Как навести порядок в почте

17 November 2018

Уровень заспамленности почты современного человека просто запредельный. Как настоящий маньяк планирования я призываю вас навести порядок и в своём электронном ящике :) Поверьте, после генеральной уборки вы прям почувствуете, как дышать станет легче! Хотя казалось бы электронный вид, удалённый доступ, не должно никак мешать... а нет, порядок в жизни складывается из порядка во всех сферах, и в электронной почте в том числе :)

Источник изображения - https://www.freestockimages.ru/business. Обработка - Vinci
Источник изображения - https://www.freestockimages.ru/business. Обработка - Vinci

1. Отписаться от рассылок

Итак, первым шагом следует отписаться от всех рассылок, которыми вы не пользуетесь. Начинать надо именно с этого шага, потому что если вы сначала почистите почту, удалите все ненужные письма, то не будете понимать, от каких рассылок следует отписаться.

Скриншот письма-рассылки, от которой следует отписаться
Скриншот письма-рассылки, от которой следует отписаться

2. Создать структуру папок

У каждого человека есть несколько типовых организаций или людей, от которых мы чаще всего получаем письма. Например, банки (банковские выписки), школа (отчёт по электронному дневнику), письма с регистрациями на различных сайтах. Целесообразно для таких типовых писем создать понятную вам структуру папок. Так вы будете легко ориентироваться в корреспонденции и искать конкретное письмо будете не во всём массиве вашей электронной почты, а точечно в нужной папке.

Скриншот моих двух рабочих почт со своей структурой папок
Скриншот моих двух рабочих почт со своей структурой папок

3. Настроить правила

Чтобы потом не вручную переводить письма, настройте в почте правила, которые помогут вам сортировать получаемую почту. Например, у меня по работе есть один крупный проект Олимпиада. Специально для него в структуре есть папка "Олимпиада". Так вот с помощью правил я сделала так, чтобы все письма, в теме которых есть слово "Олимпиада", автоматически попадали в нужную папку.

Такие настройки можно сделать и по другим параметрам, например, по имени отправителя. У меня от начальника отдела делопроизводства все письма автоматически складываются в папку "Делопроизводство".

Пример настройки правил
Пример настройки правил

Конечно периодически будут проскальзывать письма, которые надо сортировать вручную, но такие правила значительно сократят этот поток, помогут во-многом автоматизировать процесс, сократят время, которые вы тратите на почту, прочтение писем, их фильтрацию.

4. Удалить все ненужные письма

После того, как будет создана структура почты и вы отсортируете по ним вашу корреспонденцию, всё, что осталось неприкаянным - можно удалять :)

5. Оформить подпись

Настроенная подпись - это экономия времени, прежде всего. А ещё характеризует вас как человека аккуратного и обстоятельного. Писать стандартную фразу каждый раз, когда отправляете письмо - глупо, когда настроить автоподпись один раз, и дальше пользоваться ею уже на автомате.

При необходимости можно настроить несколько подписей, которыми вы будете пользоваться в зависимости от контекста ситуации. Я, например, преподаю в нескольких вузах и работаю в нескольких организациях, поэтому и подписей у меня несколько. Выбираю нужную в зависимости от того, представителем какой организации я планирую выступить.

6. Настроить почту под себя

Этот пункт больше про визуальное оформление, нежели про порядок и структуру. Поэтому он стоит последним :) украшательством стоит заниматься тогда, когда выстроена основа. При этом я считаю этот пункт крайне важным. Эстетическая составляющая столь же важна в нашей жизни, как и всё остальное. Я категорически против сухого планирования, без учёта визуализации.

Что входит в базовую настройку почты под себя?

  • установка удобного мобильного клиента (есть много удобных приложений, я предпочитаю пользоваться родным приложением телефона для личной почты и Outlook для рабочей переписки);
  • выбор обоев (чтобы душа радовалась :));
  • установка удобного и надёжного способа аутентификации (в приоритете двухфакторная аутентификация как самая надёжная);
  • выбор способа отображения писем (с предпросмотром или нет, с компоновкой по отправителю или нет. Я, например, больше люблю простой хронологический порядок отображения писем);
  • определение правил фильтрации спама (можно включить умную сортировку писем, которая облегчит процесс фильтрации).

**************************

Долой спам и хаос в наших почтах!) а за лайк статье и подписку на канал - плюс сто к карме :))