет этого информационная модель договора позволяет обеспечить обмен данными с графиком и бюджетом.

Возможности учета договорных обязательств в PM.customer
Возможности учета договорных обязательств в PM.customer
Контроль капитальных вложений в PM.customer: план, факт, прогноз
Контроль капитальных вложений в PM.customer: план, факт, прогноз

Опыт показывает, что изменения начинаются тогда, когда в прежних условиях жить дальше невозможно. Если в компании есть время и возможность контролировать проект в Excel, то это хорошо. Но когда бизнес растет, то необходима автоматизация. Причем система должна быть спроектирована так, чтобы помогать совершенствовать процессы, а не только фиксировать происходящее. Такая система должна быть источником единой объективной правды, чтобы у разных подразделений компании не оставалось возможности перекладывать вину за срыв сроков друг на друга – и система позволяет получить объективную информацию о причинах.

Решения, описанное в статье постоянно совершенствуется с последней версией вы можете познакомиться оставив запрос pmsoft@pmsoft.ru

Пишите в комментариях, если у вас (вашей компании) в этом есть насущная потребность. Запланируем общение онлайн или другим возможным способом.

Совместно найдем оптимальное решение, поделимся актуальными практиками/ кейсами и поддержим в текущей ситуации.

Больше информации на http://www.pmsoft.ru/

#pmsoft #консалтинг #импортозамещение  #управлениепроектами #стоимостнойинжиниринг #цифроваяплатформа #суп #стоимость #проекты #риски инвестирования