Электронные трудовые книжки: как их будут вводить и что это даст работникам

Слухи о переводе всех работников на электронные трудовые книжки ходят уже давно, и они вовсе не беспочвенны. Подтверждением тому стал официальный комментарий Министерства труда и социальной защиты РФ, опубликованный 19 октября.

В нем подробно разъясняются ближайшие планы Правительства по переводу кадрового документооборота в электронный формат.

Уже в 2019 году предполагается принять законопроект о введении электронных трудовых книжек: текст на следующей неделе будет опубликован для общественного обсуждения.

Основные его идеи Минтруд предварительно раскрыл в своем комментарии. Итак, как планируется организовать электронный учет трудового стажа:

1) Все сведения о трудовой деятельности своих работников работодатели будут представлять в электронном виде в органы Пенсионного фонда РФ: о приеме на работу, переводе на другую должность или увольнении (дата, номер приказа и его содержание).

Иными словами, учет трудового стажа предполагается включить в текущую функцию Пенсионного фонда – ведение индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц.

Выглядит вполне логично, т.к. сейчас ведется двойной учет трудового стажа работников: органами ПФР – на лицевых счетах работников и работодателями – в трудовых книжках.

Причем стаж по трудовой книжке не учитывается при назначении пенсии с того момента, как работнику выдан полис пенсионного страхования (со СНИЛС).

Все сведения о стаже ПФР берет исключительно по данным индивидуального лицевого счета работника. Поэтому электронные трудовые книжки устранят ненужную двойственность в учете стажа.

2) Сведения о трудовом стаже будут аккумулироваться в единую информационную систему.

Получив к ней доступ, работники смогут контролировать все сведения, которые вносятся в их трудовую книжку в режиме он-лайн.

Это огромный плюс: сейчас у работников возникает масса проблем при выходе на пенсию из-за того, что в свое время работодатель внес в трудовую книжку некорректную запись.

Разумеется, когда это выясняется, все сроки для обжалования уже истекли, да и самого работодателя может давно не быть. В лучшем случае удается подтвердить свой трудовой стаж в судебном порядке, а в худшем – вовсе вычеркивается часть стажа, а соответственно, и часть пенсии.

Переход на электронный формат позволит работникам оперативно реагировать на действия работодателя по заполнению их трудовых книжек.

Кроме того, работник освобождается от необходимости каждый раз обращаться к работодателю за получением копии трудовой книжки, когда ему это необходимо. Достаточно будет лишь переслать свои данные из информационной системы по месту требования.

3) Планируется перевести весь кадровый документооборот в цифровой формат.

Работодателям предоставят право оформлять и хранить в электронном виде трудовые договора с работниками, приказы по кадровому составу и прочую обязательную документацию.

Конечно, для работодателей это обернется дополнительными затратами (на оформление электронно-цифровой подписи, программное обеспечение и т.д.).

Зато работникам не придется при выходе на пенсию бегать по архивам в поисках нужного документа о стаже или зарплате.

4) В ближайшее время (декабрь 2018 – июль 2019 гг.) должны быть приняты законы о механизме применения электронно-цифровой подписи для ведения электронных трудовых книжек и порядке создания и архивирования электронной кадровой документации.

В числе минусов электронных трудовых книжек для работников следует выделить прежде всего риск полной утраты всех сведений о стаже в случае какого-то сбоя или повреждения системы.

Вопрос обеспечения безопасности программы и защиты персональных данных, конечно, должен стоять на первом месте.

Основная же масса трудностей ведения электронных трудовых книжек ложится, конечно, на работодателей. Работникам в идеале электронные трудовые книжки должны принести лишь пользу.

© Сивакова И. В., 2018 г.