Учимся писать деловое письмо на английском языке

11 April 2019

Итак, представьте себе ситуацию: по работе вам вдруг нужно написать письмо на английском языке сотруднику какой-нибудь зарубежной компании. Подобное заставляет понервничать даже тех, кто вроде неплохо знает английский. В голове сразу возникает масса вопросов: "Что писать в теме письма?"; "Как обратиться к адресату?"; "Как, черт возьми, это письмо закончить?".

Don’t worry! Мы разбили типовое деловое письмо английского на 5 частей и сейчас простыми словами расскажем, как и что писать в каждой из них.

Учимся писать деловое письмо на английском языке

Часть 1 — Тема письма

Стоит помнить, что четко обозначенная тема сразу даст понять вашему англоязычному адресату, о чем вы хотите рассказать в своем письме и насколько оно может быть важным. Тут важно помнить, что краткость — сестра таланта и нужно всеми силами попытаться уложиться 5-6 слов. Например, если нам вам нужно о подготовке к грядущему совещанию, то вы можете написать что-то вроде "Planning for upcoming meeting" (Планирование предстоящей встречи), а если вы пересылаете счет от своей компании и хотели бы обсудить какие-то финансовые штуки, то подойдет лаконичный "Invoice from Start2Study" (Счет от Start2Study).

Часть 2 — Обращение

Начинать текст письма вашему англоязычному адресату стоит, понятное дело, с обращения к нему или к ней. Оно пишется в первой строчке и отделяется запятой, а основной текст после него пишется уже с новой строки.

В качестве обращения можно использовать такие конструкции:

• Dear Mr. Smith, — Уважаемый мистер Смит (Обращение к конкретному мужчине)

• Dear Ms. Smith, — Уважаемая мисс Смит (Универсальное обращение как к замужней, так и к незамужней женщине)

• Dear Sir or Madam, — Уважаемый господин или дама (Универсальное обращение, когда вы точно не знаете, кто именно будет отвечать на ваше письмо, мужчина или женщина)

• To whom it may concern, — Для всех, кого это может касаться (Очень формальное обращение, которым можно воспользоваться, когда вы совсем не знаете, кто из сотрудников компании будет отвечать на ваше письмо)

Часть 3 — Основной текст письма

В первом абзаце вам нужно дать понять адресату, для чего вы написали ему или ей это письмо. Если вы хотите выразить сразу несколько мыслей в своем письме, то каждую из них лучше начинать с нового абзаца.

Итак, начальное предложение первого абзаца вашего письма на английском может начинаться с таких вот строчек:

• I am writing to inform you… — Я пишу, чтобы сообщить вам…

• I am writing you to ask you… — Я пишу, чтобы спросить вас…

• I am writing you to thank you… — Я пишу, чтобы поблагодарить вас...

• I would like to discuss with you... — Я бы хотел обсудить с вами...

• I would like to thank you... — Я бы хотел поблагодарить вас...

Часть 4 — Вложение

Если к письму вы решили прикрепить какой-нибудь жутко важный документ (квартальный отчет, презентацию, счет или договор), то неплохо было бы сообщить вашему англоязычному адресату об этом.

Сделать это можно с помощью простых фраз:

• I am attaching... (the document you requested) — Я прилагаю... (документ, который вы просили)

• I am sending you... (the document you requested) — Я высылаю вам... (документ, который вы просили)

• Please find attached... (the document you requested) — Пожалуйста, посмотрите во вложении… (документ, который вы просили)

Часть 5 — Завершение письма

По правилам хорошего тона, деловое письмо на английском нам нужно эффектно завершить специальной фразой. После нее, кстати, надо написать свои имя, фамилию, должность, название компании и контакты (вроде телефонного номера и сайта компании).

В завершении письма можно написать такие фразы на английском:

• Regards, / Best regards, — С уважением,

• Yours sincerely, — С уважением, (в случае, если вы знаете имя вашего собеседника)

• Yours faithfully, — С уважением, (в случае, если вы не знаете имени вашего собеседника)

• Sincerely yours, — Искренне ваш,

Это основные моменты при написании делового письма на английском языке! О некоторых нюансах мы напишем отдельный пост чуть позже. Так что, stay tuned!