8 правил телефонного этикета

Друзья, добрый вечер. Спасибо, что подписались и читаете мой канал. Сегодня количество подписчиков выросло до 256. Это хороший рывок и, поскольку, я стараюсь подобрать материалы, которые мне самому интересно изучить и применить для своего роста, то надеюсь, и для вас будет много полезного. Сейчас предлагаю вспомнить или подучить правила хорошего тона в деловых разговорах по телефону. Если вы живёте в крупном городе, вам знакома ситуация, когда общаться с друзьями и родственниками приходится больше по телефону, чем "в живую".

Неважно, звоните вы с работы, из дома или с мобильного телефона в метро, ниже 8 важных советов по этике телефонных разговоров, которые стоит помнить и применять всегда.

flickr.com
flickr.com

1. Всегда представляйтесь в начале разговора.

A) Если вы в офисе и отвечайте на звонок, говорите: «Привет / Доброе утро, бухгалтерский отдел, Василий (Маша)».

B) При ответе на звонок на мобильный телефон просто скажите «Привет» или укажите своё имя (привет, это Василий). Не используйте такие слова, как «ало» или «да».

C) Когда звоните вы, всегда представляйтесь и уточняйте имя человека, с которым говорите. Пример: «Привет, меня зовут Василий из корпорации XYZ. Позвольте мне поговорить с Марией Ивановной?

2. Обращайте внимание на тон вашего голоса. Он не должен звучать тревожно, агрессивно или настойчиво. Важно, чтобы ваш тон передавал авторитет и уверенность. Не откидывайтесь назад в своём кресле, когда разговариваете по телефону.

Совет: Сядьте в кресло или встаньте во время разговора. Когда есть возможность, записывайте разговор, чтобы затем прослушать, как звучал ваш голос и какие были интонации.

3. Продумайте, что именно вы планируете сказать и что нужно обсудить во время разговора.

Совет: Запишите по пунктам план разговора, и вопросы, на которые вы хотите получить ответ. Другими словами, что вы будете говорить если вы попадёте в систему голосовой почты; спланируйте своё сообщение как можно более точно и конкретно, попросив человека ответить на важные вопросы. Не говорите: «Привет, это Маша, перезвони мне». По крайней мере, укажите тему, на которую вы хотите поговорить, когда человек вам перезвонит.

4. Не прерывайтесь во время разговоров. Старайтесь не отвлекаться во время разговора и не говорите с другими людьми вокруг вас. Человек на той стороне линии всегда должен имеет более высокий приоритет над тем, кто случайно проходит мимо, пока вы говорите по телефону.

Совет: Если вы должны прервать разговор, обязательно извинитесь: «Пожалуйста, извините меня, я скоро вернусь». И когда вы вернётесь, скажите: «Спасибо, что согласились».

5. Когда вы оставляете голосовые сообщения, говорите чётко и медленно. Не используйте сломанные фразы, сленг или идиомы. Всегда диктуйте свой номер телефона, включая код города.

Совет: Потренируйтесь произносить свой номер, делая это вслух, так же медленно, как это делают автоинформаторы.

6. Сформируйте привычку всегда отключать звонок сотового телефона, когда входите в конференц зал, в ресторан, театр, учебный класс или в другое место, где громкий звонок вашего мобильного телефона будет мешать и отвлекать других людей.

Совет: Если вы ожидаете важного звонка, сообщите собеседнику, что вы будете на важной встрече в это время, но будете следить за индикатором сообщений, а когда он загорится, вы сможете извиниться, выйти и перезвонить.

7. Всегда говорите по телефону ровным и низким тоном. Особенно, когда вы говорите по мобильному телефону в общественном месте, всегда следите за тем, насколько громкостью голоса.

Совет: Отодвиньте трубку телефона чуть подальше от уха и прислушайтесь к самому себе. Это поможет оценить, собственную громкость, чтобы другой человек услышал вас.

8. Не позволяйте себе отвлекаться на другие действия, разговаривая по телефону, например, шелестеть бумагой, жевать и есть, работать на компьютере или разговаривать с кем-то другим. Самое главное, не используйте мобильный телефон во время вождения. Получите гарнитуру или громкоговоритель для автомобиля.

Совет: Всегда обращайтесь с каждым абонентом с предельной вежливостью и уважением, уделяя ему ваше пристальное внимание.

Спасибо, что дочитали, если вам это кажется полезным, подкиньте на развитие канала ;-)