Как следить за своими расходами в Excel

10.12.2017

Процесс бюджетирования и работа с ежедневными финансовыми транзакциями для персонального или семейного использования, а также для организаций малого бизнеса в общем случае раскрыта в существующих работах локального и международного значения.

Процесс учета затрат, контроля расходов и сопоставления с доходной частью с успехом применяется в прикладных инструментах и компьютерных программах, предназначенных как для широкой аудитории физических пользователей, так и для организаций. В данной статье я рассмотрю процесс учета затрат с помощью одного из самых доступных инструментов – MS Excel, что, впрочем, не накладывает ограничений на инструментарий для такого рода процессов и служит скорее в качестве демонстрационной сессии на примере одного из самых популярных в мире инструментов для работы с табличными данными. Как следствие, логику, упомянутую при написании данной статьи, можно с успехом использовать при работе с любыми инструментами, предназначенными для обработки табличных значений и построения аналитики по исходным данным.

Первоначальная задача для построения табличной модели состоит в определении необходимых для дальнейшего анализа полей еще на этапе занесения данных. К таким полям относятся: денежные (доход/расход в денежном эквиваленте), временные (дата), товарные (категория расходов или доходов), вспомогательные (комментарий), географические (место или локация совершения транзакции), проектные (к какому проекту или физическому/юридическому лицу относится та или иная транзакция), метки отношения каждой транзакции к той или иной (не товарной) категории, например, метка «Прогноз» для обозначения прогнозируемых затрат.

Остальные поля таблицы должны создаваться для соответствующей цели использования каждого нового поля в качестве уточнения предыдущих, упрощения таблицы или дополнения к предыдущим полям.

После подготовительно этапа создания основной таблицы, предстоит этап создания справочников дополнительных полей, каждый из которых может быть в дальнейшем объединен с исходной таблицей в модель данных. Подобные справочники обычно служат целью сгруппировать или категоризировать значения отдельных полей. После подготовительного этапа создания справочников предстоит непосредственно этап ведения учета доходов и расходов на регулярной основе, что может быть осуществлено как вручную, так и с помощью технических средств, предназначенных для автоматизации передачи данных между внешними учетными системами (будь то интернет-магазин, интернет-банкинг, кассовое оборудование и т.п.). Каждый из таких способов должен выбираться исходя из учета технической оснащенности и возможностей, а также нужд и целей, которые ставятся перед организацией такого учета.

Автор - Петр Степанов, Московский физико-технический институт. Впервые опубликовано в журнале "Проблемы современной науки и образования"