На безопасном расстоянии: как организовать мероприятие в интернете

Реклама в Дзене
2,5k full reads
18k story viewsUnique page visitors
2,5k read the story to the endThat's 14% of the total page views
1,5 minute — average reading time
На безопасном расстоянии: как организовать мероприятие в интернете

Если запланированное мероприятие оказалось под угрозой отмены, не спешите его отменять! Попробуйте сменить формат и провести его в интернете. Редакция «Своего дела» подготовила инструкцию, которая поможет организовать онлайн-мероприятие

В России введён режим повышенной готовности, поэтому массовые мероприятия отменяются. В большинстве регионов, в том числе в Москве и Санкт-Петербурге, запрещено собираться в помещениях группами более 50 человек. Но вместо того чтобы отменять мероприятие, лучше сначала попытаться провести его дистанционно. Такой формат подходит для лекций, мастер-классов, тренингов, тематических дискуссий.

По словам маркетолога TimePad Ильи Сабирова, количество онлайн-мероприятий, организуемых через сервис, увеличилось (он отказался озвучить динамику роста). Эксперт утверждает, что некоторые переносят события на другие месяцы и лишь единицы их отменяют.

В Skillbox также зафиксировали рост запросов на изменение формата мероприятия — в основном от организаторов профессиональных и отраслевых конференций, рассказывает руководитель event-направления компании Александра Откидач.

Сейчас онлайн-мероприятия нужны не только как альтернатива офлайн-формату, но и для поддержания спроса. Например, владелец магазина одежды может организовать дистанционную встречу со стилистом, в кафе и ресторанах нередко устраивают трансляцию мастер-классов от шеф-поваров, в салонах красоты визажисты и парикмахеры проводят онлайн-уроки, а сотрудники фитнес-центров — домашние тренировки.

Плюсы онлайн-формата

  • Участниками могут стать люди из разных городов и стран. Организаторов не ограничивает размер площадки.
  • Экономия на аренде помещения, технике и кейтеринге. Достаточно выбрать онлайн-платформу, к которой подключатся участники. Месяц подписки на сервис, скорее всего, обойдётся дешевле, чем аренда зала на час.
  • Участники могут легко обмениваться необходимыми файлами любого формата — текстами, видео, аудио, инфографиками — или демонстрировать их на весь экран во время трансляции.
  • Можно привлечь больше спикеров из разных стран и городов, в том числе тех, кто боится выступать вживую. По мнению Александры Откидач, руководителя event-направления Skillbox, это одно из менее очевидных преимуществ формата.

Минусы онлайн-формата

  • Формат не подходит для демонстрации продукта. Например, для выставки мебели или оборудования. Для перехода в интернет потребуются VR/AR- технологии, как объясняет Откидач. В зависимости от проекта это может обойтись в десятки и сотни тысяч рублей.
  • Снижение вовлечённости. Участники могут совмещать просмотр трансляции с другими делами — домашними или рабочими.
  • Риск технических неполадок. Интернет-эфир зависит от качества соединения. Проблема может возникнуть как со стороны организатора, так и со стороны слушателя.

Читайте также

Режим — удалёнка: как быстро перевести сотрудников на работу из дома

Как организовать онлайн-мероприятие

Шаг 1. Выберите площадку

Выбор площадки зависит от формата вашего мероприятия. Если он подразумевает обсуждение или общение участников со спикерами, подойдут следующие сервисы:

  • Skype — один из самых популярных сервисов для видео- и аудиозвонков. В бесплатной версии в группе может быть до 50 человек. Продолжительность одного сеанса — не более четырёх часов.
  • Zoom — провайдер видеоконференций. К трансляции могут подключиться до 100 участников, в бесплатной версии время ограничено 40 минутами. Цена подписки на месяц начинается от 14,99 доллара.
  • Appear.in подойдёт для мероприятий — до 12 человек, ограничений по времени нет.
  • Proficonf доступен с любого мобильного устройства через веб-браузер. Бесплатный тариф позволяет общаться только двум участникам, платная версия (от 12 долларов в месяц) позволяет подключать 100–250 человек — в зависимости от тарифа. Ограничений по времени нет.

Если ваше мероприятие не предполагает общения с участниками, можно запустить бесплатный эфир в соцсетях. Чтобы организовать трансляцию одновременно на нескольких площадках (во «Вконтакте», Инстаграме, Ютубе), нужны специальные платные сервисы, такие как on-air.pro, switchboard.live, restream.io. Тогда эфир сможет посмотреть любой зарегистрированный пользователь.

Если вы хотите сделать трансляцию платной или просто ограничить аудиторию, эфир можно провести на таких площадках, как livestream.com, make.tv, прислав ссылку на онлайн-мероприятие только тем участникам, которые зарегистрировались или купили билет.

Советы и сервисы, которые помогут организовать работу и не потерять клиентов

Шаг 2. Сделайте анонс вашего мероприятия

В первую очередь нужно опубликовать объявление в социальных сетях и на официальном сайте. Если последнего у вас нет, можно сделать сайт-визитку с помощью конструкторов.

Шаг 3. Запустите промо

Александра Откидач рекомендует не тратить время на запуск таргетированной рекламы. Для такой кампании нужно заранее провести расчёты по охвату аудитории, стоимости за клики и просмотры, ознакомиться с правилами размещения рекламы в каждой социальной сети. Эксперт уверена: лучше найти телеграм-каналы и паблики, которые читает ЦА, и договориться с блогерами о публикации анонса вашего мероприятия.

Шаг 4. Откройте регистрацию или начните продавать билеты

В этом помогут такие сервисы, как TicketsClouds и TimePad. Первым могут пользоваться только юридические лица. Второй вариант подойдёт как для физических, так и для юридических лиц. По словам Ильи Сабирова, договор о продаже билетов можно заключить за один день. Комиссия зависит от количества участников. Она варьируется от 1 до 10 %. Если мероприятие бесплатное, достаточно просто зарегистрироваться на площадке.

Шаг 5. Решите вопрос с обработкой персональных данных участников

Если для участия в мероприятии пользователям нужно регистрироваться — указывать имя, фамилию, телефон, почту, — организатору необходимо получить статус оператора персональных данных и попасть в реестр Роскомнадзора. Для этого подайте электронное или бумажное уведомление в ведомство. Документ нужно подготовить по образцу. Также нужно получить согласие на сбор данных и подготовить и опубликовать в открытом доступе политику конфиденциальности. Тем, кто предоставляет доступ по ссылке или в социальных сетях, выполнять это требование не нужно.

Шаг 6. Отслеживайте количество участников

Мониторьте социальные сети и проверяйте, сколько человек уже зарегистрировалось или купило билеты. Это нужно, чтобы лучше представлять аудиторию и придумывать наиболее эффективные способы взаимодействия.

Шаг 7. Отправьте напоминание с инструкцией

Его лучше отправить за день и за час-два до начала мероприятия. В письме должна быть ссылка на трансляцию или подробная инструкция по подключению. Попросите участников заранее проверить, работают ли на их компьютерах динамики и микрофоны.

Шаг 8. Найдите модератора

Он нужен для того, чтобы поддерживать спикера и следить за общением с участниками. Например, собирать и задавать вопросы. Лучше всего, если модератор находится рядом со спикером и может вместе с ним провести короткий тестовый эфир.

Шаг 9. Проверьте готовность оборудования

До начала мероприятия убедитесь, что работают микрофоны, динамики и камера, а интернет достаточно скоростной для старта трансляции. Протестируйте систему, чтобы проверить стабильность работы и быстро определить возможную причину возникновения неполадок. В противном случае придётся оперативно связываться с техподдержкой для решения проблемы.

Шаг 10. Общайтесь участниками во время мероприятия

Это можно делать в сообществах мероприятия в социальных сетях и закрытых чатах. Откидач советует проводить между слотами образовательной или развлекательной программы опросы, интерактивные игры и квизы, чтобы разбавить контент.

Читайте также

Как быстро запустить онлайн-оплату

Шаг 11. Сделайте запись и отправьте её всем участникам

Поддерживайте связь с участниками после события. Это поможет привлечь часть аудитории к вашему следующему мероприятию и получить обратную связь. Соберите основные тезисы, вопросы, выложите аудио- или видеозапись, а также опубликуйте полезные материалы (например, презентации экспертов, кейсы).