3 ПРОСТЫХ ПРОЦЕДУРЫ, КОТОРЫЕ ВЫВЕДУТ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ НА НОВЫЙ УРОВЕНЬ И ПОВЫСЯТ ЭФФЕКТИВНОСТЬ РАБОТЫ КОМПАНИИ

9 February

Конфликт подразделений, "делающих бизнес" (закупки, продажи), и подразделений бэк-офиса (бухгалтерия, юристы) стар как мир и присутствует в той или иной форме во всех компаниях.

Если Вам, как руководителю или собственнику компании, надоело выступать арбитром в этой вечной схватке, каждый раз призывая коллег научиться приходить к компромиссу без Вашего участия, то предлагаем воспользоваться нашим перечнем из 3 проверенных процедур, быстро решающих ключевые проблемы взаимодействия в пользу компании.

🔺Проблема 1:

ДОГОВОРЫ И СДЕЛКИ ЧАСТО ЗАКЛЮЧАЮТСЯ БЕЗ СОГЛАСОВАНИЯ С БУХГАЛТЕРИЕЙ И ЮРИСТАМИ, ПОТОМУ ЧТО:

⚫по мнению закупщиков и продажников, а)"это был суперперспективный для бизнеса проект, нужно было очень быстро соглашаться", б) "бухгалтерия и юристы- буквоеды, которым плевать на развитие бизнеса, с ними невозможно договориться",

⚫а по мнению бухгалтерии и юристов, всем, кроме них, плевать на риски компании, и" разбираиться потом с претензиями именно им".

Результатом такой организации работы являются, в зависимости от ситуации, либо претензии контрагентов или налоговиков, от которых компания теряет деньги, либо упущенная выгода от действительно стоящих проектов, которые были "завернуты" бухгалтерией или юристами без должной проработки, либо задерганный руководитель, который каждую задачу вынужден контролировать лично.

🔷Решение:

ВНЕДРИТЬ ПОЛОЖЕНИЕ О ДОГОВОРНОЙ РАБОТЕ

Этот документ, если он грамотно составлен, эффективно отрегулирует и закрепит в виде правил работы:

а) порядок действий всех подразделений при согласовании договоров и сделок,

б) зоны ответственности каждого подразделения при согласовании,

в) сроки рассмотрения договора/сделки каждым подразделением,

г) оптимальный формат представления результатов согласования руководителю в целях возможности наиболее быстрого принятия им решения о целесообразности сделки.

🔺Проблема 2:

ЗАКРЫВАЮЩИЕ ДОКУМЕНТЫ ПРЕДОСТАВЛЯЮТСЯ В БУХГАЛТЕРИЮ С ОПОЗДАНИЕМ, ОТСУТСТВУЮТ В ОРГАНИЗАЦИИ НА МОМЕНТ НАЛОГОВОЙ ИЛИ АУДИТОРСКОЙ ПРОВЕРКИ, ПОТОМУ ЧТО:

⚫по мнению закупщиков и продажников, "если они постоянно будут заниматься сбором бумажек, то кто будет делать бизнес",

⚫по мнению бухгалтерии, это ответственность менеджеров - вовремя сдавать все закрывающие документы в бухгалтерию, а "в бухгалтерии нет ресурсов проверять всё за всех"

В результате компания получает не отраженные в срок в учёте операции (некорректную бухгалтерскую и налоговую отчетность), претензии налоговой инспекции и аудиторов.

🔷Решение:

ВНЕДРИТЬ ПОЛОЖЕНИЕ О ДОКУМЕНТООБОРОТЕ И ГРАФИК ЗАКРЫТИЯ УЧЕТНЫХ ПЕРИОДОВ

В совокупности эти два документа опишут зоны ответственности, порядок действий и сроки для каждого подразделения в отношении процесса получения от контрагентов закрывающих документов по каждому виду операции, сделав этот процесс понятным и прозрачным для всех задействованных лиц

🔺Проблема 3:

СПЕЦИАЛЬНЫЕ ЦЕНЫ И УСЛОВИЯ РАБОТЫ, УСТАНАВЛИВАЕМЫЕ ОТДЕЛЬНЫМ КОНТРАГЕНТАМ В ОТСУТСТВИЕ ПРОЗРАЧНОГО АЛГОРИТМА ТАКИХ ДЕЙСТВИЙ

Диапазон неприятных результатов такой проблемы весьма широк и варьируется от случаев внутренних злоупотреблений менеджерами по закупкам или продажам, приводящих к убыткам организации, до претензий налоговых и прочих контролирующих органов, которым компания (в лице обычно юристов или бухгалтерии) затруднится пояснить, какова была экономическая выгода от раздачи ста тысяч бесплатных экземпляров продукции компании или выплаты бонуса контрагенту в размере нескольких миллионов рублей.

🔷Решение:

ВНЕДРИТЬ МАРКЕТИНГОВУЮ ПОЛИТИКУ ОРГАНИЗАЦИИ

Документ, в котором будут описаны принципы установления цен, скидок, стимулирующих выплат по каждой категории контрагентов, а также виды осуществляемых Вашей компанией маркетинговых мероприятий и их цели.