Образец письма с просьбой оплатить задолженность

26 February 2020
Образец письма с просьбой оплатить задолженность

Письмо-требование об оплате долга, что это?

В этом документе письменного общения автор текста говорит контрагенту о наличии задолженности и вежливо настаивает на оплате нужной суммы в указанные сроки.

Документ служит для делового общения контрагентов, которыми могут быть:

  • юридические лица и ИП (банки, управляющие компании, ЖКХ, арендодатели и т. д.);
  • исполнительные органы (Министерства, ИФНС и т. д.);
  • физические лица.

Письмо-требование о денежной претензии является официальным предложением решить финансовые должностные обязательства путем конструктивной переписки без вмешательства суда. Если обе стороны заинтересованы, то такой путь получения оплаты задолженности быстр и не требует денежных затрат.

Грамотно написанный, завизированный, прошедший регистрацию документ, имеет юридический вес. Если участники деловой переписки не пришли к консенсусу, или адресат не ответил на письмо-требование, либо отказался оплатить долг, то это повод для обращения в суд, так как уведомление содержит доказательство наличия задолженности.

Если денежные обязательства появились у компании-перевозчика или фирмы по услугам экспедиции, письмо-требование обязательно к составлению и отправке должнику.

Что содержится в информационном письме об оплате задолженности?

Цель письма об оплате задолженности − отрегулировать финансовые партнерские отношения.

В документе указываются:

  • данные отправителя (ФИО и паспортные данные, если физическое лицо является отправителем, а также наименование и реквизиты компании в случае отправителя − юридического лица);
  • исходящий номер, а также дата в книге регистрации корреспонденции компании;
  • кому (полные реквизиты) и почему направляется информационное письмо (ссылка на статьи Гражданского кодекса РФ, УК РФ и постановления в соответствии с законодательством);
  • выставленное требование с точной суммой задолженности, почему возник долг (подтверждающие договоры, квитанции, чеки, видео-фото-аудио материалы);
  • четкие сроки к оплате задолженности, условия возврата средств, реквизиты для перечисления долга;
  • контакты для связи с автором корреспонденции (телефоны секретаря, руководителя организации, бухгалтера и т. д.);
  • визы руководителя и финансового директора (главного бухгалтера) компании или физического лица.

Четких правил составления письма об оплате задолженности нет. Задача − доходчиво уведомить «вторую сторону» о наличии и сумме долга, а также потребовать вернуть средства.

Образец письма судебным приставам по исполнительному листу вы можете скачать на нашем сайте: https://urstart.ru/zayavlenie-o-napravlenii-ispolnitelnogo-lista-sudebnym-pristavam/
Управляющий Партнер юридической компании "Старт" в Москве - Руслан Авдеев
Управляющий Партнер юридической компании "Старт" в Москве - Руслан Авдеев

Как правильно написать письмо о задолженности по оплате?

Текст письма с требованием погасить задолженность следует составлять коротко и ясно. Нужно прописывать конкретные нарушения с указанием свидетелей (контактные данные физических лиц). Все приложенные бухгалтерские счета, отчеты, договоры купли-продажи и поставок, протоколы о намерениях и прочие подтверждающие долг документы должны быть подробно описаны в письме по оплате задолженности.

Отправителю следует придерживаться делового, но вежливого стиля изложения проблемы. Можно выразить готовность ждать до точно обозначенной даты. Угрозы к применению решительных действий должны звучать законно, но жестко. Фраза с требованием оплатить задолженность и выполнить договорные обязательства является обязательной.

Письмо об оплате долга носит уведомительный характер. Этот документ может быть отослан 3 раза до обращения в суд:

  • первый раз в письме-требовании уведомляется о долге, сроках оплаты, условиях погашения;
  • через 30 дней при отсутствии реакции со стороны получателя (повторно такое же письмо, но с аккуратной угрозой и указанием на конкретные нарушения законодательства);
  • если ответа нет, подается иск в суд с приложением письма, которое имеет юридическую силу.

Письмо с просьбой погасить долг можно направить электронно и почтой с уведомлением под личную расписку получателя. Имеет смысл использовать оба способа воздействия на должника.

Форма претензионного письма

Письмо-претензия пишется в свободной форме, но суть вопроса должна быть отражена. Документ должен быть написан сотрудником, разбирающимся в делах компании, радеющим за финансовые выгоды фирмы, разбирающимся в законодательстве и денежных вопросах. Это может быть юрист, руководитель или директор.

Пункты, которые обязательно нужно отразить в форме письма-претензии:

  • сведения об отправителе;
  • сведения о должнике;
  • причины, вследствие которых возникла необходимость переписки с требованием о возмещении;
  • сумма долга с доказательной базой;
  • предложения по оплате (сроки, способы, куда перечислить денежные средства);
  • какие санкции последуют в случае отказа оплатить долг.

Все цифровые и количественные знаки должны быть исполнены прописью.

Каждый распечатанный экземпляр письма-претензии о задолженности и ее оплате нужно завизировать оригинальной подписью руководителя. Если предусмотрена вторая подпись, то главный бухгалтер или директор должны также расписаться. С января 2016 года отпало обязательство ставить печать компании. Но документы с печатью выглядят достоверней и привычней.

Образец письма с требованием оплатить задолженность по договору

Образец письма с просьбой оплатить задолженность
Образец письма с просьбой оплатить задолженность
Образец письма с просьбой оплатить задолженность

Письмо на возврат дебиторской задолженности

Документ с требованием об оплате может состоять из таких блоков:

  1. Реквизиты. Так, проставляется дата составления письма, номер документа, наименование, к примеру, «Письмо-претензия о погашении дебиторской задолженности», а также следует указать адресата.
  2. Основная часть документа, в которой отражается тот факт, что между отправителем и получателем письма установлены правоотношения согласно договору (обязательно указывается дата подписания договора и его номер).
  3. Далее необходимо указать факты выполнения обязательств со стороны составителя письма-претензии. А также нужно обозначить те моменты, которые не выполнены со стороны получателя письма.
  4. В тексте документа следует отобразить пожелание/намерение отправителя письма-претензии. Например, формулировки могут быть такими: «пожелание о скорейшем исполнении своих обязанностей контрагентом по оплате долга»; «готовность к переговорам относительно реструктуризации дебиторской задолженности»; «намерение обратиться в суд, для того чтобы взыскать дебиторку».
  5. Генеральный директор ставит подпись в документе.

Досудебное письмо о погашении задолженности: образец

Образец письма с просьбой оплатить задолженность
Образец письма с просьбой оплатить задолженность
Образец письма с просьбой оплатить задолженность
Управляющий Партнер юридической компании "Старт" в Москве - Руслан Авдеев
Управляющий Партнер юридической компании "Старт" в Москве - Руслан Авдеев
Наш сайт: https://urstart.ru/