Здравствуйте, друзья!
4-я часть интервью, в которой обсуждаем ИТ-активы. Что это? Это всяческое компьютерное оборудование. Но не только. Это ещё и программы и лицензии на них.
Текст почти без правки, прямо с диктофона. Тем он и ценен.
***
Поговорим об ИТ-активах предприятия и проблемах, которые с ними связаны и которые многие недооценивают.
Почему с этим есть проблемы? Потому что неправильно организован учёт ИТ-активов и вообще неправильно изначально выстроена система.
Рассказываю о ситуации. Вот одна компания объединяется с другой и нужно как-то объединить ИТ-активы в частности компьютеры, принтеры, дорогостоящую технику (серверы и много другого разного оборудования), в которой ты ничего не понимаешь, и бухгалтерия ничего не понимает.
Нужно это как-то всё объединить на балансах, понять, что, как и сколько это стоит. Каким-то образом принимать на баланс от одной организации к другой. И выясняется, что нужна инвентаризация. "Дайте срез на определённую дату".
Чтобы в большой организации провести инвентаризацию, нужны значительные ресурсы, люди, время. Как проводить? Как сосчитать?Ходить по помещениям всем? А если у тебя помещения в 15 регионах страны? А если у тебя только в Москве 15 офисов? Что ты будешь делать? Сколько ты потратишь времени на пересчёт всех этих "компьютеров"?
Пока считаешь, у тебя сотрудники компании уволятся, сдадут оборудование, что-то спишется, сломается, украдут что-то. Ситуация будет совершенно новая. И ты, соответственно, не сможешь руководству компании или кому-либо вообще предоставить реальные сведения на конкретную дату. Аудиту тому же, например.
Здесь 2 вопроса. Один технический. Другой – философский.
Философский вопрос предлагаю закрыть сразу. Когда появляются попытки тотального контроля оборудования, мне всегда хочется спросить: "а зачем вам это надо?".
Но разве не важно понимать количество работающих компьютеров?
Ну вот зачем тебе это понимать? Они что? Как-то меняют доход компании? Их амортизация как-то влияет на баланс? Для чего ты и хочешь контролировать?
Например, я хочу понять, предстоит ли мне закупка в ближайшее время.
Это хороший вопрос. Тогда тебе нужно понимать, сколько у тебя есть компьютеров, которые пока ещё в работе. Т.е., срок использования которых ещё не вышел. Это немного другая задача. Это не связано со стоимостью денег, которые лежат на балансе для того, чтобы показать, сколько у тебя активов.
Потому что компьютеры принято списывать сразу, не амортизировать, как станки, например.
Почему?
Потому что их слишком много. Каждый сотрудник – это один компьютер, а то и два, а то и три, мониторы ещё. Поэтому были введены такие ограничения. Даже при приёме на баланс компьютера за 60 тыс., его сразу списывают, потому что очень муторно отслеживать его амортизацию.
Отсюда философский вопрос ещё раз, надо ли это тебе? И что ты с этого получаешь?
Если ты хочешь контролировать воровство, то это другая тема. Когда купили компьютеров 500 штук, а ты в результате инвентаризации не досчитался 300, то это вопрос, куда ушли компьютеры. Это стоимость серьёзная.
Теперь про инвентаризацию. Современная компьютерная система позволяет инвентаризацию проводить автоматически. Которая позволяет ответить на вопрос, сколько у нас работающих компьютеров, которые отвечают определённой конфигурации. Сколько их есть и сколько нам надо купить с учётом прироста сотрудников, которых мы точно не знаем, но можем "пальцем в небо" предположить, сколько будет (тут вопрос к HR и руководству компании). Тогда мы можем спланировать.
Мы можем отправить в подразделения формы для планирования - мол, впишите, сколько у вас компьютеров и сколько вам надо в следующем году, снять с себя ответственность. Но так не работает. Почему-то :)
А теперь - как это всё правильно сосчитать.
Есть бухгалтерская инвентаризация, которая должна писать сведения, номер такой-то, наименование такое-то - 1 шт., расположение в таком-то отделе. Чтобы показать аудиту, что у нас есть компьютеры, всё под контролем. Но при приёме на баланс бухгалтерия что делает? Как принимает? Она получает накладную и счёт-фактуру от поставщика. Что написано в накладной? Чаще всего написано что- то типа «компьютер персональный HP – 40 штук». Бухгалтерия согласно накладной вносит в бухгалтерскую систему 40 раз одно и то же наименование. Каждому из этих 40 присваивает инвентарный номер.
Ты получил 40 коробок на склад. Какие инвентарные номера им наклеить? Хорошо, если тебе дали список, и ты налепил их на десктопы. Поставил их на рабочие места. И когда следующая инвентаризации, идите сверьте. Недостача такая-то, переизбыток такой-то.
Переизбыток хуже, чем недостача. Непонятно, за какие деньги. Откуда взялись эти деньги?
Дальше ты идёшь, сверяешь, тратишь на это кучу времени, пытаешься ответить на вопрос, а куда это что-то делось? И не можешь ответить на этот вопрос.
При этом, у каждого компьютера есть уникальный идентификатор-серийный номер.
Решение. Эту инвентаризацию можно было бы сделать автоматически, если бы бухгалтерия при приёме техники на баланс вводила в карточку серийный номер компьютера. Потому что серийный номер компьютера автоматически считывается электронной системой.
У тебя есть список в электронной системе. Ты свела и увидела. Не надо никому ходить, никакие наклейки клеить. Достаточно просто сопоставить, такому-то серийнику соответствует такой-то инвентарник. И сразу весь отчёт и количество видны.
А у нас что происходит? В бухгалтерии есть инвентарники, а у нас есть серийники. Вот и попробуй свести списки. Как их свести? Никак.
Если нет сопоставления систем бухгалтерских с айтишными, то это гиблое дело.
А продвинутая система всё вообще автоматизирует до полного космоса. Потому что использовать можно ещё сканеры штрих-кодов. А ещё - метки RFID. Знаешь, когда из магазина выходишь, всё пищит. Это вот эти RFID метки виноваты. Их можно наклеить на компьютеры, мониторы. Входишь в комнату, жмёшь на сканер, он отсканирует всё, и покажет что есть в этой комнате.
А ещё есть контроль программного обеспечения. Лицензий. Это тоже ИТ-актив. Это уже более муторно, хотя очень важно для экономии денег.
Про портативное оборудование.
Если человек получит смартфон дорогой или ноутбук дорогой. Он не может просто так его унести и отдать члену своей семьи. Как это очень часто многие хотят сделать. Это собственность компании. Айфон стоит в районе 100 тыс. Контроль нужен для этого. Самый простой контроль по какой-то форме персональной ответственности. Даём форму на подпись и ставим напоминалки в календарь. Вернуть к такой-то дате. Всплывает, напоминалка - спрашиваем. Вот форма твоя, скан, ты подписывался. Верни оборудование.
К чему это говорю? Портативное оборудование надо контролировать. У кого и сколько. Потому что его могут растащить. А компьютеры, мониторы, мышки, принтеры где именно они стоят? Да по фиг. Главное внутри компании...
***
***
***
Искренне ваш,
© Иван С.
канал #мудрости
Поставьте лайк, если статья вам понравилась, и поделитесь с друзьями. Подпишитесь на канал, чтобы не пропускать новые публикации.