Сколько стоит неорганизованность?

27.04.2018

Должен ли специалист по кадрам обладать экономическими знаниями? В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утверждённом постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 № 37, такие требования предъявляются: специалист по кадрам должен знать основы экономики, организации труда и управления. Однако в квалификационных требованиях указано лишь высшее профессиональное образование без направления подготовки.

В профессиональном стандарте «Специалист по управлению персоналом» указана обобщённая трудовая функция «Деятельность по организации труда и оплаты персонала», и в квалификационные требования к специалистам, осуществляющим такую деятельность, уже помимо высшего образования добавлено дополнительное профессиональное образование - программы профессиональной переподготовки в области экономики, нормирования и оплаты труда, программы повышения квалификации. Среди базовых должностей, послуживших основой для формирования профстандарта, указаны такие серьёзные должности из Квалификационного справочника, как инженер по нормированию труда и экономист по труду.

И это правильно. Без основ таких знаний не обойтись специалистам, работающим с человеческим ресурсом предприятий, ведь зачастую для руководителей язык цифр гораздо более показателен, чем абстрактные доводы, основанные на интуиции и психологии (да простят меня психологи!)

В качестве иллюстрации приведу случай из моей практики.

Брать ли в штат ещё одного бухгалтера?

Директор попросила разобраться в ситуации, связанной с работой бухгалтерии. Решался вопрос о приёме на работу ещё одного бухгалтера, так как бухгалтерия не справлялась с работой, главный бухгалтер постоянно выходила на работу в выходные дни.

Штат бухгалтерии на тот момент состоял из главного бухгалтера и двух бухгалтеров. Одна из ставок бухгалтеров была вакантна, главный бухгалтер и бухгалтер делили её между собой, выполняя работы в порядке совмещения должностей за дополнительную плату. Директор предложила взять на вакантную ставку «живого» человека и тем самым разгрузить работу остальных специалистов. Те запротестовали, объяснив, что пусть с переработками, но будут справляться сами.

Если бы это была сторонняя компания, первым делом я бы провела фотографию рабочего дня специалистов бухгалтерии. Но так как отдел кадров работал в плотной связке с бухгалтерией, я и так знала, что потери рабочего времени у них просто огромные!

Простой бухгалтер регулярно отпрашивалась у главного бухгалтера, и та отпускала её неофициально, т.е. не оформляя отпуск без сохранения заработной платы. При этом они могли вообще никого не ставить в известность, так как табель учёта рабочего времени вела главный бухгалтер, и лишь случайно директор или я могли зайти в бухгалтерию и увидеть, что бухгалтера нет. Тогда и возникало объяснение, что у неё «семейные обстоятельства», «она себя неважно чувствует», «уехала в статистику» и т.д.

Сама главный бухгалтер также любила раз в месяц устраивать себе «длинный выходной», отпрашиваясь у директора в пятницу. На работу она редко приходила вовремя, практически никогда, появляясь с полуторачасовым опозданием. На робкие и редкие претензии агрессивно возражала: «Я и так постоянно по выходным работаю, имею право!»

Ну и в течение рабочего дня главный бухгалтер зависала в Интернете, вела длинные телефонные разговоры с родственниками и знакомыми на личные темы, иногда даже умудрялась смотреть кино и читать книги! 

При этом бухгалтерию регулярно премировали за то, что они, бедняжки, вдвоём работают за троих, волокут на себе весь этот непомерный воз обязанностей, не считаются с личным временем, работая в выходные.

Я понимала, что всё это директору нужно преподнести в какой-то убедительной форме, а не в виде эмоций. Вариант с проведением фотографии рабочего дня отпадал: директор не хотела так явно обозначать свой интерес к бухгалтерии. Пришлось идти другим путём.

Определение потерь рабочего времени

Я решила посчитать, сколько наша организация платит главному бухгалтеру за фактически не отработанное ею время. Для решения этой задачи у меня были следующие данные:

1) ежедневные опоздания на работу – 1,5 часа;

2) раз в месяц неофициальное отсутствие в пятницу;

3) выходы на работу в выходные и нерабочие праздничные дни – 30 в год (в соответствии со служебными записками);

4) время, фактически отработанное в выходные и нерабочие праздничные дни – 124 часа (в соответствии с данными журнала учёта выдачи ключей);

5) должностной оклад главного бухгалтера – 17500 руб.;

6) фактическая заработная плата главного бухгалтера (включая доплату за совмещение должностей и премии за интенсивность работы) – в среднем 40000 руб. в месяц.

Производим расчёты:

1)  Подсчитаем общее количество потерь рабочего времени за счёт ежедневных опозданий и неофициального отсутствия в пятницу:

  • 1,5 часа * 5 дней в неделю = 7,5 часа в неделю;
  • 7,5 часа * 4 недели = 30 часов в месяц;
  • 30 часов * 11 месяцев (при условии, что 1 месяц – ежегодный отпуск) = 330 часов в год;
  • 330 часов : 8 часов = 41,25 рабочих дня в год;
  • 1 день * 11 месяцев = 11 рабочих дней в год;
  • 41,25 + 11 = 52,25 рабочих дня в год.

Итого: за счёт ежедневных опозданий в 1,5 часа и неофициального отсутствия в пятницу один раз в месяц потери рабочего времени главного бухгалтера составляют 52,25 рабочих дней в год.

2) Сколько времени не отработано в выходные и нерабочие праздничные дни?

  • 124 часа : 8 часов = 15,5 рабочих дней фактически отработано в выходные и нерабочие праздничные дни;
  • 30 дней – 15, 5 дня = 14,5 рабочих дней не отработано в выходные и нерабочие праздничные дни

Итого: фактически в выходные и нерабочие праздничные дни главным бухгалтером не отработано 14, 5 рабочих дней.

3) Сколько стоит время, не отработанное в обычные рабочие дни?

            Возьмём среднее количество рабочих дней в месяц – 21 день

  • 40000 руб. : 21 день = 1904,76 руб. – стоимость 1 рабочего дня главного бухгалтера;
  • 52,25 рабочих дня * 1904,76 руб. = 99523,71 руб.

Итого: за время, не отработанное в рабочие дни, излишне выплаченная главному бухгалтеру заработная плата составляет  99523, 71 руб.

4) Сколько стоит время, не отработанное в выходные и нерабочие праздничные дни?

Работа в выходные или нерабочие праздничные дни работникам, получающим должностной оклад, оплачивается в размере не менее двойной дневной ставки сверх должностного оклада, если работа производилась сверх месячной нормы рабочего времени (ст. 153 ТК РФ).

  • 17500 руб. : 21 рабочий день * 2 = 1666,67 руб.;
  • 1666,67 руб. * 14,5 дней = 24166,72 руб.

Итого: за время, не отработанное в выходные и праздничные дни, излишне выплаченная главному бухгалтеру заработная плата составляет  24166,72 руб.

5) Сумма излишне выплаченной заработной платы за год составляет:

     99523,71 руб. + 24166, 72 руб. = 123690,43 руб

Для пущего эффекта можно умножить эту сумму на процент налогов, который работодатель платит за работника (30%):

            123690,43 руб. *1,3 = 160797,55 руб.

Ужесточение трудовой дисциплины

Итак, расчёты произведены, результат преподнесён директору с соответствующими пояснениями:

  • почти 124 тысячи рублей главный бухгалтер получила за год просто так, не выполнив за это никакой работы;
  • бюджету организации это обошлось в 161 тысячу рублей;
  • не отработанное в рабочие дни время никак не компенсируется работой в выходные и праздничные дни: 52,25 рабочих дня – 15,5 рабочих дня = 36,75 рабочих дня так и остались неотработанными, а деньги за них получены;
  • если бы вёлся учёт неофициальных невыходов на работу простого бухгалтера, можно было бы подсчитать размер финансовых потерь от работы бухгалтерии в целом;
  • всю работу специалисты бухгалтерии могут выполнять в рабочее время в нормальном темпе, следовательно, говорить о премиях за интенсивность работы не приходится.

Для себя я решила так: если эти результаты не произведут впечатления, предложу всё-таки провести фотографию рабочего дня специалистов бухгалтерии. Я точно знала, что там кроется много резервов рабочего времени и, вполне вероятно, третий работник в штате вообще не нужен.

Но директор и так была впечатлена, похоже, она никогда не задумывалась о том, что, по сути, бухгалтера получали двойную, как не тройную оплату: свою заработную плату, доплату за совмещение должности, которая, вполне возможно, и не нужна в штате бухгалтерии, и премии за интенсивность работы, которой не было и в помине.

И это бюджетное учреждение! Думаю, если бы такие цифры увидел собственник в коммерческой организации, он бы разгневался ещё больше.

В итоге директор провела с главным бухгалтером воспитательную беседу, указав на недопустимость опозданий, предупредив, что теперь все отсутствия – только за свой счёт, в выходные работать она запрещает, а если будут возникать случаи несвоевременной сдачи отчётности, накажут рублём. Для этого специалистам бухгалтерии были установлены соответствующие показатели эффективности деятельности, по результатам которых начислялись премии.

Больше «необходимости» работать в выходные у главного бухгалтера не возникало. А директор, впечатлённая неведомыми ей ранее экономическими методами, предложила мне проанализировать таким образом работу других сотрудников. Но это уже совсем другая история…

©Татьяна Самородских