Как навести порядок в почте

17 November 2018
752 full reads
1,5 min.
997 story viewsUnique page visitors
752 read the story to the endThat's 75% of the total page views
1,5 minute — average reading time

Уровень заспамленности почты современного человека просто запредельный. Как настоящий маньяк планирования я призываю вас навести порядок и в своём электронном ящике :) Поверьте, после генеральной уборки вы прям почувствуете, как дышать станет легче! Хотя казалось бы электронный вид, удалённый доступ, не должно никак мешать... а нет, порядок в жизни складывается из порядка во всех сферах, и в электронной почте в том числе :)

Источник изображения - https://www.freestockimages.ru/business. Обработка - Vinci
Источник изображения - https://www.freestockimages.ru/business. Обработка - Vinci
Источник изображения - https://www.freestockimages.ru/business. Обработка - Vinci

1. Отписаться от рассылок

Итак, первым шагом следует отписаться от всех рассылок, которыми вы не пользуетесь. Начинать надо именно с этого шага, потому что если вы сначала почистите почту, удалите все ненужные письма, то не будете понимать, от каких рассылок следует отписаться.

Скриншот письма-рассылки, от которой следует отписаться
Скриншот письма-рассылки, от которой следует отписаться
Скриншот письма-рассылки, от которой следует отписаться

2. Создать структуру папок

У каждого человека есть несколько типовых организаций или людей, от которых мы чаще всего получаем письма. Например, банки (банковские выписки), школа (отчёт по электронному дневнику), письма с регистрациями на различных сайтах. Целесообразно для таких типовых писем создать понятную вам структуру папок. Так вы будете легко ориентироваться в корреспонденции и искать конкретное письмо будете не во всём массиве вашей электронной почты, а точечно в нужной папке.

Скриншот моих двух рабочих почт со своей структурой папок
Скриншот моих двух рабочих почт со своей структурой папок
Скриншот моих двух рабочих почт со своей структурой папок

3. Настроить правила

Чтобы потом не вручную переводить письма, настройте в почте правила, которые помогут вам сортировать получаемую почту. Например, у меня по работе есть один крупный проект Олимпиада. Специально для него в структуре есть папка "Олимпиада". Так вот с помощью правил я сделала так, чтобы все письма, в теме которых есть слово "Олимпиада", автоматически попадали в нужную папку.

Такие настройки можно сделать и по другим параметрам, например, по имени отправителя. У меня от начальника отдела делопроизводства все письма автоматически складываются в папку "Делопроизводство".

Пример настройки правил
Пример настройки правил
Пример настройки правил

Конечно периодически будут проскальзывать письма, которые надо сортировать вручную, но такие правила значительно сократят этот поток, помогут во-многом автоматизировать процесс, сократят время, которые вы тратите на почту, прочтение писем, их фильтрацию.

4. Удалить все ненужные письма

После того, как будет создана структура почты и вы отсортируете по ним вашу корреспонденцию, всё, что осталось неприкаянным - можно удалять :)

5. Оформить подпись

Настроенная подпись - это экономия времени, прежде всего. А ещё характеризует вас как человека аккуратного и обстоятельного. Писать стандартную фразу каждый раз, когда отправляете письмо - глупо, когда настроить автоподпись один раз, и дальше пользоваться ею уже на автомате.

При необходимости можно настроить несколько подписей, которыми вы будете пользоваться в зависимости от контекста ситуации. Я, например, преподаю в нескольких вузах и работаю в нескольких организациях, поэтому и подписей у меня несколько. Выбираю нужную в зависимости от того, представителем какой организации я планирую выступить.

6. Настроить почту под себя

Этот пункт больше про визуальное оформление, нежели про порядок и структуру. Поэтому он стоит последним :) украшательством стоит заниматься тогда, когда выстроена основа. При этом я считаю этот пункт крайне важным. Эстетическая составляющая столь же важна в нашей жизни, как и всё остальное. Я категорически против сухого планирования, без учёта визуализации.

Что входит в базовую настройку почты под себя?

  • установка удобного мобильного клиента (есть много удобных приложений, я предпочитаю пользоваться родным приложением телефона для личной почты и Outlook для рабочей переписки);
  • выбор обоев (чтобы душа радовалась :));
  • установка удобного и надёжного способа аутентификации (в приоритете двухфакторная аутентификация как самая надёжная);
  • выбор способа отображения писем (с предпросмотром или нет, с компоновкой по отправителю или нет. Я, например, больше люблю простой хронологический порядок отображения писем);
  • определение правил фильтрации спама (можно включить умную сортировку писем, которая облегчит процесс фильтрации).

**************************

Долой спам и хаос в наших почтах!) а за лайк статье и подписку на канал - плюс сто к карме :))