Электронная подпись для уполномоченного сотрудника

Уполномоченный сотрудник — это работник организации или ИП, который наделён правом подписывать юридически значимые документы от имени своего работодателя. Такое право предоставляет предприниматель или руководитель юридического лица путём издания приказа или распоряжения по личному составу. Но можно ограничиться и доверенностью — этого будет достаточно, чтобы указанные в доверенности документы при подписании сотрудником имели юридическую силу. Эти правила одинаковы как для бумажных, так и для электронных документов.

Электронная подпись для уполномоченного сотрудника

Какую ЭП может использовать уполномоченный сотрудник

Только один вид электронной подписи (ЭП) полностью приравнивается к собственноручной — квалифицированная электронная подпись (КЭП). Кроме того, только этот вид универсален: его можно использовать не только в случаях, когда обязательно нужен квалифицированный сертификат, но и там, где разрешено применять простую или неквалифицированную ЭП. Поэтому лучший выбор электронной подписи для сотрудника — КЭП.

Во многих организациях сложилась практика, при которой сотрудники при необходимости подписать электронные документы или получить доступ к какой-либо информационной системе используют квалифицированный сертификат, выданный на имя организации. Проще говоря, подписывают документы КЭП, которую может использовать только руководитель, и действуют с его ведома. Это упрощает работу и экономит деньги на выпуск ЭП для сотрудников. Но чревато серьёзными проблемами для руководства.

Ответственность за достоверность и правильность документа, подписанного сотрудником с использованием КЭП руководителя, будет нести руководитель. Даже если право использования электронной подписи сотрудником или сотрудниками оформлено приказом или доверенностью, такие документы не имеют юридической силы. За всё будет отвечать руководитель, в том числе и за то, что подпись, например, использована не по назначению или стала доступна третьим лицам.

Единственный правильный вариант — оформить квалифицированный сертификат ЭП для каждого сотрудника, который в пределах предоставленных ему полномочий будет подписывать электронные документы, исходящие от организации или ИП. Обычно круг таких сотрудников ограничен. К ним можно отнести главного бухгалтера, юриста, кадровика, специалиста по госзакупкам и т.п. То есть тех, кто непосредственно связан с электронным документооборотом или постоянно работает с различными информационными системами (ЕИС «Закупки», ЕСИА, ГАС «Правосудие», «Мой Арбитр» и т.д.). Именно занимаемая должность и должностные функции — определяющий фактор того, получать или нет электронную подпись для сотрудника.

Как получить сертификат электронной подписи для сотрудника

С 2021 года запущена реформа нормативного регулирования в сфере оформления и применения электронной подписи, а также ведения электронного документооборота. Но уже сейчас ИП и основная масса компаний должны оформлять квалифицированный сертификат электронной подписи в удостоверяющем центре ФНС или у его доверенных лиц. Что же касается сотрудников, то получить сертификат ЭП можно, используя один из двух вариантов:

  1. Обратиться в аккредитованный Минцифры удостоверяющий центр и получить сертификат электронной подписи для сотрудника, который будет содержать сведения и о компании, и о сотруднике. Для выпуска и использования такой электронной подписи понадобится бумажная доверенность.
  2. Обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр и сделать сертификат ЭП на имя сотрудника как физического лица. В этом случае доверенность от компании не нужна, и данные о компании не будут содержаться в сертификате. Однако для того чтобы сотрудник смог использовать такую подпись для подписания документов или авторизации в информационных системах от имени компании, ему нужна будет машиночитаемая доверенность (МЧД) — электронный аналог бумажной доверенности. В отличие от первого варианта, подпись сотрудника как физлица может использоваться им в том числе и в личных целях.

2022 год — переходный период, сейчас ещё можно выбирать. Но с 1 января 2023 года будет действовать только второй вариант. Правда, электронные подписи, оформленные по первому варианту, будут действительны до момента истечения их срока действия.

При желании протестировать новый вариант (ЭП+МЧД), пока он ещё не стал обязательным, можно сразу получить электронную подпись для сотрудника, оформленную на физическое лицо. Создать МЧД для электронного документооборота с госучреждениями или с контрагентами поможет новый сервис ФНС — реестр доверенностей. Сервис также позволяет сохранять созданные МЧД, загружать МЧД в систему, искать и проверять доверенности по номеру, ИНН доверителя и СНИЛС доверенного лица. Однако нужно учитывать, что пока идёт переходный период, нормативная база, регулирующая применение ЭП с МЧД, ещё полностью не сформирована. Поэтому, выбирая вариант получения сертификата электронной подписи для сотрудника, внимательно изучите оба формата и только потом принимайте решение.

Читайте на нашем сайте больше статей по темам электронной подписи, электронного документооборота, информационной безопасности и электронных торгов: https://uc.iitrust.ru/articles