Секреты работы в Outlook. Часть 3. Отложенная доставка писем

Добрый день, друзья!

Поговорим о полезном секрете отложенной доставки писем в Outlook.

Зачем это нужно?

Из моего личного опыта необходимость возникает примерно в двух самых частых случаях.

1. Нужно чтобы письмо отправилось не ранее определённого времени, например за пределами рабочего дня. Нужно его подготовить, и зарядить на отправку в точную дату/время.

Часто я так поздравляю друзей с Днём рождения первым - ставлю доставку в 00 часов 01 минуту в дату Дня рождения :)

2. Вы отправили письмо и вдруг спохватились, что отправили не тому адресату... Ой, не тот текст... Поняли, что не удалили прошлую переписку, которую не нужно знать адресату... И тому подобное...
Согласитесь, такое случается? Сталкивались? А письмо уже улетело и может быть даже прочитано. Отправка ведь происходит мгновенно.

Так вот для этих обоих случаев есть решения. По порядку.

Как отправить заранее заготовленное письмо не ранее определённой даты/времени?

Смотрим на картинку и настраиваем в несколько щелчков:

Настройка отложенной доставки
Настройка отложенной доставки

1. В открытом окне нового письма, на закладке Options (Параметры) выбираем кнопку Delay Delivery (Задержка доставки).

2. В пункте Do not deliver before (Не доставлять до) - устанавливаем дату и время доставки письма.

3. Вуаля! :)

Строго говоря, попробуйте это использовать и проверьте сработает ли. В некоторых, особым образом настроенных почтовых системах, возможно по вине администраторов, эта функция не срабатывает...

Как задержать доставку всех писем, которые Вы отправляете, например на 1 минуту?

Все без исключения отправляемые Вами письма будут сначала ложиться в папку Outbox (Исходящие), и только по истечении 1-й минуты, улетать из неё адресату.

То есть у Вас будет минута, на то, чтобы спохватиться, найти письмо в Исходящих и удалить его или исправить!

Смотрим на картинки и проделаем шаги:

1. В основном окне Outlook - жмём на кнопку Rules (Правила) и выбираем Manage Rules and Alerts (Управление правилами и оповещениями):

Управление правилами и оповещениями
Управление правилами и оповещениями

2. Нажимаем кнопку New Rule (Новое):

Создаём новое правило
Создаём новое правило

3. В диалоге "Волшебника правил" (Rules Wizard) выбираем применение правила именно к отправляемым сообщениям:

Применить правило к отправляемым сообщениям
Применить правило к отправляемым сообщениям

4. Не отмечаем никаких галочек, тем самым подтверждая, что безусловно все исходящие сообщения будут обрабатываться правилом:

5. Подтверждаем, что "да, всё верно" и жмём "Далее":

6. Вот он этот пункт!

- Ставим галочку "отложить доставку на некоторое количество минут".
- Тыкаем в
a number of.
- Ставим время задержки. Минимум
одна минута, меньше нельзя:

Одна минута задержки
Одна минута задержки

Пробуем отправить любое письмо. Наблюдаем, что после отправки оно лежит и ждёт 1 минуту в папке Outbox!. Можно делать с ним что угодно - удалить или открыть, отредактировать и снова отправить.

Письмо ждёт 1 минуту
Письмо ждёт 1 минуту

Мне эта "фишка" очень помогает, потому что почты много, писать-отвечать я люблю, и часто уже нажав Ctrl + Enter (отправить), в панике понимаю, что что-то не то или не тому посылаю, и выдыхаю, потому что письмо ещё не ушло. Но бывает и так, что уже "поздняк метаться"... Даже волшебная минута не помогла... :)

Представленные картинки-скриншоты сделаны в Outlook 2016, но сочетания клавиш и описанные приёмы работают в Microsoft Office Outlook 2007, 2010, 2013, 2016. (Строго говоря, описанные ниже инструменты в той или иной степени работают во всех почтовых программах).

А здесь можно найти инструкции по Outlook от самого Microsoft.

Другие статьи канала на тему Outlook:

0. В чём секрет и магия Ctrl + K?
1.
Оформление текста в Outlook
2.
Таблицы в Outlook
3.
Отложенная доставка писем
4.
Шаблоны и рассылки
5.
Картинки в Outlook
6.
Создание встречи в Календаре
7.
Как использовать группы контактов
8.
Панель быстрого доступа
9.
Напоминания
10.
Голосования

Искренне Ваш,
© Иван С.
канал
#мудрости